Trudno obecnie wyobrazić sobie funkcjonowanie przedsiębiorstwa transportowo-logistycznego, które nie wykorzystuje w swojej działalności rozwiązania klasy ERP. Niezależnie od skali działalności, zasobności magazynu czy liczby wykonywanych transakcji, posiadanie rozwiązania służącego do zarządzania zasobami jest koniecznością dla każdego przedsiębiorstwa. Sprawne zarządzanie gospodarką magazynową to dzisiaj podstawa. Najlepiej, aby procesy zarządzania magazynami były prowadzone na bieżąco. Takie podejście wymaga jednak posiadania niezbędnych informacji dotyczących pozostałych etapów procesu transportowego.

Żadna firma spedycyjna nie obejdzie się bez rozwiązań w usystematyzowany sposób usprawniających działania związane z obrotem towarami, przesunięciami międzymagazynowymi, kontrolą stanów magazynowych, dystrybucją, inwentaryzacją, a także dokumentacją wszystkich etapów. Realizacja tych procesów powinna być ukierunkowana na zapewnienie pełnej płynności łańcucha dostaw. To właśnie sprawność przepływu towarów jest kluczowym elementem, który wpływa nie tylko na bieżącą pracę firmy, ale również na satysfakcję klientów. Warto sobie uświadomić, że wymienione wyżej obszary są niezwykle istotne nie tylko z perspektywy firm spedycyjnych, ale mają ogromne znaczenie dla wszystkich przedsiębiorstw, których działalność obejmuje procesy logistyczne - niezależnie od branży, w jakiej działają.

Zobacz również:

• Trendy i wyzwania dla przedsiębiorców w 2024 roku – ekspercka analiza Comarch

Wdrożenie zintegrowanego oprogramowania biznesowego niesie za sobą także wymierne usprawnienia na poziomie operacji. Pracownicy obsługujący magazyny potrzebują funkcjonalnych narzędzi IT, które umożliwią obsługę dostaw od momentu porównania warunków i cen kontrahentów, poprzez składanie zamówień, fakturowanie, a także ewentualną kompletację elementów, aby stworzyć docelowy produkt, załadować go na palety i rozdystrybuować dalej. Wszystkie te działania mogą być wspierane i optymalizowane za pomocą systemów klasy ERP.

Więcej możliwości systemów ERP

Nie należy zapominać, że specyficzne potrzeby firm specjalizujących się w transporcie, spedycji i logistyce wymagają rozbudowania wybranych funkcjonalności systemów Enterprise Resource Planning. Wsparcie informatyczne pozwala zaplanować transport z pominięciem obszarów o najbardziej natężonym ruchu, zoptymalizować tabor, aby wyeliminować puste przebiegi i pokonując możliwie najmniejszy dystans, obsłużyć jak najwięcej klientów, a nawet zaplanować załadunek tak, aby znalazły się w nim jedynie te produkty, które mogą być przewożone razem. Dzięki kompleksowym systemom klasy ERP odpowiedzialnością za wszystkie te zadania nie trzeba już obarczać wyłącznie pracowników, a mogą być one zautomatyzowane dzięki odpowiedniemu oprogramowaniu.

To jednak nie wszystko. Magazyny firm transportowych to niekiedy ogromne hale, mieszczące setki tysięcy produktów. Aby skompletować zamówienie klienta, trzeba dokładnie wiedzieć, w którym miejscu znajdują się wybrane produkty oraz iloma sztukami lub paletami dysponujemy. W procesie kompletacji istotna jest też znajomość szczegółowych informacji dotyczących samego zamówienia. To tylko jeden z przykładów pokazujących wartość zintegrowanej informacji pochodzącej z różnych na pozór obszarów działania.

Bez wbudowanych w systemy klasy ERP i zintegrowanych ze sobą rozwiązań wspierających zarządzanie magazynami, zamówieniami oraz sprzedażą, na zadanie to trzeba byłoby poświęcić wiele godzin. Dzięki wsparciu informatycznemu zwykle wystarczają minuty. Pójściem krok dalej jest zaś połączenie mechanizmów WMS i ERP z rozwiązaniami automatyki magazynowej. Pozwala to na całkowite zautomatyzowanie procesu. Ponadto w firmach transportowych niezwykle istotne jest również śledzenie towaru, aby docelowy odbiorca dokładnie wiedział, gdzie znajduje się jego przesyłka. To właśnie dzięki zintegrowanym rozwiązaniom biznesowym - często zbudowanym na bazie systemu ERP - mamy możliwość śledzenia przebiegu procesu transportowego zamówionej paczki za pośrednictwem witryny internetowej operatora logistycznego. Dzięki temu wiemy, czy paczka znajduje się jeszcze u nadawcy, w magazynie, czy też praktycznie pod wybranym adresem. Warto również pamiętać, że firmy specjalizujące się w transporcie lądowym mogą mieć zupełnie inne potrzeby od przedsiębiorstw operujących w przestrzeni powietrznej.

Szerokie możliwości i korzyści

Korzyści wynikające ze stosowania systemów ERP w przedsiębiorstwach sektora transportowego sprowadzają się głównie do sfery finansowej, która w finalnym rozrachunku decyduje o sprawności całej organizacji. Dzięki odpowiednim narzędziom możliwe jest z jednej strony zminimalizowanie kosztów utrzymania magazynów, a z drugiej strony optymalizacja stopnia wykorzystania powierzchni i innych zasobów magazynowych. Każdy towar znajdujący się na półce w rzeczywistości generuje spore koszty. Optymalizacja w tym zakresie sprowadza się do zapewnienia maksymalnej płynności obrotu. Towar powinien znajdować się w magazynie przez maksymalnie krótki czas. Tylko wtedy cały proces można uznać za efektywny. Dlatego ważne jest takie zarządzanie zasobami i organizacją pracy, aby możliwa była duża rotacja towarów i ich szybka dystrybucja.

Dzięki systemom ERP mamy również możliwość monitorowania transakcji ze wszystkimi partnerami biznesowymi. Realizowany w czasie rzeczywistym monitoring aktywności pozwala na bieżąco weryfikować przebieg współpracy zarówno z klientami, jak i dostawcami oraz podwykonawcami. Zintegrowane rozwiązania informatyczne okazują się kluczowe w sytuacji, gdy występują problemy z płatnościami. Ma to niebagatelny wpływ na finanse firmy i pozwala od razu eliminować nierzetelnych partnerów biznesowych.

System naczyń powiązanych

Rynek rozwiązań informatycznych dla firm logistycznych rozwija się niezwykle szybko. Dynamika ta bierze się głównie ze zmieniających się potrzeb firm z tego sektora. Globalizacja i zwiększona częstotliwość wymiany towarowej pomiędzy różnymi krajami wymagają również nowych funkcjonalności w zakresie IT. Różnicowanie cen i strategii wobec kontrahentów z różnych krajów, a także kompleksowe zarządzanie łańcuchem dostaw na bardzo dużych dystansach, czyli tzw. supply chain intelligence - to najważniejsze zadania stojące przed systemami ERP.

Obecnie obserwujemy rosnące zainteresowanie e-logistyką, która umożliwia zarządzanie wszelkimi procesami logistycznymi za pośrednictwem internetu. Sprowadzenie wszystkich transakcji do sieci nie tylko usprawnia pracę, ale znacznie obniża koszty. Zewnętrzny klient, chcąc zamówić towar, nie musi już dzwonić do przedstawiciela działu handlowego swojego kontrahenta. Wykorzystując systemy IT, może on samodzielnie sprawdzić zasoby magazynowe partnera biznesowego, oszczędzając jednocześnie czas i koszty. Zastosowania internetu w branży logistycznej można mnożyć. Przedsiębiorcy coraz częściej zainteresowani są również współpracą w tzw. sieciach dostaw, w których wykorzystują internet i systemy informatyczne do wzajemnej komunikacji w ramach łańcuchów dostaw.

Podstawowym ryzykiem związanym z systemami klasy ERP jest możliwość przerwania łańcucha dostaw. Programy wspomagające zarządzanie zasobami działają bowiem jak zegarki - jeden błędnie wprowadzony parametr powoduje trudności i powoduje błędy na dalszych etapach pracy. Dlatego w codziennej pracy z systemami ERP niezwykle ważna jest precyzja i dokładność. Często wystarczą raz dobrze wprowadzone dane, aby system wykonał za nas pozostałą część zadań.

Artur Palac jest dyrektorem rozwoju produktu w Sygnity SA, odpowiedzialnym za markę Quatra.