Praca grupowa

Narzędzia zastosowane w portalu inKPRM umożliwiają współpracę różnych departamentów przy wspólnie opracowywanych dokumentach, przy czym witryny departamentów są wydzielone, a praca może przebiegać w poprzek organizacji. Pomimo zastosowania takiego modelu zachowana zostaje struktura precyzyjnych uprawnień do dokumentów, rejestracja zmian, przechowywanie wersji historycznych, informowanie za pomocą alertów o wprowadzonych przez innych zmianach, historia dokumentu. Dodatkowo istnieje możliwość śledzenia zmian i przydzielanie zadań związanych z dokumentami. Wersje opatrywane są datą i sygnaturą osoby, która dokonywała zmian, rozróżniane są wersje główne (1, 2 itp.) oraz mniejsze zmiany (1.2, 1.3 itp.). Aby zapobiec wzajemnemu nadpisywaniu zmian podczas pracy z dokumentem, zapis nowych wersji jest zablokowany dla innych użytkowników.

SharePoint udostępnia także predefiniowane typy obiegów ułatwiające pracę, np. zbieranie podpisów, opiniowanie dokumentu, głosowanie. Dostępne są one dla zaawansowanych użytkowników, także tych spoza działu IT. Dzięki temu można dokładnie określić osoby objęte procesem, jego przebieg i sposób uruchomienia - natychmiast po "wpłynięciu" nowego dokumentu do biblioteki, czy inicjowanie ręczne. W następnym etapie mechanizmy te będą integrowane poprzez technologię Web Services z systemem obiegu dokumentów KPRM.

Zarządzanie zadaniami i pracownikami

Portal dostarcza także narzędzi do usprawnienia przepływu zadań w zespole. Ich grupowanie i przydzielanie pracownikom ułatwia zarządzanie zadaniami przez przełożonych. Informacje o przydzielonych zadaniach trafiają automatycznie do skrzynek pocztowych odpowiedzialnych za nie osób. Członkowie zespołów mogą uaktualniać informacje o stanie zadania (np. status ich wykonania, opis wykonanych czynności) a zmiany są widoczne automatycznie na stronie dostępnej dla przełożonego. Pracownicy w domyślnym widoku widzą zadania, które zostały im przypisane wraz z informacją o osobie zgłaszającej i priorytecie zgłoszenia. Specjalny WebPart wyświetla zestawienia zbiorcze w postaci diagramów. Wydział Informatyki wykorzystuje takie narzędzia do bieżącej obsługi zleceń związanych ze wsparciem IT.