Zlecenie przez SMS

Spedytor, otrzymując zlecenie od klienta w sposób tradycyjny (telefon, faks, e-mail) bądź poprzez kanał EDI, wprowadza je do systemu jako tzw. zlecenie zerowe (tj. takie, które nie ma przyporządkowanego pojazdu do jego realizacji). Następnie system SWIP wyszukuje najlepszy do realizacji zlecenia pojazd i przypisuje go zleceniu. Poprzez system SWIP spedytor wysyła do kierowcy informacje dotyczące załadunku i rozładunku.

Zlecenie trafia do kierowcy za pośrednictwem komunikatu SMS. Kierowca jest zobowiązany do wysłania potwierdzenia, a jeśli wymaga tego klient, może również informować centralę firmy o czasie oczekiwania na załadunek, momencie jego rozpoczęcia i zakończenia.

Dane o przejęciu zlecenia są dodatkowo potwierdzane dzięki raportom doręczenia wiadomości.

"Dzięki wdrożeniu systemu, w którym przechowujemy wszelkie dane na temat zlecenia od momentu jego wpisania, aż do dostarczenia towaru, udało nam się uniknąć wielu sporów z klientami i kierowcami, wynikających chociażby z błędów w komunikacji. Wiemy dokładnie, kto, kiedy i na jakich warunkach przyjął zlecenie" - mówi Arkadiusz Glinka, kierownik Działu IT w VOS Logistics Polska.

Wiadomości SMS są wysyłane za pośrednictwem serwera komunikacyjnego, który jest podłączony łączem stałym do systemu SMSC sieci Idea. To pozwala na uniknięcie błędów, związanych np. ze zgubieniem wiadomości (których jest miesięcznie kilkanaście tysięcy!) oraz opóźnieniem w ich dostarczeniu. Dzięki stałemu łączu firma ma zapewniony wysoki priorytet przy przetwarzaniu w systemie SMSC operatora.

Łącze jest tanie, gdyż Euroad wykupił najtańszą linię Frame Relay z tzw. zerowym CIR-em, które jednak w zupełności wystarcza na potrzeby komunikacji sms-owej. Dzięki SMS-om VOS Logistics odnotował również znaczne oszczędności związane z ograniczeniem wydatków na rachunki telefoniczne, które ze względu na to, że ponad 95% zleceń realizowanych przez spedytora stanowią przewozy międzynarodowe, są niebagatelnym obciążeniem budżetu.

Kierowca pod pełną kontrolą

Oprócz obsługi zleceń w systemie SWIP jest także rejestr obowiązkowych badań, terminów odnawiania certyfikatów ekologicznych S i L, karnetów TIR. System wyposażono również w narzędzia do tworzenia raportów - zarówno tradycyjnych, jak i wielowymiarowych. Korzystając ze skryptów ASP, można też tworzyć raporty na życzenie. Użytkownicy rzadko jednak wykorzystują te funkcje, opierając się głównie na wzorach raportów przygotowanych przez dział informatyki, które notabene są wykonane według ich życzenia.

Cały system jest również zintegrowany z aplikacjami zarządzającymi urządzeniami rejestrującymi parametry pojazdu, m.in. prędkości bieżącą i średnią, poziom paliwa w zbiorniku, średnie zużycie paliwa oraz pozycję geograficzną.

Rozwiązanie firmy Autoguard & Insurance służy przede wszystkim do weryfikacji danych z dostarczanych przez kierowców kart drogowych. To pozwala na przeciwdziałanie nadużyciom popełnianym przez kierowców: oszustwom na paliwie i "prywatnym kursom". Spedytorzy mogą śledzić pojazdy za pośrednictwem urządzeń GPS zainstalowanych w każdej ciężarówce. W urządzeniach tych co 30 s są zapisywane bieżąca pozycja geograficzna, prędkość, poziom paliwa w baku, informacje z tachografu, stan czujników alarmowych. Kilka razy dziennie urządzenie wysyła do serwera SWIP raporty o lokalizacji. Dzięki nim spedytor wie, na jakim etapie jest realizacja zlecenia. Raz w tygodniu urządzenie przesyła zapisane informacje do serwera. Dzięki temu możliwe jest sprawdzenie z dokładnością do 30 s, co działo się z pojazdem w danym zakresie daty/czasu, i automatyczne rozliczenie pojazdu z przejechanych kilometrów, zużytego paliwa, przekraczania prędkości. Można również prześledzić trasę pojazdu na cyfrowej mapie i sprawdzić, czy kierowca nie zbaczał z wyznaczonej przez system.

Aplikacja umożliwia również generowanie charakterystyki paliwa w funkcji drogi lub czasu, co umożliwia kontrolę kierowców pod kątem uczciwości raportów tankowań i zużycia paliwa. Pozwala na wykrycie nadużyć, takich jak spuszczanie paliwa z baku. SWIP jest w pełni zintegrowany z systemem Baan, dzięki czemu spedytor dysponuje kompletem danych na temat klienta i jego płatności. Gdy opóźnienia w regulowaniu faktur przekraczają założony pułap, może nie przyjąć zlecenia do realizacji.