Nie tylko plusy

Podczas gry zunifikowany interfejs graficzny ułatwia przełączanie się z jednej aplikacji do drugiej, to indywidualna kreatywność często owocuje potrzebą zróżnicowania aplikacji. Co więcej, większość potrzeb firm nie daje się dopasować do dowolnie obranego zestawu aplikacji. Nawet te wielkie upatrują w dywersyfikacji używanego oprogramowania drogę do zwiększenia efektywności zespołu.

Groupware jest często uważane za rozwiązanie typu "upsizing". Rozwiązania takie z upływem czasu wymagają jednak skalowalności (gdy więcej użykowników przyłącza się do grupy) i rosnącej funkcjonalności (gdyż użytkownicy domagają się lepszej komunikacji, zarządzania i elastyczności) między członkami grupy. Jest jednak mało prawdopodobne, by zdarzyło się to w groupware. Bowiem po przyjęciu rozwiązania typu "upsizing" firma staje się bowiem coraz bardziej zależna od producenta software'u w zakresie wspomagania ważnych potrzeb.

Każdy kto miał doświadczenia ze złożonymi dokumentami wie, że groupware nie jest łatwe. Konieczne do spełnienia warunki umożliwiające wymianę dokumentów są liczne i nieco zniechęcające. Poniżej najważniejsze z nich:

• niezbędna jest sieć

• wymiana dokumentów między oddziałami jest wielce prawdopodobna i musi być efektywnie obsłużona

• konieczność rozwijania większości z posiadanych aplikacji jest więcej niż pewna, a to wymaga zatrudnienia programistów

• żądania użytkowników co do jednolitego interfejsu graficznego (takiego jak GUI) różnych aplikacji (takich jak Lotus, Quattro Pro, WordPerfect itd.) muszą być zaspokojone (z dostępnych na rynku aplikacji oferuje je jedynie Groupware Novella).

Obecnie więcej sprzedaje się oprogramowania typu groupware niż typu workflow. Jeśli jednak nie zdefiniuje się dokładnie, co to jest workflow, to dowolna wysoce rozbudowana aplikacja może być uważana za takową i jako taka rozpatrywana w charakterze końcowego rowiązania. W cenie są jednak produkty typu groupware, które krótko mówiąc pozwalają grupom lepiej pracować. Ich wadą jest to, że niektóre z nich mogłyby ograniczyć skalowalność przedsięwzięcia poprzez nieelastyczną architekturę, czy też paradygmat implementacji. A każdy chciałby tego uniknąć.

Co to jest "workflow"

Mimo że oprogramowanie typu "workflow" jest dzisiaj powszechnie dostępne, to nadal pozostaje stosunkowo nieznane i niezbyt dobrze rozumiane.

Workflow od dawna było uważane za coś więcej niż opisanie współpracy między pracownikami i ułatwienie wymiany dokumentów (patrz rysunek). Miała to być jakoby zdolność do autonomicznego ukończenia kolejnego kroku z listy rzeczy niezbędnych do zrobienia.

Wielu producentów oprogramowania uważa workflow za nową metodologię wykonywania pracy zakładając, że większość pracy jest realizowana za pomocą formularzy, poczty elektronicznej lub też innych procedur.

W tym samym czasie wielu specjalistów próbuje spojrzeć na workflow z zupełnie innego punktu widzenia. Według nich workflow to automatyzacja procedur administracyjnych, bieżących procesów i produkcji.

Na szczęście oferowane obecnie produkty można tak pogrupować, by były reprezentatywne dla obu opisanych modeli. Każdy z nich oparty jest na kilku architektonicznie niezależnych paradygmatach:

• implementacji formularzowej

• implementacji komunikacyjnej (poczta elektroniczna)

• implementacji proceduralnej.

Te różne podejścia wyrosły z rozwiązań dla różnych komputerów i biznesowych problemów związanych z zalewem papieru. Każde z nich jest wyposażone w specyficzne atrybuty, które wyniosło z poprzednich projektów. Prawdę mówiąc, każdy paradygmat ma ograniczenia, na szczęście nie uniemożliwiające stosowanie ich do określonych scenariuszy przepływu danych.

Szczegóły powyższych technologii - za tydzień.