Sam proces wyboru musi być poprzedzony budową odpowiedniego modelu biznesowego (business case), na podstawie którego potem, zależnie od zasobów wiedzy po stronie klienta, opracowujemy RFI (Request For Information) lub RFP (Request For Proposal). O stworzenie tego pierwszego dokumentu warto pokusić się w przypadku, gdy posiadamy ograniczoną wiedzę na temat oferty rynkowej i możliwych modeli biznesowych w określonym obszarze. Wówczas, dzięki informacjom nadesłanym przez dostawców, możemy uzupełnić swój stan wiedzy, a następnie znacznie zawęzić obszar poszukiwań, przygotowując szczegółowe zapytanie typu RFP. Jeśli od początku czujemy się na siłach, by w pierwszym podejściu ocenić kompletne oferty dostawców, ograniczmy się do napisania RFP.

W kolejnych fazach procesu następuje ocena ofert, prezentacje i wizyty referencyjne u klientów naszych potencjalnych dostawców. Wreszcie tworzymy tzw. krótką listę i zapraszamy wybranych dostawców (co najmniej dwóch) do wykonania szczegółowej analizy naszych procesów (tzw. due diligence). W oparciu o pozyskaną od nas wiedzę oferenci proszeni są o przygotowanie tzw. BAFO (Best And Final Offer).

Oczywiście w ściśle określonych przypadkach, gdy presja czasu jest silna, możemy pokusić się o skrócenie tego procesu do poprzedzonego preselekcją konkursu ofert pomiędzy dwoma dostawcami czy też zamówienia z wolnej ręki. Takie podejście powinno jednak być stosowane tylko w wyjątkowych sytuacjach, np. w stosunku do dostawców, którzy oferują absolutnie unikalne, potrzebne nam technologie.

Jak oceniać oferty?

Trzeba zdefiniować kilka strategicznych (krytycznych) kryteriów oceny oferentów. Przykładowo, Gartner proponuje tu następujące czynniki: kwalifikacje techniczne i procesowe, umiejętności w zakresie obsługi firm z podobnego sektora, elastyczność w przygotowaniu kontraktu, doświadczenie i dostępność kluczowych pracowników po stronie dostawcy już na etapie pracy nad ofertami, dotychczasowe doświadczenia i wreszcie zbieżność kultur organizacyjnych.

Co ważne, model oceny ofert uwzględniający wszystkie te czynniki należy przygotować jeszcze przed zapoznaniem się z propozycjami oferentów. Istotne jest też, aby analizą danej oferty od strony technicznej zająć się jeszcze przed sprawdzeniem cen.

Wybierając oferty kieruj się wartością, a nie ceną. W przypadku multisourcingu dużo uwagi poświęć na rozgraniczenie odpowiedzialności i upewnienie się, że w momencie "wpadki" jednego dostawcy, reszta będzie mogła pracować bez problemów, a być może nawet przejąć część jego obowiązków. To trudne do zorganizowania, ale możliwe.