FINALISTA KONKURSU: Sektor użyteczności publicznej

Gaz-System zatrudnia ponad 70 informatyków (na 2200 pracowników) i przeznacza ok. 2% przychodów na wydatki związane z IT. "Staramy się, by działania IT wspierały realizację statutowych i strategicznych celów firmy oraz odpowiadały bieżącym potrzebom spółki" - mówi Grzegorz Stępniak, dyrektor Pionu Informatyki w spółce. Inaczej niż w większości spółek skarbu państwa, w jego dziale obowiązuje zadaniowy system pracy. "Pracownikom daję dużo swobody, jeśli chodzi o kształtowanie czasu pracy. Zależy mi na efektywności i profesjonalnej realizacji powierzonych zadań" - mówi Grzegorz Stępniak.

Zarządzanie i komunikacja

Największym i najtrudniejszym, a zarazem najciekawszym projektem informatycznym zrealizowanym dotąd w Gaz-System było wdrożenie systemu SAP ERP. Udało się go zrealizować w zaplanowanym czasie - 14 miesięcy - oraz w określonym budżecie. Obecnie z systemu korzysta ponad tysiąc osób w firmie.

Sukces wdrożenia jest tym większy, że - jak otwarcie przyznają przedstawiciele spółki - wcześniej dwukrotnie podejmowano nieudane próby realizacji projektu. Gaz-System ma złożoną strukturę wielodziałową, rozproszoną geograficznie, co stanowiło dodatkowe utrudnienie przy wdrożeniu SAP ERP. Jak zatem udało się tego dokonać? "Zadecydowało o tym kilka czynników, jednak najważniejsza była kwestia komunikacji i uzyskania zaangażowania pracowników. Należy wyczerpująco informować ludzi, co się dzieje, i robić wszystko, by zniwelować naturalne obawy przed zmianą. Wdrożenie systemu SAP ERP to rewolucyjna zmiana sposobu pracy i nawyków naszej kadry, która może budzić zrozumiały początkowy opór" - twierdzi Grzegorz Stępniak.

Ważnym elementem powodzenia projektu było z jednej strony pełne wsparcie Jana Chadama, prezesa spółki, który zadbał o stworzenie odpowiedniego nastawienia w firmie, z drugiej zaś, paradoksalnie, wdrożenie wielu modułów systemu jednocześnie (pozornie zadanie wydaje się trudniejsze, ale dzięki temu wdrożenie od razu daje system faktycznie zintegrowany oraz może być prowadzone z uwzględnieniem kontekstu uwarunkowań różnych działów przedsiębiorstwa). Zdaniem Grzegorza Stępniaka, ważny był też dobór właściwych partnerów wdrożenia (od strony wdrożenia SAP ERP była to firma S&T, zaś w przypadku organizacji procesów - Software AG).

Wdrożenie systemu SAP ERP dało także szansę na stworzenie trwałej platformy współpracy zespołowej w spółce. "Byłem świadkiem, że ten projekt zmienił wielu ludzi. Dzięki zintegrowanemu systemowi poprawił się kontakt między pracownikami w firmie, ograniczone zostało zjawisko odrębności jednostek organizacyjnych przedsiębiorstwa" - zauważa Grzegorz Stępniak. Jego zdaniem nowoczesna informatyka to nie tylko narzędzie zarządzania firmą, ale także droga do poprawy komunikacji międzyludzkiej.

Umowa na dłużej

Gaz-System podlega ustawie o zamówieniach publicznych, co wydłuża procedurę zakupów IT. Umowa związana z wdrożeniem SAP ERP dotyczyła nie tylko samego uruchomienia systemu, ale także 10-letniego przewidywanego okresu jego eksploatacji. Było to więc wielkie przedsięwzięcie. Dyrektor Pionu Informatyki Gaz-System za istotną sprawę uważa przygotowanie odpowiedniej specyfikacji systemu, będącej podstawą do opisania warunków przetargowych. Ta faza zajęła aż siedem miesięcy, czyli blisko połowę czasu całego wdrożenia! Co więcej, system opisano za pomocą procesów, które ma realizować, a nie poprzez jego funkcje. "Wiele wysiłku włożyliśmy w dokładne opisanie kryteriów warunkujących udział w przetargu, aby zmniejszyć ryzyko związane z doborem partnerów" - dodaje Grzegorz Stępniak.

W ramach wdrożenia przeprowadzono po raz pierwszy w Polsce na tak szeroką skalę szkolenia metodą e-learning. Przeszkolono w ten sposób ponad 760 pracowników. E-kursy dotyczyły nie tylko funkcjonalności systemu SAP ERP, ale również procesów realizowanych w firmie, żeby pracownicy rozumieli zmiany zachodzące w spółce. "Wdrożenia systemów informatycznych udają się wtedy, gdy nie ma wyraźnego podziału na <<my i oni>>, szczególnie w odniesieniu do dostawców IT. Specjaliści z firm, z którymi podpisaliśmy umowy wdrożeniowe, nie są dla mnie obcy - traktuję ich jako moich pracowników, oczywiście, w czasie trwania projektu" - tłumaczy Grzegorz Stępniak. Jego zdaniem, nie da się za pomocą umowy przenieść ryzyka na dostawcę "To przecież mój projekt i to moja firma odczuje skutki jego powodzenia bądź porażki" - podkreśla Grzegorz Stępniak. Nie można też przegiąć w drugą stronę. Kontrakt jest ważny, ale nie można go nadużywać w trakcie wdrożenia. Jeśli dostawca zaczyna powoływać się na paragrafy, to znak, że lepiej od razu zerwać współpracę.