Największy polski producent środków transportu publicznego regularnie notuje wzrosty sprzedaży. Silna pozycja na rynku polskim i poza granicami kraju to efekt racjonalnych decyzji inwestycyjnych i wsparcia działalności. Wsparcia, które w obszarze IT jest realizowane głównie własnymi siłami przedsiębiorstwa.

Tylko w zeszłym roku ze zlokalizowanych pod Poznaniem zakładów wyjechało ponad 1,2 tys. autobusów, a także po kilkadziesiąt trolejbusów i tramwajów. Większość z nich wozi pasażerów poza granicami Polski. Historia firmy Solaris Bus & Coach liczy już niemal 20 lat. Pierwszy autobus - jeszcze pod marką Neoplan - sprzedano w 1994 roku. Dwa lata później ruszył zakład produkcyjny w Bolechowie pod Poznaniem. Wówczas spółka zatrudniała 36 osób. Od tego momentu skala jej działalności wielokrotnie wzrosła. W ofercie Solaris Bus & Coach (pod tą marką firma działa od 2001) znajduje się obecnie 20 różnych modeli autobusów miejskich Urbino - w tym pojazdy elektryczne, hybrydowe i zasilane gazem CNG, autokary Vacanza, trolejbusy Trollino, a także tramwaje Tramino.

Rosnąca skala działalności powoduje jednak nieustanne zmiany w procesach biznesowych. "Na pewnym etapie rozwoju niemożliwe stało się powszechne w niewielkich firmach załatwianie niektórych spraw osobiście, na zasadzie nieformalnych ustaleń. Konieczne stało się usystematyzowanie i uporządkowanie informacji na temat realizowanych działań, a także wprowadzenie narzędzi pozwalających w sposób skuteczny zarządzać projektami i pilnować terminowości prac" - mówi Jan Olszewski, dyrektor rozwoju firmy. Według niego, kluczowe okazało się zapewnienie pełnej i terminowej współpracy wszystkich działów. Opóźnienia w realizacji zadań poszczególnych komórek szybko powodowały bowiem eskalację problemów w skali całej organizacji. Potrzebne było m.in. wsparcie ze strony systemów informatycznych. Kluczem do sukcesu okazało się jednak nie tylko samo wykorzystanie nowych technologii, ale także sposób organizacji prac w rozwoju firmowego środowiska IT.

Jasny podział odpowiedzialności

W Solaris Bus & Coach SA za poszczególne aspekty funkcjonowania środowiska IT odpowiadają trzy samodzielne komórki. Rozwojem i utrzymaniem infrastruktury oraz warstwy sprzętowej zajmuje się kilkuosobowy zespół techniczny. Za rozwój oprogramowania i funkcjonowanie środowiska aplikacyjnego odpowiada odrębna grupa specjalistów. Trzecią komórką jest dział rozwoju firmy, pośredniczący między pionami biznesowymi a komórkami wsparcia biznesu. Dział ten odpowiada za koordynację i przygotowanie inicjatyw informatycznych, a także późniejszy odbiór rozwiązań wykonywany wraz z użytkownikami.

Zespół analityków biznesowych z działu rozwoju firmy zajmuje się przygotowaniem pełnej dokumentacji projektowej. "Analitycy wykonują za nas mrówczą pracę związaną z analizowaniem, precyzowaniem i kontrolą zasadności potrzeb użytkowników biznesowych. Dbają przy tym o zgodność podejmowanych inicjatyw informatycznych z długofalowymi planami rozwoju firmy" - mówi Damian Kuśmierz, kierujący zespołem rozwoju oprogramowania w firmie Solaris Bus & Coach SA.

Taki sposób organizacji rozwoju IT jest pochodną doświadczeń z przeszłości. Obserwacje dotyczące rzeczywistego sposobu operacyjnego funkcjonowania firmy stały się podstawą do istotnych zmian informatyczno-organizacyjnych. "Od początku koordynowałem prace w zakresie rozwoju środowiska informatycznego pracy grupowej i starałem się szukać kompromisu między potrzebami wszystkich zaangażowanych pionów biznesowych oraz możliwościami działu IT. W ten sposób stałem się pośrednikiem między IT a biznesem" - twierdzi Jan Olszewski. Ostatecznie zdecydowano się na rozdzielenie funkcji koncepcyjnych i realizacyjnych do odrębnych komórek. "Według nas, takie podejście jest efektywne i głęboko zakorzenione w strukturze firmy. Wszyscy robią to, na czym znają się najlepiej. Zespół rozwoju oprogramowania zajmuje się budowaniem aplikacji, a dział rozwoju, jako pośrednik między biznesem a IT, jest w stanie obiektywnie spojrzeć na potrzeby informatyczne całej firmy" - dodaje Jan Olszewski.

Dział IT wykorzystuje koncepcję zwinnej implementacji rozwiązań. Na podstawie dokumentacji projektowej dostarczonej przez zespół analityków biznesowych powstaje prototyp rozwiązania aplikacyjnego. Następnie, w sposób iteracyjny, jest on dopasowywany do specyficznych potrzeb biznesowych. Przedstawiciele spółki podkreślają, że samodzielność w zakresie rozwoju oprogramowania gwarantuje większą elastyczność w działaniu. "Fakt, że zespół odpowiedzialny za oprogramowanie mamy na miejscu, oznacza mniejsze koszty i szybszą reakcję w razie potrzeby modernizacji aplikacji. Dodatkowo, wewnętrzny dział lepiej rozumie potrzeby firmy" - podkreśla Jan Olszewski.

Nadzorowany i uporządkowany proces

Oprogramowanie wspierające działalność producenta pojazdów marki Solaris tworzone jest przede wszystkim na bazie środowiska IBM Lotus, a od niedawna także narzędzi analitycznych firmy QlikTech. Na platformie Lotus działają rozwiązania wspierające obieg dokumentów, pracę zespołową, przygotowywanie ofert i dokumentacji przetargowej, a także dedykowane narzędzia odpowiadające specyficznym potrzebom spółki. Łącznie kilkadziesiąt aplikacji. Oparte na środowisku Lotus rozwiązanie pełni również rolę narzędzia sprzedażowego. "System sprzedażowy zbiera wszelkie informacje dotyczące kontraktów. Z rozwiązania stworzonego w całości przez nasz zespół codziennie korzysta niemal 500 osób" - podkreśla Damian Kuśmierz. Integracja z rozwiązaniem produkcyjnym pozwala na śledzenie informacji na temat liczby autobusów znajdujących się w produkcji, dostępności części, terminów dostaw czy zamówień priorytetowych. Oprogramowanie jest też w pełni zintegrowane z innymi systemami biznesowymi - w tym przede wszystkim z rozwiązaniem analitycznym firmy QlikView.

System Business Intelligence pełni rolę agregatu gromadzącego i integrującego pochodzące z różnych systemów informacje pod kątem specyficznych potrzeb poszczególnych komórek organizacyjnych. W efekcie korzyści z tego typu rozwiązania odczuwa nie tylko zarząd, ale także menedżerowie średniego i niższego szczebla. Uruchomione w 2011 roku i oparte na technologii przetwarzania danych in-memory rozwiązanie jest wykorzystywane jako platforma wspierająca zarządzanie wieloma procesami biznesowymi na poziomie operacyjnym. "W QlikView analizujemy wszelkie informacje dotyczące procesów przygotowania produkcji - od działań sprzedażowych, przez zaopatrzenie i zakup podzespołów, aż po działania z zakresu planowania produkcji i raportowania jej przebiegu" - mówi Damian Kuśmierz.

Zastosowanie oprogramowania analitycznego już na etapie działań operacyjnych daje pełną wiedzę na temat poszczególnych autobusów wyprodukowanych w zakładach firmy Solaris. "Zbudowane na bazie systemu Business Intelligence rozwiązanie wykorzystywane w produkcji daje wgląd w bieżący stopień zaawansowania poszczególnych prac. Dane są wprowadzane bezpośrednio przez brygadzistów, dzięki temu wiemy, jak idzie produkcja autobusów pod konkretne zamówienia. Następnie informacje te są dodatkowo sprzęgane z mechanizmami kontroli jakości oraz danymi handlowymi" - mówi Damian Kuśmierz. Według niego, system QlikView idealnie wpisał się w funkcjonujący w firmie Solaris Bus & Coach SA model rozwoju i wykorzystania oprogramowania biznesowego.

Systemy dla wszystkich

Plany rozwoju środowiska informatycznego wspierającego działalność największego polskiego producenta autobusów zakładają systematyczną modernizację warstwy sprzętowej oraz rozwój oprogramowania pozwalającego na zwiększenie efektywności procesów biznesowych firmy. Do końca 2012 r. Solaris Bus & Coach SA uruchomi zintegrowany system klasy ERP oparty na rozwiązaniach SAP. Program zastąpi wykorzystywane dotychczas w logistyce i konfiguracji wyrobów środowisko Microsoft Dynamics AX oraz szereg niezależnych, wyspecjalizowanych aplikacji wyspowych. "Okazało się, że wykorzystywane wcześniej, niezintegrowane systemy nie potrafią sprostać naszym potrzebom. Stwierdziliśmy, że aby efektywnie wspierać dynamiczny rozwój, musimy posiadać system, który w kompleksowy sposób obsłuży wszystkie obszary działalności. Tylko pełna integracja może przynieść oczekiwane korzyści" - zapewnia Damian Kuśmierz.

Nie zmienia się dążenie do utrzymania samodzielności i niezależności w zakresie rozwoju środowiska aplikacyjnego. "W przyszłości chcemy samodzielnie rozwijać wdrożony pod kątem naszych potrzeb system SAP. Rozwiązania wspierające podstawowe procesy będziemy w miarę możliwości starać się nadal rozwijać przede wszystkim na bazie rozwiązań Lotus lub QlikView" - dodaje Damian Kuśmierz. Jego zdaniem, warte pochwały jest zaangażowanie menedżerów, którzy po krótkim przeszkoleniu starają się samodzielnie rozwijać aplikacje analityczne na własne potrzeby. W ten sposób powstały na przykład działające w firmie Solaris Bus & Coach SA rozwiązania wspierające obsługę procesów logistycznych oraz reklamacji. Z kolei rozwiązanie zbudowane na potrzeby biura technicznego pozwala na precyzyjne śledzenie zmian w zakontraktowanej specyfikacji poszczególnych autobusów. "Nasze kluczowe systemy są zbudowane wokół procesów, więc nie można powiedzieć, że wspierają jeden konkretny dział. To rozwiązania dla całej firmy. Obejmują cały proces, od wygrania kontraktu, aż po oddanie autobusu do klienta. To właśnie jest ich największą wartością" - podsumowuje Jan Olszewski.