Optymalizacja tego typu systemów jest usługą oferowaną przez niektóre firmy konsultingowe lub producentów drukarek. Zapewniają oni, że typowe zyski z racjonalnego i profesjonalnego zaprojektowania systemów druku i przetwarzania dokumentów pozwalają na uzyskanie oszczędności na poziomie co najmniej 10-30%. Oceny te dotyczą jednak dużych firm i korporacji, bo usługi optymalizacji systemów przetwarzania dokumentów są adresowane głównie do nich.

W przypadku firm MSP, ich menedżerowie są najczęściej zdani na własne analizy, bo koszty zewnętrznego audytu przekraczają ich możliwości, a "bezpłatne" projekty optymalizacji systemów druku oferowane przez producentów - są przeznaczone przede wszystkim dla dużych potencjalnych klientów.

Samodzielna optymalizacja kosztów związanych z systemem drukowania jest możliwa, choć wymaga czasu i pracy najczęściej niezwiązanej z podstawową aktywnością biznesową firmy.

Podstawowe decyzje

Technologia atramentowa czy laserowa, liczba niezbędnych drukarek i urządzeń wielofunkcyjnych, jak ważny jest druk kolorowy? To pierwsze podstawowe pytania, na które trzeba odpowiedzieć.

W przypadku dwóch najpopularniejszych technologii druku - atramentowej i laserowej - każda z nich ma wady i zalety. Ceny podstawowych modeli drukarek lub urządzeń wielofunkcyjnych atramentowych i laserowych nie różnią się wiele. Ale obecnie wszystkie urządzenia atramentowe oferują druk kolorowy, a kolorowe modele laserowe wciąż są znacząco droższe, zwłaszcza jeśli chodzi o urządzenia wielofunkcyjne. Najtańsze modele są często oferowane z tzw. startowymi zestawami tuszu lub tonerów, co powoduje, że materiały eksploatacyjne trzeba szybko uzupełnić, a to w praktyce oznacza realne zwiększenie kosztu zakupu urządzenia oraz późniejszych kosztów eksploatacji. Dlatego zbytnia koncentracja na atrakcyjnej cenie samego urządzenia z reguły nie jest uzasadniona ekonomicznie.