W Biurze Finansowo-Księgowym LICZYK wyliczono, że wdrożenie portalowego rozwiązania BI pozwoliło zaoszczędzić 2 godziny tygodniowo każdemu z 50 pracowników merytorycznych.

Jest to jedno z pierwszych w Polsce wdrożeń SharePoint Server. Zrealizowała je firma Fild.NET, partner wdrożeniowy Microsoftu.

"Zainteresowało nas takie rozwiązanie jak SharePoint, bo - po pierwsze - nie wymagało instalacji żadnego dodatkowego oprogramowania na komputerach użytkowników, a po drugie wprowadzało możliwości pracy grupowej poprzez rozbudowę funkcjonalności MS Exchange" - mówi Wojciech Musiał, główny informatyk w Biurze Finansowo-Księgowym LICZYK. Chodziło bowiem o to, by uniknąć w firmie zbyt dużej rewolucji, budowania od początku nowej aplikacji - celem było raczej rozbudowanie obecnej funkcjonalności systemu. Liczyk dysponował bowiem platformą Office 2003 oraz XP Professional, niezbędnym fundamentem do wdrożenia SharePointa - nowego, portalowego narzędzia pracy grupowej, które integruje pod względem obiegu danych oprogramowanie biurowe i bazodanowe Microsoftu, służąc często jako platforma wykorzystania Business Intelligence.

Wielkie porządki

Podstawowe prace przy wdrożeniu zajęły tylko kilka tygodni. "Wdrożenie było proste, ale za to bardzo trudna była faza specyfikacji wymagań - określenia tego, czego rzeczywiście potrzebujemy" - twierdzi Wojciech Musiał. "Z wdrożeniem takiego rozwiązania portalowego jak SharePoint jest tak, że nie da się tutaj postępować według modelu, w którym klient mówi, czego chce, a firma wdrożeniowa to wykonuje. Tutaj potrzebna jest kreatywność i prototypowanie, czyli wspólne wymyślanie potrzebnej funkcjonalności i jej praktyczne przetestowanie" - mówi Andrzej Biesiekierski, prezes Fild.NET.

"Udało nam się uporządkować całą informację dotyczącą naszych klientów. Wszyscy z naszych ok. 50 pracowników korzystają z pośrednictwa SharePointa jako jednolitej metody dostępu do tych informacji" - wyjaśnia Wojciech Musiał. Jest to forma wirtualnego katalogu klientów, wiążącego w triady zadania, e-maile i osoby.

W oknie przeglądarki można np. przywołać wszystkie listy wymienione w korespondencji z danym klientem (są one dołączone automatycznie niezależnie od tego, kto w danej chwili korespondował - widać więc historię komunikacji z danym klientem w obszarze całej firmy), dane podawane przez program finansowo-księgowy (każdy z klientów ma swoją odrębną księgę - a dokładniej rzecz biorąc istnieją dwie instancje programu FK - na potrzeby Liczyka i obsługi księgowości poszczególnych klientów) czy też zlecone zadania do wykonania. SharePoint potrafi te informacje ze sobą powiązać tak, by pokazać wszystko, co dotyczy konkretnego klienta (FK to CDN Optima bazujący na SQL Server) - zarówno w obszarze księgowości klienta, jak i jego rozliczeń czy kontaktów z Liczykiem. Jest więc to połączenie informacji analityczno-raportowej z danymi o charakterze operacyjnym.

"Za danego klienta odpowiada konkretny pracownik, ale jeśli nie ma go akurat w pracy, to na pytania klienta dzięki takiemu rozwiązaniu może odpowiedzieć dowolna inna osoba" - mówi Marek Mechocki, dyrektor administracyjno-techniczny w Biurze Finansowo-Księgowym LICZYK (biuro obsługuje ponad 500 różnych podmiotów gospodarczych). Czasem klienci wprowadzają pewne zastrzeżenia, np. że dane informacje nie mogą być przekazywane drogą telefoniczną czy elektroniczną - informacje o tym są wpisane do katalogów klientów.

Dodatkowe korzyści

W obrębie korespondencji wprowadzono także rozwiązania standaryzacyjne dotyczące sposobu pisania listów elektronicznych do klientów. Chodziło zarówno o uzyskanie jednolitego wizerunku firmy, jako całości, jak i zapewnienie spójności danych przy łączeniu historii korespondencji z danym podmiotem pochodzącej od różnych osób.

Liczyk jako biuro rachunkowe musi księgować dokumenty w imieniu swoich klientów. Jednak przywożenie dokumentów do biura jest kłopotliwe, zwłaszcza w przypadku większych firm - dlatego pracownicy mogą księgować dokumenty u klienta, pracując zdalnie poprzez Internet z wykorzystaniem technologii Terminal Server.

Koszt wdrożenia składał się mniej więcej po połowie z opłat licencyjnych dla Microsoftu oraz wynagrodzenia za prace wdrożeniowe dla Fild.NET.