"Gdy wszystko zawiedzie - zajrzyj do dokumentacji"

Każdy program ma swoje tajemnice. Na ogół są one opisane w dokumentacji, ale ponieważ dokumentację rzadko kto czyta, a informatycy nie czynią tego prawie nigdy, najczęściej pozostają nie znane szerszemu ogółowi. Aby zapobiec nieco temu przeoczeniu, postanowiłem przytoczyć kilka prostych sztuczek z mego ulubionego arkusza obliczeniowego Excela. Pokazane triki dotyczą dowolnych wersji tego programu. Sprawdziłem je na wersji 4.0 dla Windows.

1. Wstawiając do arkusza funkcję należy posługiwać się poleceniem Paste Function z menu Formula.

Nawet jeśli używa się programu od dłuższego czasu, to trudno jest zapamiętać wszystkie opcje użycia wielu skomplikowanych funkcji. Polecenie Paste Function z menu Formula pozwala na wstawienie do paska formuł funkcji, ewentualnie łącznie z jej wszystkimi argumentami. Po wywołaniu polecenia na ekranie pojawi się okienko dialogowe (rys. 1). Jeżeli pudełko wybierania Paste Arguments nie jest zaznaczone, to do paska formuł funkcja zostanie wstawiona w przykładowej formie ACOSH() i kursor tekstowy ustawi się między nawiasami okrągłymi, oczekując wstawienia argumentów. Jeżeli zaś pudełko wybierania Paste Arguments jest zaznaczone, to do paska formuł funkcja zostanie wstawiona w formie ACOSH(number), wskazującej, że oczekuje argumentu liczbowego. Argument jest podświetlony i wystarczy teraz kliknąć myszą na dowolnej komórce (pod warunkiem, że zawiera liczbę), aby jej adres pojawił się jako argument funkcji.

Jeżeli funkcja ma wiele argumentów, to Excel wstawi znacznik miejsca dla każdego z nich; należy je kolejno zamienić na właściwe argumenty.

2. Dla przyśpieszenia wybierania czegokolwiek z długiej listy rozwijanej, należy wpisać pierwszą literę nazwy.

W poprzednim przykładzie, w celu wpisania do arkusza funkcji np. PMT() zmuszeni byliśmy do przebiegania całej listy funkcji. W wersji 4.0 lista jest długa i proces wybierania nazwy funkcji może potrwać. W celu przyśpieszenia operacji wystarczy wpisać pierwszą literę nazwy funkcji, aby lista samoczynnie przewinęła się aż do pokazania na ekranie wszystkich nazw, zaczynających się od tej litery.

3. Wprowadzanie formuły w wiele komórek jednocześnie.

Wyobraźmy sobie pojawiającą się często sytuację, gdy formuła powtarza się w kilku kolejnych komórkach, z argumentami zmienionymi jedynie na skutek przesunięcia (np. w komórce D6 zależy od A6, B6, C6; w komórce D7 zależy od A7, B7 i C7 itd.). Można ją wpisywać kolejno do komórek D6, D7 itd. Można też przekopiować formułę z komórki D7 do komórek następnych jedną operacją kopiowania. Istnieje jeszcze jedna metoda szybkiego wpisania formuły do wszystkich komórek w jednej operacji. Wystarczy wybrać te komórki, wpisać formułę w komórkę aktywną i nacisnąć Ctrl-Enter (zamiast Enter). Formuła pojawi się we wszystkich wybranych komórkach.

4. Zamiana formuły na wynik jej działania.

Wynik obliczenia na podstawie formuły (bądź funkcji) wstawionej w komórce pojawia się w komórce, zaś sama formuła widoczna jest w pasku formuł. Czasem jednak zależy nam na wstawieniu w komórce wyniku obliczenia, nie zaś samej formuły. Można to wykonać na dwa sposoby. W pierwszym wykonujemy operację Copy z menu Edit (lub naciskamy Ctrl-C), a następnie po przejściu do komórki docelowej -operację Paste Special. Pojawia się okienko dialogowe (rys. 2), w którym należy zaznaczyć opcję Values. Do komórki skopiowany zostanie tylko wynik obliczenia.

W drugiej metodzie, gdy formuła znajduje się w pasku formuł, należy nacisnąć klawisz wykonywania obliczeń (F9) i nacisnąć Enter. Wynik będzie taki, jak poprzednio.

5. Kopiowanie tej samej formuły do innej komórki.

Przy kopiowaniu formuły do innej komórki Excel automatycznie dopasowuje adresy komórek, biorących udział w operacji, do zmienionych współrzędnych komórki docelowej. Jeżeli więc przekopiujemy z komórki A3 znajdującą się tam przykładową formułę =A1+A2, do komórki C5, to pojawi się w niej formuła =C3+C4. Jeżeli z jakichś powodów zależy nam na skopiowaniu dokładnie takiej samej formuły, można to wykonać na trzy sposoby.

Pierwszy, najczęściej używany, najbardziej pracochłonny i dokładnie opisany w dokumentacji, polega na użyciu adresów bezwzględnych (należy napisać formułę w postaci =$A$1+$A$2). Drugi polega na przekształceniu formuły w etykietę (należy w tym celu wstawić dowolną literę przed znakiem równości - może być spacja, lub usunąć znak równości) i przekopiowaniu jej etykietę do komórek docelowych. Następnie, wybierając po kolei komórki z taką etykietą trzeba zamienić ją z powrotem w formułę, usuwając tę literę lub wstawiając znak równości. Trzecia metoda polega na skopiowaniu formuły z paska formuł. W tym celu należy ją wybrać w pasku formuł (przejechać po niej myszą naciskając jednocześnie przycisk), a następnie wybrać operację Copy (nacisnąć Ctrl-C i Enter). Potem można już ją wkopiować do dowolnej liczby komórek naciskając Ctrl-V.

6. Wstawianie daty i czasu do arkusza.

Bardzo praktyczna metoda wstawiania znacznika czasowego do komórki arkusza polega na naciśnięciu kombinacji klawiszy Ctrl-dwukropek. W komórce pojawi się czas systemowy komputera.

Naciśnięcie kombinacji klawiszy Ctrl-średnik wprowadza do komórki aktualną datę. Aby była ona pokazana we właściwej postaci, należy komórkę odpowiednio sformatować, bowiem datę w Excelu można, niestety, wprowadzać jedynie w ulubionej przez Amerykanów formie "miesiąc - dzień - rok".