Dokumenty papierowe wciąż jeszcze stanowią niezbędny element w funkcjonowaniu wielu firm. Gdy ich liczba wyrażana jest

w tysiącach, wdrożenie systemu informatycznego do zarządzania dokumentami jest usprawnieniem przynoszącym znaczące korzyści.

Zalew dokumentów papierowych jest szczególnie dokuczliwy tam, gdzie stanowią one niezbędną formę kontaktu z klientami i partnerami. Archiwa rozrastają się w zastraszającym tempie, a odnalezienie konkretnego dokumentu staje się coraz trudniejsze i bardziej czasochłonne.

Brazylijski przykład

Tradycyjne gromadzenie i archiwizowanie dokumentów wymaga angażowania coraz większych środków i zasobów ludzkich, gdyż wydłużenie czasu wyszukiwania konkretnego dokumentu jest wprost proporcjonalne do przyrostu wielkości zbiorów. Przy bardzo dużych zbiorach czas potrzebny na dotarcie do żądanego dokumentu może okazać się zbyt długi. Przykładowo, w brazylijskim ministerstwie sprawiedliwości, które codziennie otrzymuje średnio 1500 zapytań, dotyczących różnego rodzaju informacji, standardowy czas odpowiedzi wynosił 45 dni. Ale i tak w 65% przypadków nie udawało się odnaleźć potrzebnych dokumentów.

Do wdrożenia systemu zarządzania dokumentami i przechowywania elektronicznych obrazów dokumentów ministerstwo zmuszone zostało przez... inspektorów, badających zabezpieczenia przeciwpożarowe. Okazało się bowiem, że tony papieru zgromadzonego w archiwach zagrażają bezpieczeństwu budynku. Wdrożenie systemu umożliwiło bieżącą obsługę petentów.

Przechowywanie informacji na papierze wydaje się jednak uzasadnione. Tradycyjne systemy baz danych mogą zarządzać jedynie danymi o określonej wcześniej strukturze. Według firmy FileNet, producenta rozwiązań do zarządzania dokumentami, zaledwie 20% informacji przetwarzanych w firmach można umieścić w tradycyjnych bazach danych. Pozostałe 80% nie ma ustalonej struktury, np. korespondencja, różnorodna dokumentacja, materiały prezentacyjne itd. Do ich właściwego przechowywania, opisania, umożliwiającego łatwe przeszukiwanie, jak również udostępniania pracownikom, konieczne jest wdrożenie dedykowanego, z reguły kosztownego rozwiązania. Lecz gromadzenie i wyszukiwanie dokumentów w formie papierowej też jest kosztowne. Według International Records Management Trust, średni koszt odszukania zarchiwizowanego dokumentu wynosi ok. 20 USD. Jeśli został on umieszczony w niewłaściwym miejscu, koszt ten wzrasta do 120 USD.

Papier do komputera

System zarządzania elektronicznymi obrazami dokumentów składa się z pięciu podstawowych elementów: narzędzi umożliwiających import dokumentów (np. skanerów), narzędzi do archiwizowania i przechowywania obrazów dokumentów, systemów do indeksowania i organizowania dokumentów, narzędzi do ich wyszukiwania i pobierania z archiwum oraz mechanizmów bezpieczeństwa, pozwalających ograniczać dostęp do zbiorów.

Wybór docelowego rozwiązania jest ściśle związany ze specyfiką pracy z dokumentami w danej firmie. Przede wszystkim należy oszacować liczbę dokumentów, jakie będą przechowywane w systemie (wielkość początkową zbioru i roczny przyrost), oraz liczbę użytkowników równocześnie korzystających z systemu Đ to pozwoli określić zapotrzebowanie zarówno pod względem wydajności serwera, jak i pamięci masowych. Kolejny krok to podjęcie decyzji, w jaki sposób ma być realizowany dostęp do danych archiwalnych oraz jaki nośnik będzie wykorzystywany do ich zapisu. W systemach zarządzania dokumentami zazwyczaj są stosowane kombinacje nośników: macierze dyskowe, płyty magnetooptyczne, płyty CD, DVD i nośniki typu WORM. Przykładowo, pojedyncza płyta CD-R pozwala na zapis ok. 12 tys. stron obrazów dokumentów wraz z ich opisem i tekstem przetworzonym przez OCR.

Projektując system zarządzania dokumentami, trzeba też określić jego wewnętrzną strukturę w taki sposób, by umożliwiała ona późniejsze łatwe delegowanie praw dostępu do poszczególnych ăteczekÓ i ăszafÓ dokumentów. Należy również zdecydować, czy system będzie realizowany w podstawowej wersji, akceptującej wyłącznie dokumenty skanowane, czy zostanie wzbogacony w dodatkowe moduły, np. faksowy, archiwizujący korespondencję przesyłaną pocztą elektroniczną, dostępu do informacji za pośrednictwem przeglądarki internetowej, uzupełniania dokumentów notatkami bez zmiany ich treści itd. Dodatkowe elementy mogą wprawdzie ułatwić korzystanie z systemu zarządzania dokumentami, lecz ich wybór musi być uzasadniony, ponieważ podnosi koszt i wydłuża czas realizacji wdrożenia.

Droga do korzyści

Wdrożenie systemu zarządzania obrazami dokumentów to początek drogi do zautomatyzowania obiegu informacji w firmie. Rosnący wolumen dokumentów papierowych wymusza zastosowanie rozwiązań realizujących kontekstowy OCR (rozpoznawanie zawartości pól dokumentów w zależności od ich typu) i wprowadzanie informacji z tych dokumentów do baz danych. Aby stało się to możliwe, konieczne jest ustalenie formy korespondencji z klientami i partnerami Đ opracowanie formularzy i innego typu dokumentów w taki sposób, by ich identyfikacja i kwalifikacja mogły być zautomatyzowane. Wtedy dokument przychodzący do firmy system automatycznie rozpozna, np. jako fakturę, i kojarząc go z konkretnym kontrahentem będzie mógł wygenerować odpowiednie zadanie dla handlowca bądź działu księgowego.