Dla Computerworld komentuje Andrzej Bernatek, doradca podatkowy w spółce KPMG Polska Audyt.

Punktem wyjścia do rozważań, czy w Polsce może być stosowana faktura w formie elektronicznej jest założenie, że podpis elektroniczny jest równoznaczny z tradycyjnym zapisem odręcznym. Przepisy rozporządzenia Ministra Finansów (aktu wykonawczego do ustawy o VAT) wymagają, aby na fakturze znalazły się nie tylko imiona i nazwiska osób uprawnionych do wystawienia i otrzymania faktury, ale również ich czytelne podpisy. Wyjaśnienia, co oznacza słowo "czytelny" niestety brak. Zakładając jednak, że warunek czytelnego podpisu jest spełniony, jakie jeszcze warunki pozostały? Faktura powinna zawierać określone informacje i być wystawiona w dwóch egzemplarzach, z których jeden będzie nosił tytuł "oryginał", drugi zaś "kopia".

Wydaje się, że z technicznego punktu widzenia, przy wystawianiu faktur w formie elektronicznej, łatwo spełnić wszelkie tego typu wymogi. Należy jednak pamiętać, że żyjemy w kraju, w którym papier wciąż jeszcze zajmuje szczególne miejsce w sercach urzędników organów skarbowych. Nawet drobne uchybienia formalne mogą doprowadzić do zakwestionowania przez urzędników rozliczeń podatkowych. Tym bardziej, że w przepisach podatkowych brak jest wyraźnego wskazania, że do elektronicznych dokumentów można stosować zasady obowiązujące w przypadku tradycyjnych faktur papierowych. Praktyczne problemy mogą wiązać się z ustaleniem czasu wystawienia faktury elektronicznej (co jest potrzebne dla ustalenia powstania obowiązku podatkowego), czasu otrzymania tego rodzaju faktury (co jest konieczne dla ustalenia chwili odliczenia podatku naliczonego), czy też momentu otrzymania potwierdzenia odbioru faktur korygujących.

Nieuregulowana w przepisach podatkowych pozostaje kwestia przechowywania faktur podpisanych elektronicznie. Nie wiadomo czy wystarczy zapisać je na dysku, czy też trzeba je wydrukować. Znając praktykę działania organów skarbowych papierowe wersje faktur będą wymagane tak długo, jak nie powstaną jednoznaczne przepisy mówiące o tym, że z papieru można zrezygnować.

W większości krajów Unii Europejskiej można stosować faktury elektroniczne, ale podstawą tych działań jest nie tylko ustawa o podpisie elektronicznym, ale również odpowiednie zapisy w lokalnych ustawach podatkowych, a także wspólne przepisy obowiązujące w całej Unii (chodzi tu w szczególności o Dyrektywę Nr 2001/115/EC). W Polsce obowiązuje, jak na razie, tylko ustawa o podpisie elektronicznym natomiast ani aktualne przepisy podatkowe, ani projekty takich przepisów (które mają zacząć obowiązywać po wejściu naszego kraju do Unii Europejskiej) nie przewidują możliwości wystawiania faktur w formie elektronicznej. Wypada zatem mieć nadzieję, że od 1 maja 2004 r. Polska będzie przestrzegać zasad wynikających ze wspomnianej dyrektywy. Dyrektywa, co do zasady, jest wiążąca dla wszystkich państw członkowskich, zobowiązując je do uznawania faktur elektronicznych, pod warunkiem że zostanie zagwarantowana autentyczność ich pochodzenia oraz rzetelność zawartych w nich informacji.

Tutaj należy jednak zauważyć, iż zgodnie z dyrektywą państwa członkowskie Unii mogą również wprowadzić własne, wewnętrzne wymagania dotyczące sporządzenia dodatkowego dokumentu w formie papierowej. Na szczęście ma być to tylko dokument zbiorczy, podsumowujący określony okres rozliczeniowy. Znając przywiązanie polskich organów podatkowych do tradycyjnego papieru, można przypuszczać, że Polska z powyższej możliwości z pewnością skorzysta.