Wisienka na torcie

Do niedawna Urząd Miasta Szczecina, jak większość urzędów w kraju, borykał się z problemem przygotowania i dystrybucji szybkiej, syntetycznej informacji o stanie finansów miasta. Grube, opasłe tomiszcza, jakimi są raport o stanie finansów miasta czy informacja o wykonaniu budżetu, zawierają szczegółowe informacje, ale ich analiza wymaga cierpliwości. Sporządzanie papierowych analiz na żądanie nie rozwiązywało problemu. Ponadto analizy finansowe przygotowywane były często w formie wielostronicowych wydruków, które nie są przystępną formą przedstawiania danych finansowych prezydentom czy dyrektorom wydziałów, odpowiedzialnym za wydawanie publicznych pieniędzy.

Głód informacji

Sytuacja zmieniła się po wdrożeniu w urzędzie systemu ERP. "Kokpity finansowe to integralna część systemu ERP - wisienka na torcie. Kiedy planowaliśmy wdrażanie systemu ERP, logiczne było nadbudowanie hurtowni danych, systemu analitycznego i prezentacji danych" - opowiada Andrzej Feterowski, dyrektor Wydziału Informatyki Urzędu Miasta Szczecina.

Zobacz również:

• Trendy i wyzwania dla przedsiębiorców w 2024 roku – ekspercka analiza Comarch

Wiadomo że decydenci mają specyficzne potrzeby informacyjne. Powyżej pewnego szczebla zarządzania nie ma czasu i potrzeby analizowania wielostronicowych opracowań. Prezydent miasta, jego zastępcy, skarbnik i sekretarz potrzebują szybkiej, przedstawionej w prosty, syntetyczny sposób informacji na temat finansów miasta, którą w razie potrzeby mogą pogłębić. Zagregowane dane i analizy finansowe z wybranych obszarów finansowych są też potrzebne dyrektorom poszczególnych wydziałów urzędu, którzy potrzebują stałej kontroli nad swoimi budżetami i stanem realizacji zadań.

Od samego początku wdrażania systemu ERP w Urzędzie Miasta wiadomo było, że zostaną stworzone menedżerskie kokpity finansowe. Początkowo nie było tylko wiedzy i pomysłu, jak to zrobić. Ułatwieniem był fakt, że wiadomo było, czego potrzebują decydenci - jakiego rodzaju informacji i w jakiej formie. "Nie chcieliśmy, by był to pakiet stałych raportów, który wymagałby od decydentów definiowania potrzeb informacyjnych i rodzajów analiz. Wiadomo było bowiem, że osoby, którym ma służyć ten system analityczny, nie mają czasu na definiowanie zapytań - muszą mieć podane potrzebne informacje na tacy" - wyjaśnia Andrzej Feterowski.

Przez dwa lata wdrażania systemu ERP gromadzono dane, z których korzysta obecnie system prezentacji danych i przygotowywano rozwiązanie programistyczne. Funkcjonuje ono od kwietnia br. i jest wykorzystywane przez ok. 70 osób należących do kadry zarządzającej. Przez najbliższe miesiące mają one czas na zgłaszanie uwag i potrzeb, których nie zaspakaja zaproponowany system.