Walka z fuchami
- 03.06.2008
Systemy zdalnego monitoringu floty pojazdów umożliwiają poprawę organizacji i usprawnienia obsługi zleceń, ale także eliminację nadużyć, trudnych do skontrolowania w inny sposób. Przykładem są efekty wdrożenia w firmie GEA-NOVA.
Systemy zdalnego monitoringu floty pojazdów umożliwiają poprawę organizacji i usprawnienia obsługi zleceń, ale także eliminację nadużyć, trudnych do skontrolowania w inny sposób. Przykładem są efekty wdrożenia w firmie GEA-NOVA.
Na rynku dostępnych jest wiele systemów monitoringu pojazdów, a większość bazuje oczywiście na technologii GPS. Firma GEA-NOVA, działająca w branży gospodarki wodno-ściekowej, wdrożyła system, który zapewnia dokładną kontrolę działań kierowców ciężarówek. Rozwiązanie to umożliwia samoczynne rejestrowanie postojów, monitorowanie pracy urządzeń pojazdu, obsługuje geokodowanie i zawiera moduł rejestracji zleceń.
Dopełnić na lewo
Struktura systemu do zdalnego monitoringu aktywności floty pojazdów w firmie GEA-NOVA
"Do wykrywania <<lewych>> zleceń nie było potrzebne monitorowanie poziomu napełnienia pojazdu. Chociaż technicznie jest to możliwe, byłoby zbyt kosztowne. Wykrycie nadużyć jest możliwe za pomocą analizy przejazdów, postojów i pracy urządzeń samochodu asenizacyjnego" - mówi Michał Paca, kierownik działu sprzedaży w GEA-NOVA. Najważniejszym elementem kontroli jest sprawdzanie, czy na pracę w danym miejscu rzeczywiście było zlecenie. System monitoringu bazujący wyłącznie okresowym podglądzie położenia z GPS nie zawsze daje jednoznaczną odpowiedź na takie pytanie, ponadto przy większej liczbie zleceń, coś może umknąć uwadze spedytora. Dla firmy GEA-NOVA istotne było, aby system umożliwiał przedstawienie na mapie punktów wraz z informacjami o zleceniach.
Oprócz kontroli kierowców i współpracy z nimi, systemy monitoringu posiadają jedną ważną zaletę z punktu widzenia obsługi klienta. Wyświetlone na mapie położenie wszystkich samochodów pozwala określić przybliżony czas dojazdu do oznaczonego miejsca. "Klienci bardzo często pytają się telefonicznie o dokładną godzinę przyjazdu naszej ciężarówki. Dzięki wizualizacji na mapie wszystkich naszych pojazdów możemy udzielić od razu precyzyjnej i zawsze aktualnej odpowiedzi. To podnosi naszą wiarygodność - twierdzi Michał Paca.
Odlać z baku
W wielu firmach dość często spotykanym procederem jest kradzież paliwa. Wykrycie takiego nadużycia za pomocą samej analizy rozchodów nie jest proste, m.in. ze względu na zmienną charakterystykę zużycia paliwa związaną z różnym natężeniem pracy maszyn i samochodów. Zapis zużycia paliwa za pomocą rejestratora też nie rozwiązuje sprawy, bo pomysłowi kierowcy mają na to swoje sposoby.
Jak twierdzi Michał Paca, kontrola obejmująca zarówno położenie samochodu, jak i poziom paliwa w zbiorniku, daje bardzo dobre wyniki. Do wykrycia i udowodnienia kradzieży nie wystarczy bowiem sam fakt spadku poziomu paliwa. Gdy natomiast przedstawi się ciąg zdarzeń polegających na zatrzymaniu pojazdu w konkretnym miejscu oraz występującym podczas postoju spadku poziomu paliwa, nieuczciwość kierowcy jest widoczna jak na dłoni.
Zmowa w firmie
Najpoważniejszym nadużyciem w firmach tego typu jest zmowa kierowców i dyspozytora polegająca na zleceniach niefakturowanych. Gdy nieuczciwy dyspozytor przygotuje "lewe" zlecenia w odpowiedni sposób, nawet monitoring położenia samochodu może nie dać jednoznacznej odpowiedzi. Dopiero zestawienie pracy składników pojazdu, takich jak pompa lub podnośnik, z położeniem dekodowanym geograficznie, umożliwia wykrycie fuch. "W przypadku naszej firmy takie zdarzenie nie miało miejsca, ale kilka kradzieży paliwa i niemal nagminną realizację <<prywatnych zleceń>> przez byłych już pracowników, po wdrożeniu systemu udało się łatwo wykryć i udowodnić - twierdzi Michał Paca.
W przypadku niektórych firm poważnym problemem mogą być nieuczciwe zlecenia wykonywane podczas legalnych kursów (na przykład przy wywózce śmieci lub przewozie towaru). O ile całkowite ukrócenie procederu jest bardzo trudne, zastosowanie geokodowania wraz z bazą klientów i połączenie danych z informacjami o pracy urządzeń samochodu, może pomóc w wychwyceniu większości lewizn.
Od kontroli do współpracy
Przez pracowników rozwiązania takie jak GPS są traktowane głównie jako narzędzie kontroli. Czasami bywają potajemnie montowane w samochodach. Jeśli nie są one jawnym i istotnym elementem rozliczania pracownika, zdarza się, że kierowcy celowo niszczą rejestratory. W GEA-NOVA wybrano rozwiązanie polegające na wymuszeniu współpracy z systemem. Każdy kierowca ma klucz identyfikacyjny, wkładany do terminala. Wyjazd bez klucza równa się utracie premii za przejazd, gdyż kierowcy są rozliczani na podstawie informacji dostarczanych z systemu. Za zepsucie urządzenia grożą kary finansowe.
Systemy monitoringu z jednej strony umożliwiają niemalże całkowitą likwidację nadużyć, ale z drugiej strony chronią uczciwych pracowników. Przykładowo system informuje, że kierowca rzeczywiście pojechał w konkretne miejsce, stał tam przez dany czas i wykonał zlecenie (np. przystawka mocy pracowała przez czas wystarczający do odpompowania zamówionej ilości ścieków). Jeśli zlecenia nie wykonał choćby z powodu nieobecności właścicieli na posesji, w systemie pozostaje zapis obecności samochodu. Stanowi to też ważną informację w razie reklamacji dotyczącej jakości usług.
Oprócz modułów rejestracji, dostępne są także terminale, umożliwiające bezpośrednie wysyłanie informacji o zleceniach wprost do kierowcy pojazdu. Ułatwia to koordynację zleceń, zmniejsza się problem pustych przebiegów. Ponadto kierowca może od razu wysłać informacje do bazy o statusie zlecenia, na przykład informacje o wykonaniu lub nie, o odrzuceniu zlecenia itd. Dzięki temu, liczba telefonów do kierowców spada, a praca dyspozytury oraz pracowników w terenie jest bardziej efektywna.
Po prostu łatwiej
Możliwość kojarzenia zleceń z lokalizacją geograficzną i nanoszenia ich na elektroniczną mapę istotnie ułatwia pracę spedytorów. System automatycznie informuje o stanie poszczególnych zleceń i spedytor nie musi zapisywać. Odciążenie spedytorów od ręcznego zapisywania informacji i samoczynne rejestrowanie wykonanych zleceń powoduje, że ich praca jest wydajniejsza. W pewnych przypadkach zlecenia można łączyć, co automatycznie podpowiada oprogramowanie. Optymalizator zleceń, co prawda nie wyręczy dobrego spedytora, ale na pewno go odciąży i uchroni od popełniania błędów.
Efektem ubocznym wdrożenia systemu monitoringu floty wraz z modułem obsługi zleceń jest całkowita zmiana zasad prowadzenia pracy w dyspozyturze. Proces usługowy kończy się wystawieniem faktury i monitorowaniem płatności. Wystawienie faktury może odbywać się w tym samym programie, zaś informacja o dokumencie i rozrachunkach powinna być umieszczona automatycznie w programie finansowo-księgowym. "W firmie GEA-NOVA pracuje oprogramowanie Symfonia FK i system monitoringu został z nim zintegrowany. Faktury za usługi nie objęte standardowymi zleceniami są wystawiane w innym programie" - twierdzi Michał Paca. Jego zdaniem, wdrożenie systemu elektronicznego zarządzania zleceniami, który potrafi dokonywać rozliczeń, powoduje bardzo poważne zmiany w firmie. Wzrasta efektywność pracy kierowców i głównej dyspozytury, firma staje się bardziej elastyczna, zaś od oszczędności paliwa znacznie ważniejsze są zyski biznesowe spowodowane lepszym wykonywaniem usług.