Ujednolicona komunikacja - zmiany w firmie
- Dariusz Niedzielewski,
- 05.03.2007
Wdrożenie w przedsiębiorstwie nowych rozwiązań telekomunikacyjnych zawsze wiąże się z koniecznością mniejszej lub większej modernizacji infrastruktury. Jednak według wielu specjalistów inwestycja w Unified Communications już w krótkim czasie może przynieść wymierne korzyści.
Wdrożenie w przedsiębiorstwie nowych rozwiązań telekomunikacyjnych zawsze wiąże się z koniecznością mniejszej lub większej modernizacji infrastruktury. Jednak według wielu specjalistów inwestycja w Unified Communications już w krótkim czasie może przynieść wymierne korzyści.
Koszty połączeń spadną, czas oczekiwania na nie ulegnie znacznemu skróceniu, a docelowo pojawią się dodatkowe funkcjonalności, takie jak Instant Messaging, telekonferencje czy rozszerzona prezentacja. Obecnie problemem jest jednak wybór odpowiedniego dla danej firmy rozwiązania, które spełni wszystkie niezbędne wymagania.
Jedynie słuszna komunikacja
Unified Communications - wszystko w jednym
Grzegorz Dobrowolski
dyrektor ds. rozwoju biznesu, Cisco Systems Polska
Rozwój zintegrowanej komunikacji to większa mobilność i efektywność pracy. Po co podróżować przez kilka godzin, żeby odbyć godzinne spotkanie, jeśli taki sam efekt można osiągnąć, realizując wirtualne spotkanie oszczędzając czas i pieniądze. Ponadto numer telefonu nie jest już związany z konkretnym aparatem, ale z danym użytkownikiem systemu. Logując się do telefonu, pracownik pobiera swój profil wraz z numerem telefonu i uprawnieniami. System umożliwia również łączenie funkcji telefonu GSM z systemem komunikacji wewnętrznej, tak aby mógł on być częścią takiego systemu. Pracownik będąc na terenie biura korzysta dalej z telefonu komórkowego, z tym że staje się on jednocześnie aparatem wewnętrznego systemu komunikacyjnego i w pierwszej kolejności wykorzystuje tańsze połączenia w technologii VoIP. W niedalekiej przyszłości pojawią się systemy pozwalające realizować wirtualne spotkania, które nie tylko zapewnią pełną możliwość komunikacji i pracy na wspólnych danych, ale również zapewnią złudzenie rozmowy "twarzą w twarz" pomimo faktu, że nasz rozmówca będzie przebywał kilkaset kilometrów od nas. Pionierskim przykładem tego typu zaawansowanego rozwiązania komunikacyjnego jest Cisco Telepresence.
Na bazie doświadczeń firmy Cisco ze sprzedaży rozwiązań Unified Communications zarówno w Polsce, jak i na świecie należy się spodziewać postępującej migracji w kierunku rozwiązań konwergentnej komunikacji opartej na protokole IP. Polski rynek telekomunikacyjny rozwija się w bardzo szybkim tempie. Szacuje się, że w 2007 r. wartość rynku usług telekomunikacyjnych w Polsce przekroczy 40 mld zł, a liczba abonentów usług szerokopasmowych do końca 2009 r. zwiększy się do ponad 7 mln (za PMR Research).
Szybciej i taniej
Jednym z głównych powodów wdrażania systemów ujednoliconej komunikacji w firmach jest chęć obniżenia kosztów za wykonywanie połączeń. Tymczasem, z punktu widzenia jakości obsługi biznesowej, niemniej ważna jest szybkość, z jaką klient kontaktuje się z usługodawcą bądź producentem.
Według badań przeprowadzonych przez AT&T ponad 70% połączeń w firmach przechodzi przez etap "oczekiwania" na rozmowę z docelową osobą. Czas tracony bezproduktywnie na tego typu niedogodnościach wynosi średnio 45-60 s dla każdego telefonu. Jest on potrzebny albo na odnalezienie adresata połączenia, albo na cykl przełączania między centralami (zewnętrznymi i wewnętrznymi). Analizy wykonane na zlecenie spółki Office Team, zajmującej się kwestiami związanymi z zatrudnieniem, pokazują, że przeciętnie pracownicy czekają ok. 17 min dziennie na uzyskanie pożądanego połączenia. Prawie 80% telefonów kończy się na konieczności nagrania się na poczcie głosowej.
Rozwiązania Unified Communications pozwalają znacznie skrócić czas potrzebny do nawiązania połączenia z właściwą osobą i w wielu przypadkach uzyskać ważne i szczegółowe dane. Jest to przede wszystkim efekt właściwości systemów UC, takich jak: większa dostępność pracownika (niezależnie czy znajduje się przy biurku, w firmie czy w podróży służbowej), łatwy i bezpośredni kontakt z danym odbiorcą, zaimplementowane aplikacje IM, rozszerzona prezentacja czy prosty dostęp do firmowej bazy danych (softphone, PDA, laptopy itp.).
Specjaliści z Sage Research twierdzą, że każdego miesiąca problemy w komunikacją biznesową ma co piąta firma. U 13% opóźnienia, mające swoje odbicie w finansach, występują w odstępach tygodniowych. Według Sage Research wdrożenie rozwiązań Unified Communications skraca czas potrzebny do uzyskania połączenia z daną osobą o 32 min dziennie, a w przypadku pracowników mobilnych czas ten wynosi aż 40 min. W połączeniu z niskimi kosztami transmisji głosu/danych w sieciach pakietowych daje to wymierne korzyści (w badaniach na określonej grupie przedsiębiorstw kwota ta wyniosła ok. 1700 USD na miesiąc). W ciągu roku produktywność mierzona na jednego pracownika zwiększa się zaś o 3,5 dnia. W podobnym tonie przedstawiają wyniki swoich badań analitycy amerykańskiej firmy The Radicati Group, według których stosowanie systemów UC oznacza wzrost wydajności pracownika o 25-40 min dziennie. Wszystko to wpływa na szybszy zwrot kosztów inwestycji (ROI) w nowe rozwiązania, co dodatkowo może przekonać dyrektorów IT wielu spółek. Tym bardziej, że wielu z nich oczekuje, że inwestycje w zaawansowane technologie zaczną już teraz przynosić efekty, takie jak uproszczony i sprawny system komunikacji w firmie czy łatwy, tani i pewny kontakt z pracownikami mobilnymi oraz wykonującymi swoje obowiązki na zasadzie telepracy.
Unified Communications to także korzyści płynące z ujednolicenia infrastruktury sieciowej. Używanie jednego typu sieci do obsługiwania połączeń wychodzących z przedsiębiorstwa oznacza lepsze wykorzystanie jej zasobów, relatywnie mniejsze koszty dzierżawy łączy oraz możliwość oddania jednej firmie w outsourcing usług związanych z administrowaniem i zarządzaniem całym systemem. W środowisku IP łatwiej jest także kontrolować pojedynczego użytkownika (jego aktywność w sieci, liczbę wykonywanych połączeń, billing), co dodatkowo zwiększa bezpieczeństwo całej infrastruktury.