Systemy obiegu dokumentów

Bardzo istotny, przy wdrażaniu systemu bazodanowego obsługującego obieg informacji, jest zastosowany mechanizm wyszukiwania informacji. Sposób zadawania pytań musi być intuicyjny, tak by z zadaniem tym radził sobie każdy pracownik firmy.

W bazie powinien być odnotowywany każdy dokument trafiający do firmy lub z niej wychodzący. Nawet jeśli któreś z tych dokumentów ulegają przedawnieniu i są usuwane, to zawsze powinien w niej zostać ślad takiej operacji, tak by była pewność, że dany dokument istniał i został skasowany.

Poczta - trzon systemu

Podstawą każdego systemu obiegu informacji jest poczta elektroniczna. Aby była ona rzeczywiście przydatna dla użytkownika, musi on za jej pośrednictwem mieć możliwość wykonania jak największej liczby rutynowych czynności, tzn. przede wszystkim komunikowania z innymi, potwierdzania i anulowania przekazywanych mu zapytań, wysyłania i odbierania faksów oraz innych dokumentów.

W tym celu poczta musi być zintegrowana z używanym w firmie oprogramowaniem biurowym: edytorami tekstu, arkuszami kalkulacyjnymi itd. System pocztowy powinien ponadto zapewniać możliwość uczestniczenia w forach dyskusyjnych służących do wymiany myśli i projektów pomiędzy wieloma osobami jednocześnie.

Szczególnie istotna z punktu widzenia systemu obiegu informacji jest dystrybucja faksów i skanowanych dokumentów oraz faksów generowanych przez użytkowników. Każdy z tych dokumentów musi znaleźć się także w centralnej bazie danych wraz z ewentualnymi adnotacjami osób, które określają trasę takich dokumentów w firmie. Warto także w procesie ich skanowania, zaprzęgnąć do pracy oprogramowanie typu OCR zajmujące się rozpoznawaniem znaków i przetwarzaniem obrazu zeskanowanej strony na tekst w ASCII. Niestety, wykorzystanie takiego oprogramowania, ze względu na zbyt małą skuteczność, powinno być ograniczone, np. tylko do rozpoznawania, czy strona widoczna na ekranie nie jest przypadkiem ułożona "do góry nogami" lub obrócona. Pozwala to częściowo wyręczyć sekretarkę rejestrującą, skanującą i dystrybuującą nadchodzące dokumenty.

Procedury przepływu dokumentów

Najważniejszym zadaniem przy wdrażaniu systemu obiegu dokumentów w firmie nie jest wcale zakup sprzętu, oprogramowania czy przeszkolenie pracowników, ale zdefiniowanie odpowiednich procedur przepływu informacji i dokumentów. Wiadomo, np. że faktura z zagranicy powinna być najpierw przesłana do dyrektora firmy, który musi ją zatwierdzić, następnie trafia ona do głównego księgowego, potem do sekretarki i na końcu do księgowości. Taki proces obiegu faktury można próbować wymusić mówiąc pracownikom, by przesyłali w określonej kolejności dokumenty, ale w takim przypadku nigdy nie wiadomo, kto przetrzymuje dokument.

Zadaniem tworzących system obiegu informacji jest takie przygotowanie standardowych procedur, by poszczególne osoby biorące w nich udział miały tylko dwie lub trzy możliwości po otrzymaniu dokumentu - jego potwierdzenie, zanegowanie lub odłożenie na później (ale wtedy system może od razu poinformować, czy konkretna osoba otrzymała już wiadomość i co z nią zrobiła). Zdefiniowanie tych procedur jest czasochłonne i wymaga dużej dokładności. Oprócz informacji o tym, jaka jest droga standardowych dokumentów, system powinien także odwzorowywać strukturę firmy, tzn. mieć wydzielone grupy użytkowników z określonymi prawami dostępu do danych i uwzględniać relacje pomiędzy pracownikami (tak by np. szef miał dostęp do skrzynek pocztowych swych podwładnych, a sekretarka do jego terminarza itp).

Bardzo istotną cechą, szczególnie dla osób zarządzających firmą, jest możliwość tworzenia różnorodnych statystyk, które na podstawie informacji z centralnej bazy danych informować będą o wydajności poszczególnych pracowników - liczbie załatwionych przez nich spraw, spraw odroczonych czy spóźnieniach. Informacje takie pozwalają rzeczywiście ocenić pracę konkretnych osób. Może się, np. okazać, że pracownik, którego cały czas uważa się za spóźnialskiego, bo przekracza wszystkie terminy, jest jednym z najlepszych w firmie gdyż realizuje trzy razy więcej zadań niż inni, co jest powodem powoduje opóźnienia.

Sprzęt

Koszty, jakie należy ponieść przy implementacji systemu obiegu dokumentów nie obejmują wyłącznie oprogramowania. Trzeba się także liczyć z upgrade'em komputerów używanych przez pracowników firmy, tak by zdołały one "zdzierżyć" wymaganiom oprogramowania. Ponadto firma przechodząca na komputerowy system obiegu dokumentów powinna zakupić co najmniej jeden skaner oraz komputerowy faks (najlepiej w postaci karty obsługującej kilka linii telefonicznych).

Warto także mieć nagrywarkę płyt CD-ROM, dzięki której możliwe będzie archiwizowanie starych dokumentów oraz jukebox, czyli wielopłytowy odtwarzacz płyt kompaktowych przydatny przy odczytywaniu zarchiwizowanych już danych. Często niezbędny jest też oddzielny serwer, na którym przechowywana będzie centralna baza danych i który zarządzał będzie całym systemem obiegu informacji w firmie.