Projekt od A do Z
- Antoni Bielewicz,
- 05.05.2003
W Zakładzie Energetycznym Tarnów dobiegło końca trwające 2 lata wdrożenie systemu mySAP. Co niezwykłe, udało się to zrobić w założonym terminie i poniżej zakładanego budżetu.
W Zakładzie Energetycznym Tarnów dobiegło końca trwające 2 lata wdrożenie systemu mySAP. Co niezwykłe, udało się to zrobić w założonym terminie i poniżej zakładanego budżetu.
Wdrożenie systemu zintegrowanego, zakończone w założonym terminie i budżecie? Do tego zrealizowane w dużym zakładzie, który nigdy wcześniej nie wdrażał tak skomplikowanych rozwiązań informatycznych? Mimo ciągłego rozwoju kadr i rynku IT w Polsce, takie doniesienia wciąż budzą zdumienie. Jak stwierdził jeden z wdrożeniowców, na niemal 80 projektów, które śledził w branży przemysłowej, zna może 2, 3, które udało się zakończyć zgodnie z planem. Jednym z nich jest ten w Zakładzie Energetycznym Tarnów (ZET). Co więcej, w Tarnowie udało się zakończyć projekt przy znaczących oszczędnościach założonego budżetu. W projekcie, obejmującym większość obszarów działania tarnowskiego zakładu, uczestniczyły katowicka Koma i SAP Polska.
Podatki, przyłączenia, strategiczne wyniki
Witold Krzysztoforski, kierownik projektu wdrożenia systemu mySAP
W ZET wdrożono moduły: księgowości, zarządzania środkami pieniężnymi i majątkiem trwałym, controllingu z rachunkiem kosztów pośrednich oraz centrów zysku i zarządzania gospodarką materiałową. W drugim etapie projektu, który rozpoczął się w kwietniu 2002 r. i zakończył rok później, wdrożono moduły: zarządzania personelem (wraz z zarządzaniem czasem pracy), gospodarki eksploatacyjnej, planowania i zarządzania inwestycjami oraz zarządzania strategicznego przedsiębiorstwem, stworzony wg strategicznej karty wyników. ZET korzysta także z modułów planowania i symulacji, zrealizowanych na podstawie hurtowni danych mySAP.
Ponadto specjaliści z katowickiej Komy stworzyli na potrzeby Zakładu Energetycznego Tarnów dwa autorskie rozwiązania dedykowane dla przedsiębiorstw energetycznych. Jednym z nich był system umożliwiający obsługę podatków od nieruchomości należących do przedsiębiorstwa. ZET rozporządza ogromnym majątkiem trwałym, który ciągle się zmienia. Każda z tych zmian znajduje swoje odzwierciedlenie w rozliczeniach finansowych z gminami. Wymaga to wystawienia deklaracji korygujących. Zmiany w majątku trwałym mają również wpływ na wysokość podstawy naliczenia podatków.
Drugi system został stworzony przez Komę z myślą o obsłudze procesu przyłączania odbiorców do sieci elektroenergetycznej. Umożliwia on analizę kosztów wykonania przyłączy, mniej istotną z punktu widzenia klienta, jednak bardzo ważną dla Zakładu, analizującego ściśle koszty prowadzenia działalności. "Jego stworzenie było o tyle trudne, że wymagało wykorzystania funkcjonalności z kilku modułów SAP - sprzedaży i dystrybucji, środków trwałych, eksploatacji, zarządzania projektami i obiegiem dokumentów" - wyjaśnia Witold Krzysztoforski.
Koszty i terminy
Tarnowski zakład energetyczny jest również jedną z pierwszych firm, w której wdrożono funkcjonalność mySAP w zakresie strategicznej karty wyników (balanced scorecard), umożliwiającą łatwy pomiar, z różnych perspektyw, efektywności poszczególnych działów przedsiębiorstwa i korygowania podejmowanych działań. "Jesteśmy przedsiębiorstwem jak każde inne. Mamy strategię, cele i system oceny realizacji tych celów, potrzebny do podejmowania decyzji. Dotychczas informacje te trafiały do nas dość późno. Teraz zarząd ma je niemal od ręki, co stanowi przewagę nie do przecenienia w kontekście czekającej nas konkurencji z innymi zakładami" - twierdzi Witold Krzysztoforski.
Dotrzymanie przyjętych terminów - prócz zaangażowania wszystkich uczestników - wymagało również zdecydowanych działań ze strony Komitetu Sterującego. "Wszystkie rozstrzygnięcia zapadały błyskawicznie. Szybko formułowano również wnioski i oceny pod adresem zespołu projektowego, co szalenie ułatwiło nam pracę" - mówi Piotr Krząkała, dyrektor ds. oprogramowania w katowickiej Komie. Terminowość nie byłaby możliwa bez odpowiedniego rozplanowania prac. Dzięki temu, zarówno w pierwszym jak i drugim etapie projektu, członkom zespołu projektowego w ZET udało się nawet wykorzystać wakacyjne urlopy, by potem - już po wypoczynku - wrócić do prac nad wdrożeniem. Nie bez wpływu na efektywność prac był również fakt, iż większość zadań realizowano w niewielkich kilkuosobowych zespołach. Uprościło to komunikację i przepływ wiedzy między wdrożeniowcami.
Offline i online
System mySAP zastąpił kilka aplikacji działających w Zakładzie Energetycznym Tarnów od wielu lat, w tym system finansowo-ksiegowy Koma UX, a także napisaną przez informatyków ZET aplikację kadrowo-płacową i system eksploatacyjny gromadzący informacje o systemach sieciowych gliwickiej spółki Integral ABC.
mySAP zintegrowano z dwoma systemami billingowymi rozliczającymi klientów indywidualnych i instytucjonalnych. Dane z obu aplikacji w trybie offline trafiają do modułów finansowo-księgowego i controllingu. Równocześnie między aplikacjami billingowymi i systemem zintegrowanym ustanowiono komunikację w czasie rzeczywistym wykorzystywaną w procesie rejestracji zgłoszeń. Dzięki temu operator przyjmujący zgłoszenie o awarii ma dostęp do informacji o miejscu przyłączenia klienta do sieci energetycznej (wykorzystywanej w dalszej obsłudze zdarzenia) oraz o stanie płatności klienta. Pozwala to zweryfikować zasadność zgłoszenia.
Ustanowienie komunikacji on-line za pomocą struktur pośrednich, udostępniających w systemie mySAP.com dane z systemu billingowego, okazało się znacznie prostsze niż tworzenie komunikacji offline i późniejsze porównywanie danych w systemie mySAP.com z pracującym bez przerw systemem billingowym.
Billing może w przyszłości
Zakład Energetyczny Tarnów, mimo decyzji o wdrożeniu niemal pełnej funkcjonalności mySAP, nie zdecydował się równocześnie na zakup rozwiązania do rozliczeń z klientami - mySAP IS-U. "Decyzja o wdrożeniu systemu mySAP wynikała z konkretnych potrzeb Zakładu. Natomiast eksploatowane u nas systemy billingowe do tej pory sprawdzają się jako skuteczne narzędzia. Nowy system billingowy nie był do tej pory rozważany, zwłaszcza że przez dwa lata byliśmy pochłonięci realizacją systemu mySAP.com" - twierdzi Witold Krzysztoforski. Uważa on również, że wdrażanie nowego systemu billingowego to temat na przyszłość, zwłaszcza w kontekście zmian struktury organizacyjnej energetyki w Polsce.