Poczta firmowa - własny serwer czy usługa zewnętrzna

Dla pracownika skorzystanie z poczty elektronicznej to po prostu klient poczty elektronicznej komputerze, telefonie czy dostęp przez WWW. Dla zarządu firm i administratorów IT znaczenie ma wiele innych aspektów - technicznych, organizacyjnych i oczywiście finansowych. Na rynku dostępnych jest wiele rozwiązań zapewniających obsługę poczty elektronicznej. Spróbujmy przyjrzeć się najpopularniejszym ich formom i temu, jak spełniają potrzeby różnego typu odbiorców.

Własny serwer

Jeszcze niedawno panowało przekonanie, że najlepszym rozwiązaniem jest posiadanie serwera pocztowego we własnej infrastrukturze i utrzymywanego go samodzielnie. Nadal wiele firm z takiego modelu korzysta. Niestety nie jest to rozwiązanie najtańsze - szczególnie w przypadku małych firm (chyba, że potrafimy je samodzielnie zainstalować i utrzymywać). Chcąc uruchomić usługę poczty we własnej infrastrukturze należy przede wszystkim dysponować łączem o odpowiedniej przepustowości ze stałym adresem IP, dodatkowo niezbędny jest zakup serwera i ewentualnie oprogramowania (w zależności od tego, na jakiej platformie systemowej chcemy uruchomić serwer pocztowy).

Zobacz również:

• Przeglądarka Chrome będzie jeszcze jakiś czas akceptować pliki cookie

O ile kosztów za łącze oraz platformę sprzętową nie unikniemy w żadnym wariancie, o tyle za system może nam posłużyć darmowy Linux z uruchomionymi usługami poczty (postfix, exim). Ogranicza to koszty wdrożenia, jednak należy mieć na uwadze fakt, że ktoś musi taki serwer zainstalować i poprawnie skonfigurować, a później należy go jeszcze utrzymywać. Dodatkowo dochodzi konfiguracja filtrów antyspamowych i ewentualny backup poczty. Realizacją tego wszystkiego musi zająć się jest administrator z odpowiednią wiedzą i doświadczeniem, a to kosztuje.

Jednym z najpopularniejszych rozwiązań dla firm oczekujących od własnych serwerów poczty zaawansowanej funkcjonalności (pracy grupowej, współdzielonych zasobów, rozbudowanych kalendarzy i zadań oraz obsługi urządzeń mobilnych) dyspozycji jest serwer Exchange firmy Microsoft. Rozwiązanie to jest dedykowane raczej większym firmom, które swoją infrastrukturę mają opartą na produktach Microsoftu z usługą Active Directory. Oprócz wspomnianych wcześniej podstawowych elementów infrastruktury (łącze, odpowiednia platforma sprzętowa), dochodzi koszt systemu serwerowego Windows, oprogramowania Microsoft Exchange oraz licencji dostępowych CAL. Oczywiście z uwagi na to, że serwer jest częścią infrastruktury przedsiębiorstwa, musi być zarządzany we własnym zakresie przez administratora z odpowiednimi umiejętnościami, co podwyższa koszt utrzymania serwera pocztowego.

Alternatywą dla Microsoft Exchange może być Kerio Connect (wcześnie znany jako Kerio Mail Server). Dostępny dla różnych platform systemowych jest prostszy w implementacji i zarządzaniu niż Exchange i jednocześnie posiada podobną do niego funkcjonalność. Jak deklaruje producent, serwer poczty bez problemu daje się zainstalować również na systemach klienckich Microsoft (Windows XP, 7).