Nasza praca z budżetem IT

Jesteśmy w trakcie zmiany naszego informatycznego systemu zarządzania przedsiębiorstwem, zaczęliśmy go wdrażać w listopadzie, ale już zaczynają się szkolenia. Zmieniamy samo jądro działalności firmy, to wielka operacja, która wszystkich dotyczy" - mówi CIO w Proffice.

Równolegle z tymi zmianami prace nad budżetem wchodzą w końcową fazę i Christian Malmberg musi jeszcze raz wszystko przemyśleć i przeliczyć przed 2012 rokiem. "W budżecie nie chodzi przecież tylko o liczby, ale o cały plan biznesowy" - podkreśla.

Zobacz również:

• 9 cech wielkich liderów IT

Christian Malmberg mówi, że proces formowania budżetu w Proffice jest zgodny z rokiem kalendarzowym. W maju rozlega się wystrzał startera, kiedy nadchodzi dyrektywa z zarządu, uzgodniona już z pięcioletnim planem strategicznym. Po kilku iteracjach zarząd w grudniu zatwierdza wersję ostateczną.

Zadanie IT polega na przełożeniu dyrektywy na praktykę. Dzieje się to pod przewodnictwem Christiana Malmberga jako CIO. "Zaraz po majowym zebraniu zarządu zasiadamy do skonkretyzowania linii strategicznych w formacie IT. A kiedy skończy się lato, wracamy do danych liczbowych" - wyjaśnia.

We wrześniu materiał wysyłany jest do jednostek biznesowych do zaopiniowania, a kiedy już zostanie przemaglowany na wszystkie strony, powstaje końcowa propozycja, którą przedstawia się zarządowi w listopadzie - wszystko po to, żeby zapewnić osiągnięcie założonych celów biznesowych. "Nasza praca w IT ma zawsze odzwierciedlać ogólne cele i zakładany zysk docelowy. Zakładamy osiągnąć 7 mld obrotu i 6-proc. margines zysków w 2013. Na taki cel się orientujemy i do tego dążę. Wszystkie nasze cele IT i plany operacyjne są temu podporządkowane" - podkreśla z mocą.

Prowadzenie działalności a projekt

Kwestią sporną pozostaje, co powinno wchodzić w budżet IT. Współcześnie technologia informacyjna to, jak wiadomo, nie tylko sprawa działu IT.

IT ma swój udział we wszystkich aspektach działalności.

Proffice rozgranicza "działalność operacyjną" i "projekt", należące do różnych procesów budżetowych. Bieżące koszty i ulepszenia, a więc budżet operacyjny, to, ile może kosztować PC i sieć, mają swój stały budżet, który zatwierdzany jest w sierpniu i należy to do mnie. Poza tym mamy roboczą listę projektów związanych z IT, za które jesteśmy współodpowiedzialni. To właśnie ten budżet jest teraz uzgadniany i zostanie przedstawiony zarządowi w listopadzie - wyjaśnia Christian Malmberg.

Czy tak powstały budżet jest sztywny, czy istnieje możliwość zmian? "Działalność operacyjna jest względnie stała, nie jest to coś, co by trzeba było co chwilę modyfikować. Ale gdyby coś się stało, na przykład kupilibyśmy jakieś przedsiębiorstwo albo drastycznie zmieniła się koniunktura, wtedy włączamy nasz ‘advisory board’ i rewidujemy plan" - wyjaśnia szef IT w Proffice. Z kolei projekty strategiczne mają raczej charakter "start-stop" i mogą ulegać zmianom w ciągu roku.

Własność i priorytety

Jako CIO, Christian Malmberg jest upoważniony do decydowania o budżecie operacyjnym. Budżet projektowy także planowany jest przez CIO, ale priorytety wyznacza kierownictwo, tak samo jak w przypadku innych, kluczowych inwestycji biznesowych. Wszystko w porozumieniu z PMO (Project Management Office), czyli Review Board, w którego skład wchodzą: CIO, CFO, HR, Dział Komunikacji oraz dwóch reprezentantów jednostek biznesowych.

PMO nie jest grupą zarządzającą - każdy projekt ma własną - tylko zajmuje się przeglądem projektów - podkreśla Christian Malmberg. "Spotykamy się co drugi tydzień, żeby skontrolować status bieżących projektów, dyskutujemy i wyznaczamy priorytety lub zamykamy projekty, gdy zachodzi taka potrzeba" - wyjaśnia.