Jedna baza miliony dokumentów
- Krzysztof Jakubik,
- 27.11.2007
Zarządzanie milionami niezestrukturyzowanych informacji to nie lada wyzwanie, któremu chce sprostać EMC, prezentując nową strategię i plany rozwoju technologii.
Zarządzanie milionami niezestrukturyzowanych informacji to nie lada wyzwanie, któremu chce sprostać EMC, prezentując nową strategię i plany rozwoju technologii.
Nowe rozwiązania i narzędzia umożliwiające zarządzanie treściami i dokumentami niezestrukturyzowanymi zaprezentowały EMC i partnerzy tej firmy podczas konferencji Momentum Europe 2007.
Tematyka prezentacji dotyczyła głównej platformy EMC - Documentum 6, która umożliwia tworzenie baz danych i zarządzanie przechowywanymi w nich dokumentami i informacjami.
Narzędzie to pozwala na zarządzanie plikami niezestrukturyzowanymi, porządkując je i umożliwiając wprowadzenie zasad zarządzania cyklem życia. Możliwe jest także zarządzanie informacjami w kontekście procesów biznesowych.
Oprogramowanie Documentum 6 ułatwia utrzymanie zgodności z przepisami, pozwalając na szybkie odnalezienie - znajdującego się gdzieś w sieci - dokumentu, który może być np. dowodem w sprawie sądowej o niewywiązanie się partnera z umowy.
Igła w stogu siana
Przy systematycznie rosnącej liczbie informacji przechowywanych w zasobach IT przydatność tego typu systemów trudno kwestionować.
Praktycznie w każdej firmie ogromna ilość wiedzy znajduje się w plikach oraz poczcie elektronicznej i załącznikach do wiadomości e-mail. Wszystkie te informacje często znajdują się poza bazami danych i stanowią wiedzę, której z reguły brak narzuconej odgórnie struktury. Są to pliki niezestrukturyzowane. Aby je uporządkować, konieczne są narzędzia, którym będzie można zlecić zadanie przeprowadzenia analizy dokumentów i połączenie ich w odpowiednie wątki.
Opracowuje je dział EMC, który zajmuje się oprogramowaniem Documentum i jest kluczową częścią firmy związaną bezpośrednio z przetwarzaniem informacji.
Obecnie - w ramach systemu Documentum - mogą być przetwarzane praktycznie wszystkie rodzaje informacji, od tradycyjnych dokumentów i wiadomości poczty elektronicznej, przez zmieniające się strony WWW i treści korespondencji wewnątrz komunikatorów internetowych, po treści multimedialne. Treściami tymi można zarządzać przez cały proces ich życia - od wytworzenia elektronicznej informacji (np. zeskanowania dokumentu papierowego) do jej finalnej archiwizacji bądź usunięcia.
Nowa strategia na najbliższe lata
Google Search Appliance 5.0 - współpracujący m.in. z EMC Documentum, a także z IBM FileNet, Microsoft Sharepoint i OpenText Livelink - POZWALA NA przeszukanie wszystkich firmowych zasobów, korzystając z silników swojej wyszukiwarki internetowej. Funkcja Date Biasing umożliwia wpływanie na pozycjonowanie wyników wyszukiwania z uwzględnieniem czasu utworzenia lub modyfikacji znalezionego dokumentu.
Inwestycje EMC we wspieranie partnerów tworzących jej rozwiązania nabierają coraz większego tempa. Producent m.in. organizuje konkurs i nagradza współpracujące firmy za najbardziej innowacyjne aplikacje zbudowane na bazie platformy EMC Documentum 6. Firma ma obecnie ponad 500 partnerów i certyfikowała ok. 80 stworzonych przez nich aplikacji oraz modelowych wdrożeń. Wśród najbardziej popularnych są rozwiązania do zarządzania klientami w działach usługowych (śledzenie historii kontaktów z klientem), zarządzania dokumentacją w procesie projektowania nowych produktów i ich produkcji oraz zarządzania korespondencją czy umowami w firmach z sektora finansowego. Istnieją też ciekawe rozwiązania dla rynku medialnego (zarządzanie treściami multimedialnymi).
Plany rozwoju technologii
Przedstawiciele EMC proszeni o nakreślenie najważniejszych wyzwać i kierunków rozwoju technologii twierdzą, że przede wszystkim przyjdzie im stawić czoła konieczności zwiększenia wydajności rozwiązań, co będzie miało priorytet nad funkcjonalnością. Spowodowane jest to coraz większą koniecznością archiwizacji i analizy treści multimedialnych - obrazów, dźwięku i wideo. Na to nakłada się coraz większa potrzeba np. automatycznego rozpoznawania głosu, gdzie technologie nie są jeszcze wystarczająco dopracowane, chociaż bardzo obiecujące. Widać też rosnącą potrzebę archiwizowania sesji w ramach internetowych wideokonferencji.
Ważne jest także takie przygotowywanie aplikacji, aby jak najszybciej przynosiła ona klientowi zwrot z inwestycji - twierdzi Balaji Yelamanchili, wiceprezes działu EMC poświęconego systemom zarządzania treścią i archiwizacji. W przyszłości wszyscy będą potrzebowali systemów do zarządzania informacją. Będą musieli nauczyć się, jak skutecznie przekopywać się przez gąszcz dokumentów, jak w inteligentny sposób łączyć te dokumenty w wątki, co finalnie ma pozwolić firmom podejmować lepsze decyzje. Pozyskana w ten sposób wiedza to siła, a w dzisiejszych trudnych czasach jej brak może doprowadzić firmę do bankructwa.