Jak nie utonąć w papierach
- Piotr Waszczuk,
- 29.03.2011
Jego zdaniem niedojrzałość organizacyjna i wynikający z niej brak spójności w działaniach z obszaru zarządzania informacją jest problemem niezależnym od branży czy wielkości firmy, wynikającym głównie z braku wewnętrznej integracji organizacyjnej oraz spójnej wizji procesów biznesowych. "Firmy, które przeszły na zarządzanie procesowe i w tym kierunku doskonalą swoje struktury, będą znacznie lepiej zarządzały informacją, obiegiem dokumentów i wiedzą w nich zapisaną. Świadoma organizacja musi co chwilę podejmować decyzje oparte na informacjach znajdujących się w dziesiątkach dokumentów. Brak łatwego dostępu do takich informacji oznacza, że decyzje są podejmowane na bazie cząstkowych danych, a cały proces decyzyjny przypomina raczej działalność wróżbity" - mówi Dariusz Szwed.
Dojrzeć do informacji
"Trudno mówić o wdrożeniu procesu obiegu dokumentów bez procesowego podejścia do zarządzania firmą. Konieczne jest więc zdefiniowanie procesów biznesowych, zależności pomiędzy nimi oraz określenie stałych ścieżek, którymi przekazywane są informacje" - podkreśla Ewa Banachowicz, dyrektor ds. rozwoju biznesu w firmie Konica Minolta Business Solutions Polska. Według niej istotne jest również zdefiniowanie konkretnych celów wdrożenia systemu wspierającego obieg informacji. "Potrzeba odgórnej wizji celu, a także wiedzy na temat niezbędnych procesów informacyjnych i tych całkiem niepotrzebnych. Taka wiedza zdecydowanie ułatwia ocenę, które formatki i dokumenty można wyeliminować bez szkody dla organizacji. Tymczasem w wielu firmach wdrożeniu systemu workflow nie towarzyszą żadne działania weryfikacyjne, a brak weryfikacji procesów i modeli biznesowych to zmarnowana szansa na optymalizację i zaprzeczenie celowości wdrożenia systemu" - dodaje Ewa Banachowicz.
Ewa Banachowicz, dyrektor ds. rozwoju biznesu w Konica Minolta Business Solutions Polska
Istotnym, jeśli nie najważniejszym, czynnikiem ograniczającym potencjał rozwiązań klasy workflow w wielu firmach są ograniczenia mentalne i związana z nimi konieczność stosowania funkcjonujących od lat, ale nie zawsze optymalnych schematów. Stąd też jednym z ważniejszych elementów całego projektu wdrożenia systemu wspierającego obieg informacji powinien być plan zarządzania zmianą.
Z drugiej strony praktyka pokazuje, że o powodzeniu projektów wdrożenia rozwiązań wspierających obieg informacji decyduje przede wszystkim nastawienie ludzi. "To pracownicy najlepiej wiedzą, jakimi ścieżkami w rzeczywistości wymieniane są dokumenty. Znacznie łatwiej realizuje się projekty workflow tam, gdzie struktury organizacyjne są elastyczne" - mówi Dariusz Szwed. Wdrożenie narzędzi automatyzujących obieg informacji warto zaczynać od procesów najbardziej istotnych dla pracowników. Budowanie odpowiednich nawyków ułatwia już w pierwszej fazie projektu m.in. uruchomienie mechanizmów elektronicznego obiegu dokumentów w zakresie obsługi wniosków urlopowych, rozliczania delegacji czy wnioskowania o podwyżkę.
Nowe zadania zamiast zwalniania
Jednocześnie w wielu firmach nadal pokutuje stereotyp, że wdrożenie systemów dokumentowych nierozerwalnie wiąże się z redukcją zatrudnienia. W oczywisty sposób budzi to niechęć pracowników. Tymczasem, według ekspertów, towarzysząca projektom wdrożeń oprogramowania klasy workflow optymalizacja procesów biznesowych nie powinna prowadzić do zwolnień. "W procesie optymalizacji chodzi o wyeliminowanie najprostszych zadań, odciążenie pracowników i przesuwanie doświadczonych ludzi tam, gdzie będą bardziej potrzebni. Oczywiście wiąże się to ze zmianami, ponieważ pracownicy są zwykle przydzielani do trudniejszych, zaniechanych wcześniej zadań. W takim ujęciu optymalizacja procesów staje się częścią rozwoju pracowniczego. Podobnie zresztą znajomość oprogramowania klasy workflow podnosi ich wartość na rynku pracy" - podkreśla Michał Kubik.