Faktury zawsze pod ręką

SGL Carbon SA wdrożyła rozwiązania archiwizacyjne firmy IXOS Software.

Nowosądecka spółka to część międzynarodowego koncernu SGL Carbon Group produkującego elektrody grafitowe do łukowych pieców metalurgicznych. W Polsce działają dwie spółki grupy: w Nowym Sączu i w oddalonym o 250 km Raciborzu. Obie firmy są bardzo dobrze zinformatyzowane. Cały proces technologiczny jest śledzony przez automatykę przemysłową, a wygenerowane przez nią dane są udostępniane technologom i innym użytkownikom za pośrednictwem aplikacji analitycznej Media opartej na wielowymiarowej bazie danych. Księgowość finansowa i rachunek kosztów są prowadzone za pomocą specjalizowanej aplikacji o niemieckim rodowodzie - DCW, współpracującej z automatycznym systemem kalkulacji kosztów produktów. Równolegle, we wszystkich spółkach należących do grupy, trwa wdrożenie systemu SAP R/3.

Jednym z nielicznych nie zinformatyzowanych obszarów działalności SGL Carbon SA był do niedawna obieg dokumentów, a dokładniej skomplikowany z natury proces zatwierdzania faktur zakupowych. Niektóre otrzymywane przez firmę faktury (np. inwestycyjne) wraz z załącznikami mogą mieć nawet 15 stron. "Przeciętna faktura zakupowa liczy u nas 6 stron, co daje ok. 12 tys. stron miesięcznie. Jest więc co automatyzować" - mówi Zbigniew Śliwa, kierownik działu informatyki w SGL Carbon SA w Nowym Sączu.

Dodatkowo, w związku z decyzją o wprowadzeniu jednolitej księgowości i obsługi informatycznej dla obu polskich spółek SGL Carbon, pojawiła się kwestia przewożenia faktur papierowych pomiędzy zakładami w Nowym Sączu i Raciborzu. Aby tego uniknąć, producent elektrod opracował własne rozwiązanie typu workflow, które współpracuje z systemem archiwizacyjnym IXOS Software - niemieckiej firmy, znanej na Zachodzie z bliskiej współpracy z SAP AG. To jedno z pierwszych wdrożeń rozwiązań IXOS w Polsce - tym bardziej godne uwagi, że cały projekt trwał zaledwie 8 tygodni.

Nie burzyć procesów

Przed wdrożeniem firma przeprowadziła rozeznanie wśród ofert polskich rozwiązań obiegu i archiwizacji dokumentów. "Szybko zorientowaliśmy się, że rozwiązania wszystkich dostawców są nastawione na odwzorowywanie w systemach workflow procesów i procedur zdefiniowanych w innych systemach biznesowych. Skutkiem tego jest nie tylko znaczna komplikacja i w efekcie wydłużenie wdrożenia, ale także przeniesienie do systemu workflow rzeczywistego zarządzania firmą, co w naszym przypadku - ustabilizowanej działalności produkcyjnej - nie byłoby uzasadnione" - podkreśla szef informatyki.

Nie chcąc wydawać środków na zbędną funkcjonalność, firmowi informatycy postanowili samodzielnie stworzyć system obiegu dokumentów, i zadanie to udało się w pełni zrealizować. Początkowo zakładali też, że sami przygotują archiwum skanowanych dokumentów w postaci bazy danych z plikami w formacie JPG. W tym czasie jednak współpracująca z SGL Carbon SA firma PMS Labs z Gliwic zaprezentowała rozwiązania archiwizacyjne swojego partnera - niemieckiej firmy IXOS Software. "Prezentacja systemu archiwizacyjnego IXOS eCON Solution Suite dała nam do myślenia. Wiele z zawartych w nim funkcji, np. wykorzystanie możliwości szybkiego skanowania czy użycie serwera buforowego w zdalnej lokalizacji, nie przyszło nam wcześniej do głowy. Najbardziej uderzyło nas jednak to, że rozwiązanie archiwizacyjne IXOS nie wymagało - tak jak inne - stosowania powiązanego z nim systemu workflow, a jednocześnie miało szerokie możliwości łączenia się z wszelkimi systemami zewnętrznymi. Tego właśnie szukaliśmy" - tłumaczy Zbigniew Śliwa.

Księgowa zdecyduje

System będący efektem współpracy informatyków i specjalistów z PMS Labs działa następująco. Po przyjęciu faktury pracownik sekretariatu nakleja na niej naklejkę z kodem kreskowym zawierającym numer ewidencyjny, a następnie umieszcza fakturę w skanerze. Oprogramowanie skanujące automatycznie rozpoznaje zawarty w kodzie numer i dokładnie taki nadaje (czarno-białemu) obrazowi faktury w archiwum. "Wystawcy faktur coraz częściej umieszczają na nich kody kreskowe. Aby zapobiec potencjalnym pomyłkom, posłużyliśmy się mało popularnym w tych zastosowaniach formatem EAN-39" - wyjaśnia Zbigniew Śliwa.

Po zeskanowaniu fakturę papierową otrzymuje księgowość i rejestruje ją w systemie księgowym (DCW). Wtedy też naklejony na fakturę kod jest skanowany, co powoduje skojarzenie rekordu DCW z obrazem faktury w archiwum elektronicznym. Księgowość decyduje o dalszych losach dokumentu - może go zadekretować i zaksięgować lub żądać dodatkowych wyjaśnień/potwierdzeń od innych pracowników, tworząc odpowiednie zlecenie w systemie workflow. Dla ułatwienia umieszczono w nim słowniki zawierające nazwy miejsc powstawania kosztów, nośników kosztów, kont księgowych, standardowych dekretów itp. Powiadomienie o nowym zleceniu dotrze do pracownika pocztą elektroniczną lub w postaci SMS-a, jednak wykonanie zlecenia wymaga skorzystania z prostego programu klienckiego.

Po pierwsze: nie szkodzić

System IXOS eCON Solution Suite to rozbudowany pakiet narzędzi, który pozwala na budowę środowiska zarządzania dokumentami znacznie bardziej złożonego niż w przypadku SGL Carbon SA. Oprócz tworzenia archiwów dokumentów istnieje możliwość opracowania dokumentów dynamicznych ze śledzeniem wersji i szczegółową rejestracją historii dokumentu, a także budowy zaawansowanych scenariuszy przebiegu procesów. Pozwala, lecz nie zmusza - i to wydaje się jego największą zaletą. "Nasz system nie burzy istniejącego w firmie porządku. Jego rola sprowadza się głównie do pośredniczenia między aplikacjami a archiwum skanowanych dokumentów. Procesy nie zmieniły się - zmieniła się jedynie forma dokumentów" - wyjaśnia informatyk. System jest tak prosty w obsłudze, że przeszkolenie jego wszystkich 75 użytkowników (w obu zakładach łącznie) trwało jedynie kilka godzin i sprowadzało się do prostego instruktażu.