ECM - zarządzanie treścią z wyższej półki

Praca grupowa i workflow

Praca grupowa nad dokumentami zgromadzonymi w systemie ECM pozwala na rozdzielenie pracy i odpowiedzialności między pracowników firmy. Za pomocą granularnego systemu uprawnień można rozdzielić role edycyjne, redakcyjne oraz nadzoru nad poszczególnymi sekcjami i typami dokumentów. W wielu przypadkach możemy nawet stworzyć model procesu przepływu danych za pomocą grafu. Na nim wskazujemy procesy i odpowiedzialne za nie grupy użytkowników oraz akcje, które mają zostać podjęte w wyniku określonych zdarzeń. Przykładowo, dodanie dokumentu przez redaktora powoduje automatyczne przesłanie e-maila do wydawcy z prośbą o przejrzenie i zaakceptowanie, z kolei dodanie nowej faktury poprzez OCR skutkuje wstawieniem go do systemu dla księgowych i poinformowanie odpowiedniej osoby o tym fakcie.

Automatyczna analiza i klasyfikacja treści

Wiele rozwiązań korporacyjnych ma zautomatyzowane narzędzia do analizy i klasyfikacji treści do określonych typów dokumentów, i przypisywania ich do odpowiednich gałęzi w strukturze drzewa informacji. Oprócz wcześniej wspomnianego przykładu z automatycznym rozpoznawaniem faktur, dostępnych jest wiele narzędzi, które zapewniają automatyczną obsługę korespondencji e-mail z klientem, rozpoznawanie faksów czy treści listów. Powstają również nowe rozwiązania pozwalające na automatyczne rozpoznawanie i odpowiednie katalogowanie informacji audiowizualnych.

Web - wydajność ponad wszystko

Mając na uwadze wydajność rozwiązania, w przypadku dużych instalacji należy postawić na systemy zapewniające możliwość pracy w klastrze oraz zakładające odseparowanie warstwy CMS od warstwy prezentacyjnej - co jest szczególnie istotne w zastosowaniach webowych. Dzięki temu unikniemy sytuacji, w której na proces dodawania i edycji treści będzie miał wpływ zwiększony ruch na serwisach i aplikacjach webowych. W rozwiązaniu, które nie separuje tych funkcji, może dojść - w przypadku dużej liczby odwiedzin - do przeciążenia systemu i uniemożliwienia pracy również w części edycyjnej.

Mechanizmem, który możemy dodatkowo zastosować, jest popularne cache - pod różnymi postaciami. Często stosuje się rozwiązania oparte na plikach, pamięci oraz wspierane przez dodatkowy serwer proxy, pracujący w trybie cache, np. popularny Squid. Każda z tych metod znacząco podnosi szybkość dostarczania treści, ale w swojej podstawowej formie sprawdza się zwykle przy zawartości statycznej. W przypadku dynamicznych treści w coraz popularniejszych serwisach społecznościowych, należy zastosować specyficzne metody buforowania.

Polecamy Niebezpieczny profil. Zagrożenia w sieciach społecznościowych

Rozwiązania klastrowe mogą być oparte na zasadzie klastrowania samej aplikacji CMS, która może być zainstalowana na wielu maszynach, które dzielą obciążenie, lub na klastrze bazodanowym udostępnianym przez popularne rozwiązania: Oracle, MS SQL, DB2 czy MySQL. W tym przypadku baza danych ma osobnego użytkownika do zapisu do bazy danych i osobnych do odczytu. Dzięki temu oraz transakcyjności zapewniamy spójność danych (jeden użytkownik zapisujący) oraz większą wydajność ich odczytu. Warto również przemyśleć zastosowanie klastrowanego systemu plików.

Polecamy Bezpieczeństwo w chmurze

Większość specyfikacji instalacyjnych systemów klasy ECM ma odpowiednie rozdziały poświęcone wydajności, bo problem ten jest jednym z kluczowych podczas wdrażania.