Dofinansowanie projektów IT ze środków unijnych

Skutecznie napisany projekt, przyznanie dofinansowania i podpisanie umowy o dofinansowanie przez przedsiębiorcę to dopiero początek cyklu życia projektu europejskiego. Gdy już zrobi się pierwszy krok, szybko przychodzi czas na kolejne. Zarządzanie przedsięwzięciem współfinansowanym ze środków unijnych ma kilka aspektów. Jest to zarówno zarządzanie personelem, współpracą między partnerami oraz podwykonawcami, jak i zarządzanie finansami. Warto zacząć od zweryfikowania pomysłu założonego we wniosku i biznesplanie z obecną sytuacją firmy i warunkami panującymi na rynku. Od momentu złożenia dokumentów aplikacyjnych do ogłoszenia listy przyznanych dofinansowań i podpisania umowy o dofinansowanie mija często pół roku. A w IT pół roku to nowe możliwości.

Dwa podstawowe dokumenty, tzw. „Biblia beneficjenta”, poza całym szeregiem przepisów prawa krajowego i wspólnotowego, według których realizowany jest projekt, to: umowa o dofinansowanie zawarta pomiędzy beneficjentem a instytucją wdrażającą/instytucją pośredniczącą II stopnia (w przypadku działań 8.1, 8.2 PO IG jest nią Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości) oraz stanowiący załącznik do tej umowy harmonogram rzeczowo-finansowy projektu. To właśnie w tym załączniku zebrane są terminy, kwoty dotyczące poszczególnych zadań i etapów projektu.

Przed rozliczeniem ostatniej transzy środków finansowych z Unii możemy się spodziewać kontroli. Kontrolujący sprawdzają, czy w siedzibie znajdują się oryginały dokumentów stanowiących załączniki do wniosków o płatność. Sprawdzane są faktury, procedura wyboru ofert, umowy z kontrahentami, dostawcami, protokoły zdawczo-odbiorcze, dokumenty OT, wyodrębniona ewidencja księgowa. Zanim wpuścimy do siedziby firmy kontrolującego, powinniśmy sprawdzić obecność tablic informacyjnych projektu. Kontrolę najlepiej potraktować jako pomoc w usystematyzowaniu wszystkich dokumentów projektowych, a nie lęk przed wykryciem nieścisłości.

Projekt unijny – bezpieczne przedsięwzięcie czy ryzykowny interes?

Współfinansowanie projektu informatycznego ze środków unijnych bywa często obarczone ryzykiem dotyczącym realizacji projektu, a zwłaszcza płynności finansowej. Przedsiębiorca powinien mieć na uwadze, że mimo wysokich zaliczek związanych z projektem i kwoty dofinansowania sięgającej nawet 70% kosztów kwalifikowalnych projektu, zdarzają się opóźnienia w transferze środków. Zwłoka wynikać może z błędów we wnioskach o płatność, ale również z braku środków na koncie w PARP. To beneficjent w umowie o dofinansowanie zobowiązuje się do zabezpieczenia finansowego projektu.

Wprawdzie ryzyko jest na stałe wpisane w zarządzanie projektem unijnym, ale może się okazać, że nie taki diabeł straszny, jak go malują. Instytucje wdrażające, czyli w tym przypadku PARP, są rozliczane ze stopnia wykorzystania funduszy unijnych, będzie więc im zależało, by wykazać jak najwyższe statystyki dotyczące procentu wykorzystanych pieniędzy przyznanych przez Unię Europejską. Można powiedzieć, że mimo biurokracji urzędniczej, po drugiej stronie też siedzą ludzie, z którymi przy odrobinie dobrej woli i w granicach wytycznych można coś wynegocjować, ustalić, przesunąć czy sporządzić aneks do umowy.