Archiwizacja poczty - luksus czy konieczność?
- Michał Witkowski,
- 13.01.2011
Od wyboru systemu archiwizującego pocztę naszej firmy trudniejsze będzie zdefiniowanie zasad polityki, zgodnie z którymi wiadomości będą przenoszone ze skrzynek pocztowych. Z pewnością inne będą oczekiwania działu kadr, jeszcze inne będą mieli handlowcy czy dział windykacji. Przechowywanie wszystkich wiadomości będzie kosztowne i mimo deduplikacji musimy się liczyć z koniecznością usuwania niektórych wiadomości, tym bardziej więc zasady archiwizacji i późniejszego usuwania z archiwum muszą być przejrzyste. Na szczęście implementacja polityki archiwizacji będzie już prostsza - większość systemów archiwizacji poczty wyposażona jest w narzędzia pozwalające na identyfikację wiadomości na podstawie ich wieku, użytkowników, tematu czy treści oraz stosowanie w zależności od jej wyników odpowiednich zasad archiwizacji, takich jak czas i metoda przechowywania (np. zapis na dodatkowym zewnętrznym nośniku) oraz sposób tworzenia wyjątków. Ta ostatnia funkcja może być bardzo istotna na przykład jeśli potrzebujemy zabezpieczyć przed usunięciem część korespondencji, która może nam być potrzebna w toczącej się sprawie. Proces sądowy może trwać znacznie dłużej, niż byłyby przechowywane wiadomości w archiwum zgodnie z ustaloną przez nas polityką.
Wdrożenie rozwiązania
MailArchiva – wersja open source pozwala na archiwizację poczty za darmo.
Wbudowana archiwizacja
Serwer Microsoft Exchange 2010 ma wbudowaną funkcję archiwizacji poczty. Archiwum osobiste jest wyspecjalizowaną skrzynką użytkownika, która będzie wyświetlana obok folderów głównej skrzynki zarówno w Outlooku, jak i poprzez WWW. Możliwe jest ustalanie zasad przechowywania przez administratora i użytkowników, a także wyszukiwanie w wielu skrzynkach pocztowych.
Należy jednak pamiętać, że ta funkcja nie do końca jest darmowa - korzystanie z niej wymaga licencji dostępu (CAL) typu enterprise, które są droższe od licencji standardowych. Jeśli jednak zdecydowaliśmy się na tego typu licencje (np. ze względu na zunifikowaną komunikację), warto pamiętać o tej możliwości.