Analizy nie tylko dla analityków

BI tylko z hurtownią?

W zasadzie warunkiem koniecznym zastosowania narzędzi Business Intelligence jest wdrożenie hurtowni danych. Częściowo wynika to ze wspomnianych wcześniej ograniczeń wydajnościowych systemów ERP, a po części z konieczności ujednolicenia danych. Teoretycznie systemy zintegrowane posługują się ujednoliconymi danymi, jednakowymi we wszystkich modułach systemu. W praktyce poszczególne moduły nie zawsze współpracują ze sobą, co powoduje z czasem narastanie rozbieżności, innych zwyczajów nazewnictwa. Do momentu próby wyciągnięcia syntetycznych informacji przekrojowych nikomu to w zasadzie nie przeszkadza. Z chwilą wprowadzenia narzędzi analitycznych niejednorodność danych zaczyna być problemem. Problem ten staje się znacznie bardziej widoczny w przypadku wyciągania informacji z kilku systemów ERP obsługujących np. krajowe oddziały międzynarodowej korporacji. Tu już standardy nazewnictwa prawie na pewno będą się różnić i wdrożenie hurtowni danych jest nieodzowne, aby skonstruować np. raport dotyczący sprzedaży w całym regionie. Podobnie jest w przypadku firm, które korzystają jednocześnie z kilku systemów ERP. W epoce trwającej cały czas konsolidacji rynku takie przypadki wcale nie należą do rzadkości. Jeszcze innym powodem stosowania hurtowni danych jest systematyczne przyrastanie danych w systemie ERP, co ma szczególne znaczenie w firmach pozostawiających użytkownikom wiele wolności w zakresie tworzenia raportów. Taki sam co do konstrukcji raport oparty na danych z 15.00 i 15.30 może zawierać inne informacje. Dyskutując, użytkownicy - opierajac się na takich raportach - mogą więc się zupełnie nie zrozumieć.

Dostawcy narzędzi Business Intelligence unikają nadużywania terminu "hurtownia danych" podkreślając, że do stworzenia efektywnego środowiska analitycznego nie zawsze konieczne jest wdrożenie hurtowni danych, a często wystarczy specjalizowany data mart lub innego rodzaju baza analityczna. Odciąży to system transakcyjny i zapewni szybszy dostęp do danych, chociażby dzięki temu, że część z nich będzie już wstępnie przeliczona. "Bardzo często podczas spotkania klient sam dochodzi do wniosku, że mimo że oferowane przez nas narzędzia Business Objects mogą korzystać bezpośrednio z systemu produkcyjnego, to, aby dane z baz transakcyjnych stały się efektywnym źródłem analiz, powinny zostać do tego przygotowane i - gdzieś pomiędzy analitykiem, a systemem zintegrowanym - powinna znaleźć się baza pośrednia" - mówi Bartosz Dobrowolski z Premium Technology.

Bartosz Dobrowolski szacuje, że ok. 70% wdrożeń narzędzi Business Objects w Polsce opiera się na bazie danych Oracle, która była w ostatnich latach jedną z najpopularniejszych platform do budowy hurtowni danych. Od pewnego czasu coraz większe zaufanie zdobywa sobie platforma Microsoft SQL Server, która dotychczas wykorzystywana była głównie w małych i średniej wielkości zastosowaniach. Implementacje systemów BI rozpoczynają się na poziomie departamentu i przeprowadzane są "małymi kroczkami", aż do takich rozmiarów, jak w Telekomunikacji Polskiej, która posiada kilka tysięcy licencji platformy Business Objects. Andrzej Kicinger ocenia, że w tej chwili 40-50% użytkowników narzędzi SAS w Polsce pochodzi z sektora bankowo-finansowego, pozostali to operatorzy telekomunikacyjni, firmy ubezpieczeniowe, największe firmy transportowe (m.in. LOT), przedsiębiorstwa energetyczne. Abstrahując od podziałów sektorowych, są to z pewnością duże przedsiębiorstwa, a nie firmy średnie.

Narzędzia BI wykorzystywane są zazwyczaj do analizy danych pochodzących z różnych systemów. W bankowości są to systemy bankowe sprzężone z systemami CRM, umożliwiające analizowanie zachowań klientów i ich reakcje na wprowadzenie nowych produktów, rentowność poszczególnych grup klientów, ich lojalność, wiarygodność finansową, zdolność kredytową i inne charakterystyki istotne dla banku. W LOT przedmiotem analizy są dane z systemu sprzedaży biletów, umożliwiające m.in. analizę rentowności połączeń i efektywności sieci sprzedaży. W telekomunikacji ogromne znaczenie ma dziś identyfikacja - na podstawie analizy zachowań - klientów, którzy mogą odejść do firmy konkurencyjnej.

Kokpit menedżera

Ostatnio coraz większą karierę robi tzw. kokpit menedżera, czyli dostosowany do każdego użytkownika ekran startowy, pokazujący najczęściej poszukiwane przez danego użytkownika raporty i obserwowane przez niego wskaźniki KPI (Key Performance Indicators) obrazujące bieżące funkcjonowanie przedsiębiorstwa. Samo zaprezentowanie raportów i wskaźników nie jest w zasadzie problemem, choć jedne systemy robią to lepiej, a inne gorzej. Po to jednak, aby kokpit spełniał swoje funkcje, użytkownik musi wiedzieć po pierwsze, co chce na nim zobaczyć, a po drugie, jakie poziomy wybranych wskaźników (poziom zapasów, płynności finansowej, poziom zaległych należności) uznaje za alarmujące, czy też jakich obserwacji spodziewa się w analizie trendów. To z kolei wymaga sporej wiedzy o zarządzaniu przedsiębiorstwem.

Marzeniem połowy menedżerów jest system, który informuje o alarmujących zjawiskach i natychmiast samoczynnie podejmuje stosowne działania - zamawia brakujące produkty, wysyła monity o zapłatę, przerywa nieprzynoszącą efektów kampanię reklamową. Bartosz Dobrowolski rozwiewa jednak złudzenia, że systemy BI mogą zarządzać przedsiębiorstwem bez ingerencji i decyzji podejmowanych przez człowieka. Cały czas prognozy tworzone za pomocą dowolnego w zasadzie narzędzia są tylko ekstrapolacją trendów z przeszłości. Cały czas decyzje podejmowane automatycznie przez "inteligentny" system podobne są nieco do tłumaczenia wykonanego przez automatyczny translator.