Z Robertem Rogoziewiczem, prezesem spółki Zepter IT, odpowiedzialnym za systemy informatyczne we wszystkich oddziałach Zeptera na świecie, rozmawia Dorota Konowrocka.

Firmy każdego roku wydają znaczne środki na nowe projekty IT, a jednocześnie przeznaczają większą część swoich budżetów na utrzymanie wprowadzonych rozwiązań. Jak wyciągnąć możliwie najwięcej korzyści z wydanych już i wydawanych każdego roku pieniędzy?

Trzeba przyznać, że nie ma jednoznacznej recepty na skuteczność takich działań. Wszystko zależy od sytuacji, w której znajduje się firma, i z tego punktu zacząłbym definicję potrzeb i możliwych kierunków rozwoju technologii informatycznych. W przypadku holdingu Zepter sprawdziło się po pierwsze skupienie wszystkich działań związanych z rozwojem oprogramowania w celowo powołanej spółce Zepter IT, która do tej pory świadczy usługi rozwoju oprogramowania na rzecz wszystkich oddziałów Zeptera. Jednym ze sposobów na obniżenie kosztów całej organizacji IT jest dążenie do zastosowania zunifikowanych rozwiązań we wszystkich oddziałach firmy na całym świecie. Zajmujemy się zatem tworzeniem oprogramowania Zepter Soft, które ma za zadanie obsługiwać wszystkie działania związane ze sprzedażą produktów firmy, i będzie wykorzystywane przez wszystkie oddziały dystrybucyjne Zeptera na świecie. Dążymy też do unifikacji oprogramowania finansowo-księgowego, którego wybór pozostawał do tej pory w gestii lokalnych oddziałów. Innym ważnym obszarem, w którym obsługa informatyczna firmy została scentralizowana, jest obszar kreacji internetowych. Dzięki temu mamy pewność, że prezentacja wizerunku firmy i jej produktów jest zgodna z wypracowanymi standardami i strategią firmy. Dodatkową korzyścią w tym przypadku jest również łatwość implementacji nowych rozwiązań, które w warunkach rozproszenia kompetencji wymagałyby odrębnych projektów na poziomie każdego kraju.

Czy można mówić o wymiernych korzyściach takiego podejścia? Mierzonych w złotówkach czy zredukowanych

etatach?

Tak. Do tej pory w każdym lokalnym oddziale pracowało od czterech do sześciu informatyków. Teraz, w oddziałach, które objęte zostały nowym systemem organizacyjnym, pracuje zaledwie jedna osoba. Reszta zadań przejęta została przez polski oddział Zeptera, który do tej pory zatrudniał sześć osób. Dziś również zatrudnia sześć osób, natomiast ich praca związana jest w większym stopniu z obsługą oddziałów zagranicznych.

Czy centralizacja zawsze przynosi firmie korzyści?

Centralizacja na pewno zawsze jest dobrym kierunkiem rozwoju. Istotne jest to, że negocjując z dostawcami technologii IT w imieniu większej liczby użytkowników można zawsze uzyskać lepsze warunki. Przykładem są umowy z Microsoftem, które powyżej 250 użytkowników przybierają formę enterprise agreement, znacznie korzystniejszą finansowo dla klienta niż standardowe umowy licencyjne. W przypadku Navision udało nam się doprowadzić do sytuacji, w której jako organizacja międzynarodowa jesteśmy nie tylko klientem, ale również partnerem wdrożeniowym i integratorem, co automatycznie przekłada się na korzystniejsze finansowe warunki współpracy.

Czy jednak nie jest tak, że korzystne warunki współpracy można uzyskać przed rozpoczęciem projektu, a już po okrzepnięciu współpracy z daną firmą IT renegocjacje są znacznie trudniejsze?

Pole do renegocjacji jest zawsze, zwłaszcza teraz, kiedy rynek nie rozpieszcza dostawców technologii IT. Zdarzają się przypadki, że cena projektu renegocjowana jest już po jego rozpoczęciu, i dostawca decyduje się ją obniżyć. Dotyczy to również bieżącej obsługi, wsparcia, polityki licencyjnej. Oczywiście, negocjacje powinny być przeprowadzone w ten sposób, aby poprzez drastyczne obniżenie cen za usługi dostawcy nie doprowadzić do drastycznego obniżenia poziomu ich jakości.

A co sądzi Pan o centralizacji, konsolidacji sprzętu komputerowego? Czy jest to opłacalne?

Jeden z otwartych niedawno oddziałów Zeptera korzysta z oprogramowania umieszczonego na serwerze stojącym w polskim oddziale firmy. Lokalny oddział nie ponosi więc żadnych kosztów związanych z utrzymaniem oprogramowania, obsługą techniczną serwera, zapewnieniem odpowiednich warunków w serwerowni. Z kolei w polskim oddziale i tak niezbędna jest obsługa techniczna, której koszty - dzięki zdalnemu dostępowi do systemu - mogą zostać rozłożone na kilka oddziałów. Pozostaje kwestia odpowiednich łączy telekomunikacyjnych, natomiast na obecnym etapie rozwoju infrastruktury telekomunikacyjnej nie stanowi to większego problemu.

Czy jednak, bilansując oszczędności i dodatkowe koszty, jest to opłacalne?

Tak. Natomiast dodatkowo zyskujemy takie efekty, jak przejrzystość danych dla zarządu, bezpieczeństwo danych, ograniczenie możliwości nadużyć. Są to bardzo cenne efekty centralizacji.

Dostawcy rozwiązań IT przekonują, że cykl życia sprzętu komputerowego w organizacji nie powinien przekraczać trzech lat. Po tym okresie należy go wymienić, gdyż znacznie spada jego wartość i wzrasta awaryjność i związane z tym koszty obsługi. Czy Zepter wymienia komputery co trzy lata? Czy jest to uzasadnione?

Mamy jeszcze kilka serwerów z 1996 r., które nadal doskonale się sprawdzają. W Szwajcarii system MFG/PRO pracuje na serwerze pięcioletnim i nie stanowi to żadnego problemu. Jeśli w firmie nie dokonuje się rewolucja na poziomie oprogramowania wymagająca znacznie większych zasobów pamięci i szybszych procesorów, nie ma potrzeby rezygnowania z działającego sprzętu. Tam, gdzie działa oprogramowanie w trybie tekstowym, gdzie wykorzystywane są starsze rozwiązania, nie ma potrzeby wydawania pieniędzy na nowy sprzęt. Trzeba natomiast bacznie przyglądać się funkcjonalności nowego oprogramowania wprowadzanego na rynek i stale weryfikować, czy jest nam ono potrzebne. Z reguły wymiana oprogramowania pociąga za sobą wymianę sprzętu.

Największa presja na wymianę sprzętu powstaje zawsze po stronie użytkowników, nieprawdaż?

Tak, rzeczywiście. Trzeba mieć jednak świadomość, że zaspokajając oczekiwania użytkowników lokalnego oddziału można wywołać efekt domina. Okaże się bowiem, że użytkownicy w innych oddziałach nie będą mogli odczytać załączników wysyłanych pocztą elektroniczną przez użytkowników wyposażonych w bardziej zaawansowany sprzęt i programowanie. Trzeba będzie ustalić jakieś sztuczne standardy równające do poprzedniej wersji, co generalnie powoduje spore zamieszanie. Dobrą praktyką jest przeprowadzanie audytów mających na celu określenie obiektywnych potrzeb w zakresie sprzętowym przez centralną jednostkę dysponującą odpowiednimi kompetencjami. W Zepterze o możliwości wprowadzenia kolejnej wersji w lokalnych oddziałach decyduje centrala IT w Polsce.