Z biznesu do administracji

W biznesie od lat wykorzystywane są technologie chmurowe. Jaka może być ich rola w sektorze publicznym?

Rozwiązania chmurowe są bardzo dobrze dopasowane do potrzeb i specyfiki administracji. Nie zapominajmy, że administracja to także niewielkie gminne urzędy, które nie mają rozbudowanego zaplecza informatycznego i kadry informatyków. Dla nich fakt, że mogą uzyskać gotową, przetestowaną i bezpieczną usługę w modelu chmurowym wydaje się rozwiązaniem idealnym.

Zobacz również:

W maju br. mija termin na składanie wniosków o dofinansowanie projektów w ramach Programu Operacyjnego Polska Cyfrowa. Ministerstwo Administracji i Cyfryzacji chce złożyć wniosek na dofinansowanie projektu, który w modelu chmurowym udostępni usługi niezbędne do prowadzenia i obsługi urzędów, np. pocztę elektroniczną, wirtualny dysk, system obiegu dokumentów elektronicznych. Projekt będzie obejmował podstawowe usługi, które chcemy jak najlepiej dopasować do potrzeb samorządów.

To będzie dobra okazja, aby w praktyce sprawdzić, czy nie ma przeszkód formalnych czy prawnych, by samorządy mogły korzystać z takiej usługi. Projekt ma trwać 2–3 lata i będzie skierowany do kilkudziesięciu urzędów. Jeśli doświadczenia będą pozytywne, złożymy wniosek na kolejny projekt dla kilkuset, być może wszystkich urzędów gmin. Docelowo trzeba przewidzieć model, w którym samorządy płaciłyby częściowo za te usługi, co w dzisiejszych ramach prawnych nie jest proste.

Kto będzie właścicielem potrzebnej infrastruktury?

W trakcie przygotowania wniosku o dofinansowanie przygotowane jest studium wykonalności. Rozpatrujemy wariant, w którym infrastruktura byłaby wynajęta od komercyjnych dostawców. To jedno z rozwiązań, które chcemy sprawdzić w ramach tego, na początku niewielkiego, projektu.

W biznesie chmura często ma pomóc w tworzeniu rozwiązań odpornych na wyzwania przyszłości. Czy administracja potrafi przygotować nowe usługi tak, by za 5 lat nadal spełniały one potrzeby?

Dla mnie to pytanie, co należy zrobić, byśmy mogli przeprowadzić gruntowną zmianę administracji. Sprawą o fundamentalnym znaczeniu jest uzyskanie powszechnego dostępu do danych przechowywanych w rejestrach państwowych. Chodzi o to, żeby urzędnicy na potrzeby załatwianych spraw sami pobierali z rejestrów potrzebne załączniki i informacje, a nie wymagali ich od obywatela. Drugi krok jest ważniejszy: cyfrowe rejestry pozwolą uprościć procedury, część przepisów można będzie wyeliminować, a część zautomatyzować. Dzięki nowoczesnym systemom IT pojawia się szansa na znaczące uproszczenie prawa.

Wiąże się z tym kolejne zagadnienie: jak informować obywatela. Przygotowujemy projekt, który ma wprowadzić rzecz, wydawałoby się, prostą: elektroniczny adres do doręczeń, gdzie obywatel będzie mógł zadeklarować, że cała korespondencja urzędowa z nim (z obywatelem) ma się odbywać wyłącznie cyfrowo, a nie np. przez listy polecone przesyłane pocztą. Chcemy stworzyć mechanizm, w którym wszystkie systemy administracji wysyłają dokumenty na jeden adres obywatela, a obywatel będzie widział wszystkie załatwiane sprawy w jednym miejscu.

Po prostu poczta elektroniczna.

Poczta nie zapewnia potwierdzenia dostarczenia, chodzi więc bardziej o elektroniczny odpowiednik papierowego listu poleconego. Chcemy, by obywatel z definicji miał taką skrzynkę z adresem zapisanym np. w rejestrze PESEL i otrzymywał na nią wszystkie dokumenty i powiadomienia. To powinno wprowadzić inną jakość komunikacji. Dodatkowo obywatel będzie mógł udostępniać tę skrzynkę do kontaktów z innymi podmiotami spoza administracji. Przewidujemy możliwość tworzenia zewnętrznych plug-inów, które mogą na ekranie wyświetlać np. informacje o stanie konta w banku lub pokazywać zużycie energii w domu. W ramach projektu przygotujemy tylko standard i interfejsy, budowanie konkretnych plug-inów zostawiamy innym.

Usługi elektroniczne udostępniane przez administrację w większości wyglądają siermiężnie. Nie boi się Pan, że starsi nie skorzystają z e-usług, bo nie potrafią, a młodsi, bo są już przyzwyczajeni do innych standardów?

Myślę, że każdy skorzysta z usługi, nawet dość siermiężnej, jeśli przyniesie mu to korzyść. Dlatego najważniejsze jest zaprojektowanie użytecznej usługi. Mówimy o tym w pryncypiach architektonicznych – jedno z nich przypomina o konieczności przygotowania prototypu rozwiązania i obowiązkowym testowaniu z grupą końcowych użytkowników. Młodym ludziom możemy zaproponować funkcje, które znają i lubią. Jeżeli na skrzynce pojawi się elektroniczne pismo z urzędu, system może wysłać powiadomienie o tym za pośrednictwem Facebooka czy Twittera. Tylko wyobraźnia może nas tu ograniczać.

Wróćmy na ziemię. Na razie niewiele spraw można załatwić cyfrowo.

Od jesieni ub. r. pracuje zespół, który przeanalizował, jakie usługi można już teraz w zgodzie z obowiązującymi przepisami załatwiać cyfrowo. Powstał pakiet ponad 100 usług, które będą dostępne w ramach elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej. Pierwszych kilkadziesiąt trafi do ePUAP już w czerwcu, pozostałe w październiku. Są też usługi w systemach dziedzinowych, a ich pokaźną listę można znaleźć na stronie http://mac.gov.pl/e-uslugi


TOP 200