Projekty mniej mgliste

Z Tomaszem Byzią, dyrektorem ds. rozwoju w Premium Technology, przedstawicielem Systemcorp w Polsce, rozmawia Tomasz Marcinek.

Z Tomaszem Byzią, dyrektorem ds. rozwoju w Premium Technology, przedstawicielem Systemcorp w Polsce, rozmawia Tomasz Marcinek.

Za nieujawnioną kwotę IBM zakupił właśnie kanadyjską firmę Systemcorp - producenta aplikacji do zarządzania portfelem projektów. Flagowy produkt firmy PMOffice Enterprise to jeden z najstarszych i najbogatszych funkcjonalnie spośród rozwiązań z tej dziedziny. System ten zostanie zintegrowany z narzędziami IBM z rodziny Rational. Warszawska firma Premium Technology jest przedstawicielem firmy Systemcorp w Polsce. W związku z przejęciem Systemcorp przez IBM Computerworld rozmawiał z Tomaszem Byzią, dyrektorem ds. rozwoju w Premium Technology.

Premium Technology zostało dystrybutorem Systemcorp w Polsce na kilka miesięcy przed ogłoszeniem przejęcia tej firmy przez IBM. Czy transakcja ta wpływa na Państwa plany?

Wpływa, i to bardzo pozytywnie. Tak się składa, że Premium Technology jest bezpośrednim dystrybutorem oprogramowania IBM Rational. Integracja produktów Rational i Systemcorp ma sens nie tylko dla IBM czy dla nas, ale przede wszystkim dla klientów. Kompleksowe rozwiązania do zarządzania pojedynczym projektem zostaną zintegrowane z oprogramowaniem pozwalającym na równoczesne śledzenie kluczowych parametrów wszystkich projektów IT prowadzonych w ramach firmy.

Skąd pewność, że polskie firmy potrzebują narzędzi typu Project Portfolio Management? To w sumie bardzo nowa dziedzina...

Projekty mniej mgliste

Problemy z ogarnięciem postępów prac, wykorzystania zasobów, realizacji budżetów itd. dużej liczby jednocześnie toczących się projektów informatycznych istnieją od dawna. Od dawna też firmy próbowały radzić sobie z nimi na różne sposoby. Jednak dojrzałe narzędzia wspomagające zarządzanie z takiej właśnie perspektywy istnieją na rynku w sumie krótko. Firma Systemcorp działa już kilkanaście lat i wyrobiła sobie pozycję lidera w tej niszy, co można łatwo sprawdzić w raportach wszystkich firm analitycznych.

Jeśli zaś chodzi o gotowość polskich firm, to nasze, jako Premium Technology, zainteresowanie sprowadzeniem do Polski rozwiązań Systemcorp jest bezpośrednim wynikiem rozmów prowadzonych z dużymi firmami, głównie z sektora finansowego. Klientów zainteresowanych wdrożeniem PMOffice już dziś jest w Polsce co najmniej kilkunastu i sądzimy, że zapotrzebowanie na takie oprogramowanie będzie w najbliższych latach szybko rosnąć. Według analityków w ciągu ostatniego roku rynek na produkty tej klasy wzrósł na świecie o ok. 20%.

Na czym konkretnie miałaby polegać korzyść z wdrożenia oprogramowania do zarządzania portfolio projektów? Czy nie jest przypadkiem tak, że jest to jedynie nieco rozbudowany system raportowania projektowego?

Od wielu lat szkolę kierowników projektów informatycznych. Jedną z podstawowych zasad, jaką staram się im wpoić, jest obowiązek walki o wsparcie dla projektu i o jego powodzenie. Dla szefa projektu projekt ma być rzeczą najważniejszą - tak szkoli się menedżerów projektów na całym świecie. Ale kto powinien zadbać o interes firmy jako całości? Naturalnie zarząd.

Różnica między menedżerem projektu a członkiem zarządu polega na tym, że ten pierwszy posiada zwykle narzędzia do zobiektywizowanej oceny sytuacji i może wcześnie reagować na rysujące się problemy, drugi zaś musi się w swoich ocenach opierać na relacjach innych osób, które z natury rzeczy nigdy nie będą obiektywne, ponieważ stoi za nimi chęć obrony projektu. Pół biedy, jeśli projektów jest kilka czy kilkanaście, ale co będzie, jeśli oddzielnych projektów, np. w ramach większego programu, jest powiedzmy sto albo dwieście? Skala zmienia wszystko. Gdzie jest przejrzystość, gdzie jest szybka reakcja na zagrożenia, gdzie obiektywizm?

Oprogramowanie do zarządzania portfelem projektów ma służyć zarządom do tego, by móc globalnie zarządzać zasobami i kosztami zaangażowanymi we wszystkie toczące się w firmie projekty. Nie z tygodniowym czy dłuższym opóźnieniem, ale w czasie rzeczywistym. Pakiety takie jak PMOffice mają też służyć obiektywizacji informacji, jaka dociera do zarządu na temat postępów projektu. To, oczywiście w pewnym sensie, oprogramowanie klasy DSS dla osób odpowiedzialnych za informatykę na poziomie zarządu firmy.

Zastanawiam się, czy wdrażanie takich pakietów nie jest, mimo wszystko, przerostem formy nad treścią. Kontrola postępów prac czy przejrzystość wykorzystania zasobów nie zależą w końcu od oprogramowania, tylko od stosunku ludzi do wykonywanej pracy. Wiele dużych programów, składających się z wielu projektów, zrealizowano bez takiego oprogramowania - wystarczyły arkusze Excela i niezależny system kontroli wykonania prac...

Oczywiście, można prowadzić projekty bez dedykowanego wsparcia. Pytanie tylko, czy firma świadomie akceptuje ryzyko dowiadywania się o pewnych faktach z opóźnieniem, a na dodatek ze źródeł mających tendencje do filtrowania informacji dla siebie niewygodnych. Z własnego doświadczenia oraz z rozmów z dziesiątkami menedżerów projektów wiem, że przejrzystość, nawet w ramach jednego dużego projektu, może być problemem.

Oprogramowanie do zarządzania portfolio projektów ma ułatwić wykrywanie i eliminację takich właśnie sytuacji. Patrząc "z góry", projekty można uszeregować według priorytetów dla firmy jako całości. Jeżeli w ważnym projekcie cząstkowym brakuje zasobów, można podjąć decyzję, by czasowo przenieść je z projektu, który nie jest kluczowy. Brzmi to tak, jakby to było oczywiste, ale zaręczam, że w znacznej liczbie firm prowadzących dużą liczbę projektów zarządy mogą o tym co najwyżej pomarzyć.

Ile może trwać wdrożenie systemu zarządzania portfelem projektów i od czego zależy jego koszt?

Zainstalowanie oprogramowania to warunek konieczny, ale niewystarczający. Więcej czasu trzeba spędzić nad jego konfigurowaniem do potrzeb konkretnej firmy - sądzę, że w polskich warunkach można mówić o pół roku. Rzeczywiste tempo, a w konsekwencji także i koszty tej części wdrożenia, zależą od tego, na ile dojrzała jest "kultura projektowa" organizacji, co zwykle jest pochodną tego, ile projektów do tej pory przeprowadzono i ile osób ma doświadczenie w tej dziedzinie, jakich procedur i standardów się dopracowano itd. Ostatnia faza wdrożenia to zbieranie danych z projektów i przygotowywanie raportów. Pełnych korzyści można oczekiwać mniej więcej pół roku od rozpoczęcia zbierania danych, kiedy firma zamknie pełny roczny cykl budżetowy.


TOP 200