Odzywaj się

Z dr Niki Panteli, naukowcem z University of Bath w Wlk. Brytanii, rozmawia Przemysław Gamdzyk.

Z dr Niki Panteli, naukowcem z University of Bath w Wlk. Brytanii, rozmawia Przemysław Gamdzyk.

Odzywaj się

Dr. Niki Panteli

Prowadziła Pani prace badawcze nad efektywnością pracy w wirtualnych zespołach. Jaki czynnik ma tutaj krytyczne znaczenie?

Zaufanie. W środowisku wirtualnym trudno o zbudowanie zaufania, a stanowi ono podstawę efektywnego funkcjonowania wirtualnego zespołu. Co gorsza, to zaufanie na ogół musi być zbudowane dość szybko, bowiem wirtualne zespoły często powstają ad hoc, do realizacji konkretnego zadania.

Wirtualny zespół można postrzegać poprzez metaforę przedstawienia teatralnego, gdzie również w wirtualnej przestrzeni można wskazać role dla producenta, reżysera, aktorów czy publiczności. Wszystko może dziać się asynchronicznie, niemniej jest istotne, by wszyscy uczestnicy byli świadomi swojej roli i po prostu starali się ją jak najlepiej zagrać. Do tego muszą mieć dobrze rozpisane swoje zadania, dysponować podstawami do budowy zaufania, jak chociażby spisanymi kontraktami.

W wirtualnych zespołach stosowanie techniki często nie pozwala nam dostrzegać, że również tam mogą powstawać emocje. Wirtualne zespoły mogą być świadome rodzenia się tych emocji, a co więcej, mogą te emocje kontrolować poprzez wykorzystanie wirtualnych kanałów komunikacji w przestrzeni wirtualnej. Nie ma sensu, by przed tym uciekać, sądząc, że na emocje miejsce jest jedynie przy kontakcie bezpośrednim.

Dlaczego szerokiego zastosowania nie zyskują tak naturalne, wydawałoby się, narzędzia komunikacji, jak wideokonferencje?

Wideokonferencje nie rozwiążą wszystkich problemów związanych z przekazem niewerbalnym. Aczkolwiek poprawiają percepcję przekazu, to jednak badania jednoznacznie wskazują, że nawet zastosowanie najbardziej doskonałej technologii nie stworzy równie klarownej sytuacji komunikacyjnej, jak bezpośrednie spotkanie (chociażby z uwagi na przejście z przestrzeni do obrazu dwuwymiarowego). Badania dowodzą, że znacznie bardziej efektywny niż wideokonferencje jest web conferencing. Obraz mamy co prawda nadal dwuwymiarowy, lecz do dyspozycji pozostają różne dodatkowe narzędzia - jak współdzielenie plików, co-browsing, wspólne edytowanie dokumentów, dostępne znacznie łatwiej niż przy bezpośredniej komunikacji.

Mówi się jednak, że nic nie zastąpi komunikacji bezpośredniej.

Na pewno tak jest w pierwszej fazie projektu, gdy chodzi o poznanie się członków zespołu, zbudowanie wstępnego kapitału zaufania. Bezpośredni kontakt na tym etapie pozwala na wybranie najbardziej odpowiednich metod komunikacji zdalnej.

Nie zapominajmy zresztą, że elektroniczne narzędzia komunikacji, aczkolwiek mogą wydawać się krępujące, przy obecnym stanie rozwoju techniki nie pozwalając na stworzenie całkowitej iluzji kontaktu bezpośredniego, to jednak znakomicie ułatwiają wielu osobom kontakt z drugim człowiekiem. Introwertycy potrafią znacznie pełniej, z poczuciem większego komfortu psychicznego, uczestniczyć w wirtualnych dyskusjach, niż tych rzeczywistych. W pewnym sensie pozwala to lepiej wykorzystać potencjał ludzi, którzy przy bezpośredniej komunikacji pozostawaliby zawsze w cieniu.

Często jednak wirtualnej komunikacji nie lubią właśnie kierownicy.

To oczywiste, skoro np. poczta elektroniczna jest tak dobrym "niwelatorem" szczebli służbowej hierarchii. Różne poziomy dystansu, jakimi często posługują się osoby zajmujące stanowiska kierownicze, zostają tutaj istotnie spłaszczone. "e-mail" chowa hierarchiczne wywyższenie. To spłaszczenie nie jest całkowite, aczkolwiek w komunikacji wirtualnej może ono zacząć wyglądać inaczej niż w świecie rzeczywistym. Oczywiście, tylko w pewnym stopniu, przecież kontekst sytuacyjny nie znika z chwilą przejścia z przestrzeni rzeczywistej do wirtualnej. Ludzie zajmujący stosunkowo niską pozycję w firmie czy grupie z reguły zachowują dużą ostrożność w posługiwaniu się pocztą elektroniczną. Boją się tego medium.

To, co powiedziałam wcześniej o introwertykach, niekoniecznie pozostaje z tym w sprzeczności. Łatwość otwarcia w przypadku introwertyków dotyczy bowiem osób, które są świadome swojej pozycji czy przekonane o własnej wartości, natomiast komunikacja w warunkach rzeczywistych daje im z różnych powodów odczucie dyskomfortu.

O czym powinniśmy pamiętać przy wirtualnej komunikacji?

Potrzebne są stosunkowo proste rzeczy, o których bezwzględnie nie można zapominać. Podstawowym przykazaniem powinno być hasło: "Odpowiadaj, odzywaj się, gdy Cię pytają". Trudno o bardziej frustrującą sytuację, niż wirtualna komunikacja, w której współpracownik czy - najczęściej - szef nie odpowiada na wysyłane komunikaty. Odpowiadanie w przestrzeni wirtualnej jest podstawową formą okazywania szacunku. I oczywiście na odwrót. Tutaj nie ma za bardzo miejsca na ukłony, uścisk ręki, spojrzenie - pozostaje przede wszystkim szybkość i pewność odpowiedzi.

Dr Niki Panteli była jednym z prelegentów na konferencji ECIS 2002 (European Conference on Information Systems), która odbyła się w Gdańsku na początku czerwca br.

W celu komercyjnej reprodukcji treści Computerworld należy zakupić licencję. Skontaktuj się z naszym partnerem, YGS Group, pod adresem [email protected]

TOP 200