EN FACE: Zbigniew Paszkiewicz...

...asystent naukowy w Katedrze Technologii Informacyjnych Uniwersytetu Ekonomicznego w Poznaniu, który specjalizuje się w eksploracji procesów biznesowych.

O EKSPLORACJI PROCESÓW BIZNESOWYCH W POLSCE I NA ŚWIECIE

Koncepcja eksploracji procesów biznesowych jest rozwijana od ok. 10 lat. Idea powstała na politechnice w Eindhoven w Holandii. Od tego czasu jest ona rozwijana w środowisku naukowym, a w krajach bardziej zaawansowanych, takich jak Niemcy, Belgia czy Holandia, jest już wiele przykładów jej wdrożeń w biznesie. W Polsce koncepcja opracowana na uczelniach dopiero zaczyna być stosowana w praktyce biznesowej. Ogólnie rzecz ujmując, eksploracja procesów biznesowych to zbiór metod, które pozwalają na biznesową analizę danych zbieranych przez firmy w systemach IT. Analiza takich danych metodami eksploracji procesów pozwala uzyskać faktyczny obraz działania firmy. Osoby zarządzające firmami lub ich działami tworzą różne modele działania, pożądane procedury postępowania itp. Eksploracja procesów biznesowych jest narzędziem weryfikacji, czy zakładane modele działają i się sprawdzają.

Zajmuję się tym tematem w ramach mojej pracy doktorskiej. Stworzyłem własną metodę, która na bazie danych z systemów IT pozwala określić, jakie powtarzalne zbiory czynności wykonują pracownicy firm w danych sytuacjach biznesowych. Potrafię prawdopodobne czynności, które się powtarzają, identyfikować. Na podstawie analizy można wyodrębnić postawy i zachowania pracowników.

O ANALIZIE I MAGAZYNIE

Obecnie większość systemów IT, które funkcjonują w firmach, zapisują logi zwane też dziennikami zdarzeń. Są to rejestry czynności wykonywanych w tych systemach przez pracowników.

Te dzienniki zdarzeń to kopalnia wiedzy, która nie jest wykorzystywana przez menedżerów. Powinni się tym zainteresować przede wszystkim właściciele procesów biznesowych, np. kierownik magazynu, który posiada system typu WMS. Na podstawie dziennika zdarzeń z systemu WMS kierownik może się dowiedzieć, jak działa obszar, za który odpowiada. Można przeprowadzić analizę sieci społecznej: ustalić, który pracownik jest kluczowy dla funkcjonowania obszaru, tworzyć profile pracowników - kto z kim pracuje, kto robi to samo co inny pracownik i może go zastępować itd. Analiza pomaga określić efektywność realizacji procesów. Można przeprowadzić analizę odchyleń - dlaczego niektóre procesy kończą się zbyt wcześnie lub zbyt późno lub dlaczego niektóre czynności są pomijane.

O TRADYCYJNYCH AUDYTACH I ICH WADACH

W odróżnieniu od tradycyjnych metod audytu i analiz procesów, eksploracja procesów pozwala szybciej i taniej uzyskać obiektywną, kompetentną i uwzględniającą wiele punktów widzenia informację o procesach w firmie. Przy eksploracji wykorzystuje się dane, które organizacja gromadzi i posiada. Nie poświęca się czasu na przeglądanie dokumentacji, nie absorbuje się pracowników.

W przypadku systemu obiegu dokumentów uzyskanie obrazu procesów biznesowych zajmuje ok. tygodnia, przy bardziej złożonych systemach może to trwać nieco dłużej. Czas potrzebny na eksplorację procesów zależy od ilości danych, formatu ich zapisu i informacji, jakimi zainteresowana jest firma. Porównując eksplorację procesów biznesowych z audytem, warto wspomnieć, że audyty przeprowadza się cyklicznie, a eksplorację procesów można przeprowadzać w każdej chwili. To element wsparcia operacyjnego firmy.

Na rynku jest dostępne jedno narzędzie typu open source rozwijane przez społeczność akademicką i umożliwiające prowadzenie eksploracji procesów. Jest jednak mało intuicyjne i mało przyjazne. Dlatego na rynku pojawiły się narzędzia komercyjne. Zwracam jednak uwagę, że sam zakup oprogramowania do eksploracji procesów nie wystarczy. Trzeba umieć połączyć oprogramowanie z dziennikami zdarzeń systemów IT firmy, wybrać dane, które powinny być uwzględnione w analizie, i umieć zinterpretować uzyskane wyniki analiz. Wymagane są umiejętności interdyscyplinarne, z dziedziny informatyki i zarządzania procesami.

O BI I BIG DATA

Eksploracja procesów biznesowych różni się od znanych już od wielu lat rozwiązań typu Business Intelligence. BI to analiza wskaźnikowa. Dzięki BI dowiadujemy się, że jakiś wskaźnik spadł lub wzrósł. BI nie odpowiada na pytanie, dlaczego tak się stało. Analizę wskaźnikową porównałbym do termometru, który pomaga odpowiedzieć na pytanie, czy ktoś ma gorączkę czy nie, ale nie daje diagnozy, jaka to choroba. Eksplorację procesów biznesowych porównałbym do rentgena, który prześwietla cały organizm i daje szczegółową odpowiedź na pytanie, co dolega choremu.

Za granicą jest już wiele przykładów wdrożeń w biznesie. W Polsce koncepcja eksploracji procesów dopiero zaczyna być stosowana w praktyce biznesowej. Osobiście realizuję teraz dwa projekty wykorzystania eksploracji procesów biznesowych w firmach. Trwają rozmowy z kolejnymi zainteresowanymi firmami i urzędami. Wśród zainteresowanych są np. firmy z branży internetowej, które chcą analizować działania użytkowników stron www. Widać rosnące zainteresowanie wykorzystywaniem danych zbieranych przez systemy IT. Eksploracja procesów biznesowych wpisuje się w trend Big Data i Business Intelligence.


TOP 200