Każde wdrożenie wymaga uwzględnienia interesów zamawiającego i możliwości (technicznych, organizacyjnych, ekonomicznych) uczynienia im zadość przez realizującego zamówienie. Zawarcie umowy musi być poprzedzone wynegocjowaniem podstawowych kwestii odnoszących się do oczekiwań obu stron. Trudno spodziewać się jednak, że w ten sposób unikniemy wszystkich ewentualnych trudności. Złożoność technologii, względy kompatybilności, rosnące oczekiwania klienta, to tylko niektóre z pojawiających się wyzwań. Kompletność przedmiotu umowy wdrożeniowej nie jest powiązana jedynie z "wprowadzeniem" na rzecz zamawiającego konkretnych rozwiązań technicznych. Uwzględnić trzeba ponadto kwestię obrotu prawami autorskimi w kontekście wdrożenia - udzielenie licencji, usługi serwisowe, doradcze czy też przeszkolenie pracowników pod kątem wdrażanych technologii. Głównym przedmiotem umowy będzie jednak z zasady obrót oprogramowaniem komputerowym - bądź dostępnym już na rynku, bądź kreowanym dopiero, stosownie do potrzeb zamawiającego. Sam kontrakt przybierze postać jednego dokumentu, ewentualnie kilku - w tym załączników technicznych.

Charakter umowy wdrożeniowej

Wszystko to sprawia, że kontrakty wdrożeniowe, jako konglomerat zróżnicowanych potrzeb i aspektów prawnych, nie znajdują swojego wiernego odpowiednika w "modelach" umów wyszczególnionych w polskim kodeksie cywilnym. Porozumienie dotyczące planowanego wdrożenia należy więc do kategorii "umów nienazwanych". Od stron zależy, na jakie aspekty położony zostanie nacisk w zawieranym kontrakcie, co może odbić się w przyszłości na pozycji (i odpowiedzialności prawnej) zamawiającego i realizującego wdrożenie. Dla "trzonu" umowy wdrożeniowej najodpowiedniejsze mogą być zasady właściwe dla umów dotyczących świadczenia usług bądź umów o dzieło. Wśród kontraktów wdrożeniowych na czoło wybijają się te, które są opierane na zasadach właściwych dla umów o dzieło. Rozróżnienie to niesie ze sobą istotne konsekwencje praktyczne.

W przypadku umowy o dzieło istotne jest osiągnięcie określonego rezultatu. Rezultat taki to przykładowo przekazanie rozwiązań programistycznych odpowiednio skonfigurowanych serwerów. Newralgiczną kwestią jest możliwość odstąpienia od umowy wdrożeniowej. Przykładem takiej sytuacji będzie bierna postawa zamawiającego w chwili, gdy od podjęcia przez niego określonych czynności uzależnione będzie poprawne zrealizowanie przedmiotu kontraktu. Współdziałanie takie może przejawiać się w dostarczeniu specyfikacji sprzętu, dla którego jest realizowane wdrożenie. Kodeks cywilny zakłada, że przypadek braku aktywności zamawiającego daje podstawę do wyznaczenia zamawiającemu odpowiedniego terminu do podjęcia działań, a po jego upływie możliwe będzie odstąpienie od umowy.

Wynagrodzenie realizującego wdrożenie zostanie w takim wypadku obniżone, stosownie do poczynionych dotychczas nakładów. Zamawiający będzie mógł jednak żądać efektów nieukończonej pracy. Nic nie stoi jednak na przeszkodzie, aby reguły w tym zakresie wyznaczyć w odmienny sposób. Przy wdrożeniach należy skupić się na ocenie, jak dalece wadliwość realizowanego rozwiązania IT może wpływać na prawa stron umowy. Chodzi przede wszystkim o to, czy każdy błąd stwierdzony przez zamawiającego uprawnia go do odstąpienia od umowy. Zrównoważenie interesów stron wymagałoby zawarcia klauzul poświęconych następstwom "błędów krytycznych" przedkładanego zamawiającemu systemu (np. bezzwłoczne odstąpienie od umowy, zastrzeżenie kary umownej, ewentualnie czas, w którym uchybienie powinno być usunięte). Jeśli traktować umowy wdrożeniowe jako umowy o świadczenie usług, to pojawia się możliwość wypowiedzenia kontraktu przez każdą ze stron w dowolnym czasie. Nawet jeśli kontrakt ograniczy maksymalnie swobodę firm w tym względzie, to i tak każda z nich będzie mogła wypowiedzieć umowę, powołując się na "ważne powody". Na marginesie zaznaczyć trzeba, że przy transgranicznych kontraktach wdrożeniowych warto zadbać o sprecyzowanie siedziby sądu, który będzie rozstrzygać ewentualne spory.

Dysponowanie prawami autorskimi w kontekście umów wdrożeniowych

Kolejnym pytaniem jest to, jak uporać się z kwestią praw własności intelektualnej w przypadku umów wdrożeniowych. Chodzi o prawa, jakie uzyskujemy do oprogramowania przekazywanego przy realizacji wdrożenia. Generalnie w grę wchodzą dwie sytuacje: przenoszenie majątkowych praw autorskich do aplikacji bądź udzielenie licencji, czyli jedynie zezwolenia na korzystanie w określony sposób z chronionego prawem autorskim utworu. Pierwsza z sytuacji jest najbardziej atrakcyjna dla zamawiającego, choć w praktyce będzie zdarzać się relatywnie rzadko. Przeniesienie majątkowych praw do programów uniezależnia zamawiającego od dalszej współpracy z realizującym wdrożenie, np. przy jego uaktualnieniu, zmodyfikowaniu oprogramowania. Zwłaszcza że w przypadku aplikacji prawo do wprowadzania wszelkich modyfikacji, tłumaczenia kodu usytuowano pośród autorskich uprawnień majątkowych.

Warunkiem koniecznym skuteczności przeniesienia majątkowych uprawnień jest jednak zawarcie umowy w formie pisemnej. Przepisy prawa autorskiego przewidują, iż forma pisemna umowy jest niezbędna pod rygorem nieważności. W praktyce jedynie ustne porozumienie w tej kwestii doprowadzi do zawarcia umowy licencyjnej niewyłącznej (czyli korzystania z programu, które nie wyłącza udzielania licencji przez producenta programu na rzecz innych firm). Bardziej rozpowszechnioną metodą jest udzielanie jedynie licencji w zakresie aplikacji przekazywanych w toku wdrożenia IT. W zależności od wysokości opłat z tytułu kontraktu wdrożeniowego można zawrzeć w nim klauzulę licencji wyłącznej bądź niewyłącznej. Biorąc pod uwagę konkurencję na rynku, zwłaszcza pierwsza z umów licencyjnych jest pożądana. Ciekawą kwestią jest to, czy pozyskujący w ramach zawarcia umowy wdrożeniowej prawa do korzystania z oprogramowania, może je następnie przenieść na inne podmioty (np. przy zmianie profilu działalności przedsiębiorstwa). Zasygnalizować trzeba w tym miejscu problem wyczerpania prawa. Gdy uprawniony z tytułu praw autorskich przenosi własność nośnika programu na inny podmiot (np. w ramach zobowiązań wynikających z wdrożenia), traci on kontrolę nad dalszym obrotem nim.

Klauzule dotyczące serwisowania

Wprowadzenie rozwiązania w firmie nie kończy definitywnie tematu poprawnego działania nowych technologii. Trzeba zdawać sobie sprawę z ewentualnej potrzeby uaktualniania programów, eliminacji dostrzeżonych błędów. W przypadku zawarcia w umowie wdrożeniowej klauzul przekazujących jedynie licencje na rzecz zamawiającego wdrożenie, samodzielne wykonywanie takich działań nie będzie możliwe. Atrakcyjne jest więc porozumienie stron dotyczące serwisowania wdrożonego projektu. Uwzględnienie takiej klauzuli w głównym kontrakcie pozwoli na zaoszczędzenie kosztów związanych z późniejszymi negocjacjami. Zabezpiecza to w pewien sposób interesy zamawiającego, którego pozycja jest inna w chwili zawierania umowy wdrożeniowej, a inna gdy przedsięwzięcie zostało już zrealizowane i odebrane. Dla osiągnięcia klarownej sytuacji należy szczegółowo uwypuklić zakres serwisowania, terminy podejmowania działań przez firmę obsługującą implementowany system, a także czas trwania tego typu usług. Od stron zależy, jak określone zostanie wynagrodzenie związane z zamieszczeniem klauzuli serwisowej (jednorazowa opłata, zryczałtowane wynagrodzenie miesięczne, wynagrodzenie jedynie za rzeczywiście świadczone usługi).

Odbiór projektu

Zastanawiającym jest to, czy dążyć do odbioru poszczególnych etapów wdrożenia, czy też poprzestać na końcowym odbiorze. Z punktu widzenia zamawiającego pierwsze rozwiązanie jest bardziej korzystne. Ułatwia "wychwycenie" niepokojących kierunków prac wdrożeniowych. Nieterminowość przy realizacji poszczególnych etapów pracy rodzi możliwość obniżenia wynagrodzenia, a w skrajnych przypadkach jawi się jako podstawa odstąpienia od umowy. Kwestie te powinny rozstrzygać szczegółowe postanowienia umowne. Z drugiej strony naraża to także realizującego wdrożenie na zmianę zdania przez klienta, który dojdzie do wniosku, że chciałby położyć nacisk na inne elementy (odmienną technologię, większe wymagania sprzętowe). Jednocześnie akceptacja kolejnych fragmentów projektu wdrożeniowego może być powiązana z kolejnymi ratami, które uzupełnią zaliczkę przekazaną przy zawarciu umowy.

Ograniczenie się do odbioru finalnej wersji wdrożenia, rzecz jasna, nie usuwa ewentualnych zastrzeżeń co do jakości wykonanej pracy. Należy pamiętać o tym, że nawet jeśli prace nie zostały wykonane w sposób 100% satysfakcjonujący klienta, nie eliminuje to całkowicie obowiązku zapłaty należności pieniężnej. Zamawiający może po prostu odmówić odbioru zrealizowanego projektu. Warto dodać, że o ile będziemy stosowali przepisy dotyczące umów o dzieło do kontraktów wdrożeniowych, możliwe jest odstąpienie w każdej chwili przez zamawiającego od umowy, jeśli zapłaci on umówione wynagrodzenie, pomniejszone o środki, które zaoszczędził realizujący wdrożenie. W nietypowych sytuacjach skorzystanie z tej możliwości pozwoli uchronić się od dalszych kosztów.

Charakter odbioru projektu to przede wszystkim sporządzenie odpowiedniego protokołu. Może on być poprzedzony stosownymi testami, przeprowadzonymi przez zamawiającego. Nawet gdy realizacja zostanie przyjęta bez zastrzeżeń, nie eliminuje to możliwości późniejszego stwierdzenia wad i żądania ich usunięcia.