W łączności z użytkownikiem

Rozmowa z Włodzimierzem Marcińskim, radcą ministrem, zastępcą dyrektora Biura Informatyki w Ministerstwie Spraw Zagranicznych.

Rozmowa z Włodzimierzem Marcińskim, radcą ministrem, zastępcą dyrektora Biura Informatyki w Ministerstwie Spraw Zagranicznych.

Uczestniczy Pan w pracach różnych europejskich, unijnych gremiów zajmujących się informatyzacją. Na ile podejście do informatyzacji obowiązujące w instytucjach unijnych różni się od podejścia stosowanego w Polsce?

Od 2002 r. jestem przedstawicielem Polski w grupie ekspertów Rady Europy ds. informatyki. Rada Europy zatwierdziła koncepcję rozwoju informatyzacji jako narzędzia swojej pracy. Dla wsparcia realizacji tej koncepcji zdecydowano się zastosować monitoring przebiegu działań oraz zapewnić dopływ nowych informacji, pomysłów i wiedzy. W tym celu powołano międzynarodową radę ekspertów (CETI), której jestem członkiem. Działalność tej grupy jest integralnym elementem strategii informatyzacji Rady Europy. W zespole jest kilka osób, głównie szefowie informatyki z różnych instytucji publicznych - Parlamentu Europejskiego, OECD, ministerstw spraw zagranicznych Francji, Włoch, Niemiec, Gruzji. Spotykamy się 2, 3 razy w roku, by ocenić zarówno to, co zostało zrobione, jak i plany na przyszłość. Naszą rolą nie jest kontrolowanie, ale raczej dzielenie się swoimi pomysłami, doświadczeniami i wiedzą.

Na jakich założeniach opiera się koncepcja informatyzacji Rady Europy?

Przede wszystkim jest jasna, spójna koncepcja, którą się po prostu realizuje. Każda organizacja musi mieć wizję, co chce zrobić. I nie chodzi tu bynajmniej o wizję rozwoju samej informatyki. Rada Europy zaczęła informatyzację od wizji usprawnienia pracy swoich komórek i organów. Gdy zaczęli się zastanawiać, jak najlepiej mogą to zrobić, siłą rzeczy doszli do IT. Trudno bowiem dzisiaj myśleć o efektywnym działaniu bez zastosowania narzędzi informatycznych. Nie od nich jednak zaczynano, chociaż w konsekwencji stały się naturalnym, integralnym składnikiem strategii polepszenia warunków pracy. Pojawił się konkretny dokument, który określał konkretne zadania, terminy, sposoby realizacji itp. Dawał on duże kompetencje i uprawnienia szefowi projektu, który podlega bezpośrednio sekretarzowi generalnemu.

Myśli się jednak przede wszystkim o informacji, a nie o informatyzacji. Strategia rozwoju systemów informatycznych w Radzie Europy wynika przede wszystkim z potrzeby usprawnienia obiegu informacji i dostępu do nich. Gdy u nas mówi się o obiegu informacji w urzędzie, to ma się na myśli przede wszystkim obieg dokumentów, pism. Tam jest mowa o dostępie do informacji, informacji rozumianej jako przekaz, treść, a nie nośnik. Informacja jest bowiem traktowana jako największy dorobek i najcenniejszy zasób instytucji. ma służyć wspieraniu procesów informacyjnych, a nie stanowić cel sam w sobie. Komputery są elementem systemu informacyjnego.

Wszystko co jest wytwarzane w Radzie Europy - pisma, dokumenty, notatki, e-maile itp. (a wiadomo, że dzisiaj prawie wszystko jest już wytwarzane w formie elektronicznej) - stanowi bazę wiedzy organizacji. Tworzenie tej bazy wiedzy jest celem wprowadzenia narzędzi informatycznych do pracy urzędników. Gromadzona informacja jest etykietowana, klasyfikowana, oceniana - pod kątem ważności, warunków przechowywania, dostępności itp. Tworzenie archiwum nie polega na mechanicznym robieniu kopii plików - to jest w zasadzie proces zarządzania informacjami, na przykład polegający na przenoszeniu informacji mniej ważnych, rzadziej używanych na słabiej dostępne miejsca na dyskach, a umieszczaniu tych wykorzystywanych cały czas w szybciej dostępnych sektorach.

Narzędzia informatyczne służą też temu, by tworzenie bazy wiedzy odbywało się w sposób niemal automatyczny, by nie wymagało dodatkowych nakładów czy dodatkowej pracy. Gdy na przykład Rada Europy pracuje nad prawami człowieka, to wszystkie materiały wytworzone na ten temat są automatycznie gromadzone i zapisywane w zasobach informacyjnych instytucji. Potem zawsze w razie potrzeby można do nich sięgnąć i wykorzystać przy innych okazjach bez potrzeby wytwarzania ich od nowa. W ten sposób tworzy się potencjał informacyjny instytucji, który ma decydujący wpływ na efektywność jej działania.

Jak wygląda strona finansowa tego przedsięwzięcia?

Koszty realizacji projektu są stałym elementem oceny. Cały czas śledzony jest średni koszt funkcjonowania systemów IT w przeliczeniu na jednego użytkownika. Tego rodzaju wskaźniki są traktowane bardzo poważnie, cały czas się ich używa do oceny efektywności wykorzystania narzędzi informatycznych. Przed podjęciem każdej decyzji przeprowadza się bardzo dokładną analizę wielu aspektów planowanego wdrożenia i dokonuje jego oceny w wielu aspektach. Rada Europy ma przyjętą politykę w zakresie sprzętu. Nie kupuje na przykład komputerów, lecz dzierżawi je od firm komercyjnych. Co 4 lata następuje wymiana sprzętu na nowy, o co dba już kontraktor. Pewne aplikacje robione są jednak samodzielnie przez zatrudnionych w tej instytucji programistów, bo tak wychodzi taniej.

Czego brakuje w projektach informatycznych w administracji publicznej w Polsce? Z jakich doświadczeń europejskich powinniśmy skorzystać?

Trzeba zacząć od tego, że my tak naprawdę cały czas nie informatyzujemy administracji, tylko ją uzbrajamy w sprzęt IT. W urzędach i instytucjach funkcjonują co prawda różne aplikacje dziedzinowe, na przykład finansowo-księgowe, do przyjmowania formularzy elektronicznych itp., ale nie mamy systemów stricte informacyjnych, systemów, które byłyby nastawione na budowanie zasobów informacyjnych jednostek sektora publicznego. Wdrożenia systemów informatycznych nie są też poprzedzane analizami efektywności finansowej. U nas wciąż nie wiadomo, ile kosztuje wykorzystanie stosowanych rozwiązań w przeliczeniu na jednego urzędnika.

Odeszliśmy też od wartościowania roli przyszłego użytkownika systemów informatycznych. SIWZ-y robione są przeważnie przez firmy zewnętrzne, które nie biorą w ogóle pod uwagę potrzeb i specyfiki pracy użytkowników końcowych, tylko skupiają się na aspektach technicznych. Użytkownicy dostają potem systemy, które nie spełniają wielu potrzebnych im funkcji. Na niepowodzenie projektów w sektorze publicznym w naszym kraju składa się często w dużym stopniu rozerwanie więzi z użytkownikami. Nie chodzi bowiem przecież o to, by informatyzować urzędy, ale by poprzez wykorzystanie informatyki ułatwiać ludziom pracę i lepiej uzyskiwać cele instytucjonalne.

A jaki wpływ na ostateczny kształt systemu informatycznego mają użytkownicy w instytucjach europejskich?

W Radzie Europy są tzw. regionalni korespondenci wpisani w strukturę organizacyjną instytucji. Taka osoba jest w każdym departamencie, w każdej większej komórce organizacyjnej. Do jej zadań należy bezpośredni kontakt z departamentem IT w celu przekazywania uwag, ocen, propozycji współpracowników oraz przekazywanie informacji z departamentu informatyki do własnej komórki organizacyjnej. Wszyscy korespondenci regionalni spotykają się co miesiąc z działem IT - wymieniają uwagi, dyskutują, przedstawiają własne propozycje, oceniają propozycje informatyków. Korespondent przychodzi na spotkanie z wiedzą swoich kolegów z działu, a wraca do nich z informacjami od specjalistów od IT. Można powiedzieć, że pełni rolę pasa transmisyjnego w obie strony. U nas systemy realizowane są zazwyczaj odgórnie, a użytkownikom przedstawiane są gotowe rozwiązania, które nie spełniają ich oczekiwań, a czasami wręcz nie posiadają najbardziej użytecznych funkcji. Jestem zwolennikiem iteracyjnej budowy systemów w stałym kontakcie z wiodącymi przedstawicielami użytkownika. Złe systemy kompromitują zawód informatyka i wypaczają idee informatyki jako narzędzia skutecznego wsparcia organizacji pracy.


TOP 200