Przygoda z informatyką

Co kilka lat systemy ERP są unowocześniane lub wymieniane na nowe. Obecnie fala wzrostu zastosowań IT ogarnia małe i średnie przedsiębiorstwa. Co zrobić, aby wdrażanie informatyki było jak najmniej bolesne i kosztowne.

Co kilka lat systemy ERP są unowocześniane lub wymieniane na nowe. Obecnie fala wzrostu zastosowań IT ogarnia małe i średnie przedsiębiorstwa. Co zrobić, aby wdrażanie informatyki było jak najmniej bolesne i kosztowne.

Informatyzacja procesów zarządzania przedsiębiorstwem jest inwestycją kosztowną. Z tego też względu powinna przynosić możliwie szybko znaczące dochody. Określenia efektów informatyzacji często wymagają potencjalni kredytodawcy lub rady nadzorcze. W tym wypadku sprawdza się powiedzenie: nakłady są rzeczywiste, natomiast zyski mogą być urojone. Wyniki uzyskiwane przy użyciu metod liczenia wskaźników ROI, IRR i innych są dla inwestycji informatycznych trudne do zinterpretowania.

Nieudany projekt informatyczny powoduje praktycznie stratę zaangażowanych środków i katastrofę dla jego promotorów. Nie ma to zwykle miejsca w przypadku innych projektów przemysłowych. Tymczasem jest to szczególnie istotne w przypadku średnich i małych firm. O ile w dużym przedsiębiorstwie - zwłaszcza państwowym - załamanie się wdrożenia jest tylko drobną "przykrością" z wpisaniem poniesionych kosztów w straty, to konsekwencje dla średniej firmy mogą być dramatyczne. Przykładem może służyć przedsiębiorstwo przemysłu spożywczego, w którym na skutek nieudanego startu nowego systemu fakturowania z początkiem roku doszło do załamania płynności finansowej. Firma uratowała się od upadłości wracając w pośpiechu do poprzednio działającego systemu IT i procedur manualnych.

Ostatnio modne są metody liczenia rentowności inwestycji w informatykę wspierającą zarządzanie oparte na prognozowaniu przyszłych wartości różnorodnych wskaźników ekonomicznych. Wartości te brane są z porównywalnych przedsiębiorstw tych samych branż. Jest to tzw. benchmarking, system, który niestety dotychczas u nas nie funkcjonuje.

Oczekiwania w przedsiębiorstwie

Często w przedsiębiorstwie obserwuje się poniższą frustrującą sytuację. Poziom obsługi klientów - terminy dostaw i ich realizacja, kalkulacje cen - jest niezadowalający. Możemy tracić część rynku na rzecz konkurentów - myśli kierownictwo. Tymczasem zaangażowanie finansowe w środki obrotowe jest wysokie - duże zapasy materiałowe, prace w toku i znaczny poziom należności. Koszty produkcji i dystrybucji są wysokie i wymykają się spod kontroli. Wszyscy pracują coraz ciężej, a rezultatów nie widać. Sprawozdania finansowe są przygotowywane z opóźnieniem, a ich wiarygodność pozostawia wiele do życzenia. Audytor zaczyna mieć istotne zastrzeżenia. Eliminacja tych problemów jest oczekiwanym skutkiem wdrożenia nowych rozwiązań IT.

Ocena ofert

Na tym etapie należy odpowiedzieć na cały szereg pytań. Główne z nich to:

  1. Czy obsługiwana jest obecna i przyszła struktura prawna dla firmy jedno- czy wielozakładowej? Rzutuje to na potrzebę obsługi wielozakładowości finansowej i logistycznej. Nasza firma może stanowić część większej struktury?
  2. Czy obsługiwana jest sieć dystrybucji i zaopatrzenia oraz w razie potrzeby obsługa łańcucha dostaw SCM?
  3. Czy obsługiwane są relacje z klientami CRM, SCM i inne wyspecyfikowane w zapytaniu ofertowym?
  4. Czy obsługiwane są typy produkcji występujące w przedsiębiorstwie: na zamówie-nie indywidualne, mało, średnioseryjne czy jest to produkcja powtarzalna lub pro-jektowa?
  5. Jakie metody, o ile to wchodzi w grę, będą stosowane do usprawniania organizacji w przedsiębiorstwie.
  6. Czy rekomendowane jest przeprowadzenie odrębnego projektu usprawniania organi-zacji?
  7. Czy obecnie lub w niedalekiej przyszłości będą dostępne poszerzenia systemu ERP, takie jak: zaawansowane metody planowania i harmonogramowania APS, zarządzanie danymi wyrobów PDM, system nadzoru nad realizacją wytwarzania MES, CRM, zaawansowana obsługa potrzeb kierownictwa BI, narzędzia e-business i inne przydatne w przedsiębiorstwie?

Czasem kierownictwo dodatkowo spodziewa się, że nastąpi cud. Reorganizacja przedsiębiorstwa i racjonalizacja działań nie będzie konieczna, a wszelkie usprawnienia "zrobią się same" przy okazji wdrożenia nowego systemu IT. Nowoczesne środki techniczne spowodują cuda. Trudne decyzje kadrowe nie będą konieczne. Nastąpi radykalne rozwiązanie wszystkich problemów przedsiębiorstwa. Tymczasem jedynym cudem na pewno osiągniętym są znaczne nakłady finansowe.

Uwarunkowania organizacyjne

Rozpoczynanie prac wdrożeniowych od ulepszania lub wymiany systemu IT bez uporządkowania uprzednio rozwiązań organizacyjnych rzadko daje dobre efekty. Należy usunąć narosłe często latami tzw. ogony i prostować przebiegi istniejących procesów gospodarczych. Czasem niezbędna jest gruntowna reorganizacja firmy. Te wszystkie działania powinny być poprzedzone ustaleniem strategii biznesowej przedsiębiorstwa, a następnie sposobu jej realizacji, czyli określenia celów biznesowych. System IT, jako skuteczne narzędzie, powinien pomóc je realizować.

Doświadczony konsultant rozpoczynając działalność w firmie zaczyna od oglądu i analizy stanu organizacyjnego przedsiębiorstwa, analizy - przynajmniej zgrubnej - podstawowych procesów biznesowych. Jeżeli z jakichś przyczyn (zwykle jest to pośpiech po miesiącach zbędnych deliberacji lub oszczędność na honorariach ekspertów) ten etap prac zostanie skrócony lub pominięty, to powodzenie całego projektu informatyzacji jest poważnie zagrożone i już na początku sprawa jest w połowie przegrana. W wyniku wstępnej analizy, nawet pobieżnej może się okazać, że w przedsiębiorstwie trzeba uruchomić dwa zsynchronizowane ze sobą projekty - usprawnień organizacji i projekt informatyczny.

Należy wymagać, aby etap analizy stanu istniejącego objął podstawowe procesy biznesowe, stanowiące szkielet działalności podstawowej przynoszącej większość przychodów przedsiębiorstwa. Reszta może być uzupełniana później. Wyniki analizy i wnioski powinny powstać szybko, w ciągu tygodni, a nie miesięcy. Wyniki takich prac powinny być przedstawiane za pomocą narzędzi IT pozwalających następnie na łatwą i szybką modyfikację przebiegu. procedur i działań niezbędnych do nadążenia za zmianami organizacyjnymi, nawet tak istotnymi jak fuzje lub podział przedsiębiorstwa.

Popularne metody prowadzenia projektów informatycznych, np. PRINCE2, powinny być w zakresie analiz i projektowania wspierane przez specjalizowane narzędzia do opisu i projektowania organizacji. Należy zwrócić uwagę na koszty, ponieważ często konsultanci za opracowanie analizy żądają wyższego honorarium niż klient gotów jest zapłacić za cały projekt. Do rozważenia jest powierzenie analizy sprawdzonemu na rynku specjaliście, co zwykle skraca czas opracowania i racjonalizuje koszty, a także gwarantuje jakość wyników.


TOP 200