Do kiedy będzie przez dostawcę obsługiwana oferowana nam wersja oprogramowania? Lepiej uniknąć zakupu wersji oprogramowania bez obsługi serwisowej lub takiego, dla którego obsługa ta wkrótce wygaśnie i będziemy zmuszeni do poniesienia kolejnych znacznych kosztów na wdrożenie nowej wersji oprogramowania.

Jaka jest pozycja firmy na rynku polskim i data rozpoczęcia na nim działalności? Informacje te mają istotne znaczenie, ponieważ znane są przypadki firm działających krótko, ale intensywnie. Po zebraniu pieniędzy znikają, zostawiając klientów bez serwisu, obsługi i adresu, jedynie z uprzejmą informacją o zakończeniu działalności. Struktura kapitałowa i prawna firmy jest o tyle istotna, że w razie sporów prawnych odpowiednio duży kapitał gwarantuje wypłacalność, a oprócz tego trudniej jest takiej firmie zniknąć z rynku.

Jaka jest możliwości finansowania? Zakup, sprzedaż ratalna, leasing, kredyt kupiecki itp., a także korzystanie z różnych form outsouringu; oferowane warunki.

Czy firma dysponuje personelem wdrożeniowym o odpowiednich kwalifikacjach i doświadczeniu? Często zdarza się, że firma oferuje usługi wdrożeniowe nie mając w tej dziedzinie doświadczenia. Kupując i wdrażając oprogramowanie od konkretnej firmy klient wiąże się z nią na długie lata. Istotne jest, czy producent oprogramowania prowadzi ciągłe prace rozwojowe zapewniając nowoczesność rozwiązań. Czy proponowana jest metoda wdrażania wsparta narzędziami do analizy organizacji? Jakie wsparcie jest oferowane? Jaka jest struktura terytorialna serwisu? Czy jest dostępna pomoc telefoniczna? Jaka jest cena oprogramowania i usług wdrożeniowych?

Na podstawie tak przygotowanej oceny ofert, w oparciu o przedstawione dokumenty i ewentualnie zebrane opinie, tworzona jest tzw. krótka lista 2-3 oferentów do końcowych negocjacji. Na tym etapie szczególnie istotna może być opinia ekspertów. Warto w tym momencie zapoznać się z instalacjami referencyjnymi działającymi u klientów potencjalnego dostawcy. Najlepszym rozwiązaniem jest wizyta bez asysty dostawcy. Ważne jest, aby podczas wizyty można było przedyskutować interesujące nas zagadnienia.

Umowa z dostawcą

Jest wiele spraw szczegółowych w umowie, których pominięcie może w przyszłości skutkować istotnymi problemami, a zwłaszcza czy zrealizowanie wdrożenia systemu IT zagwarantuje wspieranie realizacji jego celów biznesowych? Jak to jest zabezpieczone?

Czy dostarczane oprogramowanie, sprzęt i usługi są ze sobą zsynchronizowane co do ilości, zakresu, terminów i sposobu ich dostawy do klienta? Trzeba zadbać o to, aby zakup licencji był realizowany etapowo: na początek przez kilka miesięcy szkolenia niewielka liczba licencji i sprzęt komputerowy odpowiednio dobrany, następnie stopniowo w miarę zaawansowania wdrożenia zakup kolejnej porcji licencji i rozbudowa sprzętu komputerowego. Dzięki temu można obniżać koszty zakupu, a co za tym idzie i wdrożenia. Sprzęt komputerowy na etapie wdrożenia warto brać w leasing, ponieważ szybko się starzeje, a jego ceny ciągle spadają. Przy takim postępowaniu na zakończenie wdrożenia można kupić odpowiedni nowoczesny sprzęt po niższej cenie niż przy zakupie jednorazowym na początku wdrożenia, co zwykle proponują dostawcy.

Gwarancja posiadania przez dostawcę zdolności realizacji umowy, a zwłaszcza dysponowanie odpowiednio wykwalifikowanym personelem. Dysponowanie odpowiednią metodologią prowadzenia wdrożenia niezbędną dla potrzeb produkcji oprogramowania (interfejsy, zmiany i dostosowania oprogramowania), a także do zarządzania projektami, ryzykami i zmianą.

Należy sprawdzić, czy zawarta umowa jest zgodna z obowiązującymi przepisami, czy klauzule gwarancyjne zawarte w umowie (oświadczenia i zapewnienia, prawa i uprawnienia - w szczególności prawa własności intelektualnej, gwarancje finansowe) zabezpieczają interesy nabywcy.

Zastosowane środki zaradcze, dyscyplinujące i represyjne wobec wykonawcy w przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania umowy powinny być skuteczne. Najskuteczniejsze są gwarancje finansowe. Warto powiązać płatności za oczekiwany rezultat z poszczególnymi etapami wdrożenia.

Określenie zasady i sposoby kontroli wykonania umowy: akceptacja wykonania umowy, niewykonanie, nienależyte wykonanie umowy; dokumentacja sposobu wykonania umowy, spory w trakcie realizacji umowy, tryby eskalacji sporu, rozstrzygnięcia konfliktowych sytuacji. Możliwości wprowadzania zmian do umowy, renegocjacja warunków umowy; zmiany umowy w trakcie jej wykonywania, zmiana harmonogramu prac, przedłużanie okresu współpracy.

Zawarcie umowy

Zawarcie dobrej umowy wymaga zadbania o warunki merytoryczne i zabezpieczenia finansowe, a w następnej kolejności o stronę prawną i tu jest pole do popisu dla prawników. Często można spotkać się z sytuacją, gdy umowy na oprogramowanie i usługi proponuje oferent twierdząc, że to jest standard firmowy i że nic w nich nie może zmienić. W takim przypadku rekomendowane jest dokładniejsze rozważenie ofert konkurentów.

dr Ludwik Maciejec jest konsultantem, właścicielem firmy HLM. Od lat doradza przy wdrożeniach systemów ERP. Kontakt: [email protected].