Za pomocą narzędzia OPENFILES.EXE, które działa w oknie wiersza poleceń, można na bieżąco nadzorować użytkowanie plików przez poszczególnych użytkowników. Dysponując uprawnieniami administratora, możemy nawet dokonać ingerencji, zamykając otwierane przez nich zbiory. Program nadaje się do stosowania w sieciach, a także lokalnie.

Przywołane bez parametrów narzędzie OPENFILES.EXE wyświetla wszystkie pliki w udostępnionych przez nas folderach, w danej chwili otwarte przez innych użytkowników. Przed każdym plikiem na liście figuruje identyfikator (ID) i nazwa użytkownika. Te dane są konieczne do jednoznacznego ustalenia, kto otworzył plik. Gdy dwie osoby odwołają się równolegle do tego samego pliku, Openfiles wyświetli go w dwóch egzemplarzach, przyporządkowując im oddzielne identyfikatory - podobnie jak system operacyjny przydziela identyfikatory procesów poszczególnym egzemplarzom (zwanym potocznie instancjami) danej aplikacji.

Dzięki temu możemy sprawdzać w obrębie sieci Microsoft Networks, czy ktoś korzysta w danej chwili z plików na udostępnionym przez nas dysku. Jeśli tak, wstrzymamy się na moment przed zamknięciem systemu, aby ta osoba mogła skończyć pracę.

Dysponując uprawnieniami administratora systemu, możemy z drugiej strony wymusić zamknięcie określonego pliku. Użyjemy do tego celu polecenia:

openfiles /disconnect /id <id>

Zamiast zmiennej <id> należy wstawić identyfikator pliku podany przez polecenie Openfiles (wpisane bez parametrów). Z kolei za pomocą polecenia:

openfiles /disconnect /a <user>

zamkniemy za jednym zamachem wszystkie pliki otwarte przez określonego użytkownika. Jego identyfikator należy podać w miejscu zmiennej <user>.

Chcąc używać narzędzia Openfiles w trybie lokalnym, wprowadzamy następujące polecenie:

openfiles/local on

a następnie restartujemy system. Od tej pory Openfiles będzie wyświetlać listę aplikacji i otwieranych przez nie plików. Jest to przydatne np. w razie problemów podczas odłączania wymiennego nośnika danych, takiego jak zewnętrzny napęd czy dysk USB. Komunikat alarmowy, który pojawia się wówczas na ekranie, zdradza jedynie, że jakiś program w dalszym ciągu odwołuje się do nośnika. Aby ustalić jego nazwę, wpisujemy polecenie:

openfiles | find /i "z:"

W powyższym przykładzie założyliśmy, że nie można odłączyć dysku z literą Z: - jeśli w naszym przypadku chodzi o napęd z innym identyfikatorem literowym, dokonujemy odpowiedniej zmiany. Po ustaleniu aplikacji, która odwołuje się do plików na wymiennym nośniku danych, zamykamy ją, a wówczas będziemy mogli bez problemu odłączyć dysk.