Mariaż technologii z organizacją

System ERP jest warunkiem koniecznym, lecz niewystarczającym dla zapewnienia sukcesu przedsiębiorstwa.

System ERP jest warunkiem koniecznym, lecz niewystarczającym dla zapewnienia sukcesu przedsiębiorstwa.

Mariaż technologii z organizacją

Korzyści z wdrożenia S&OP

Teoretycznie gospodarka rośnie, system gospodarczy podobno mamy rynkowy, w sklepach ogromny wybór, tylko zazwyczaj okazuje się, że tego czego akurat konkretnie szukamy nie ma. Zdarza się, że poszukiwany towar dostępny jest na zamówienie, ale nie wiadomo dokładnie, kiedy producent je zrealizuje i czy będzie miał materiały, by wyprodukować produkt w oczekiwanej przez nas konfiguracji. Dokumenty, faksy, telefony... Nikt nie ma pełnej informacji i nie może nam niczego zagwarantować, a my bezradnie kręcimy się w kółko. Przedstawiciele sprzedawcy i producenta uprawiają radosną improwizację, ale ta radość ma swoją cenę. Jest nią mniejsza sprzedaż, niższa rentowność i za duży zapas, a do tego zbyt długi cykl należności.

Z przyczyn naturalnych nie można poprawić biznesu we wszystkich obszarach jednocześnie. Każda zmiana wymaga nakładów, czasu i ludzi. Firmy stają przed wyborem: od czego zacząć? Niniejszy artykuł przeznaczony jest do dodatku Computerworld na temat systemów ERP, a więc jego czytelnikami są ci, którzy zmieniają swoje firmy poprzez wprowadzanie nowoczesnych rozwiązań informatycznych. Nie napiszemy jednak o całościowym rozwiązaniu ERP, które często wymaga kosztownego, szeroko zakrojonego, zintegrowanego wdrożenia prowadzącego do uzyskania poprawy w jednym obszarze. Poświęcimy ten artykuł technice zarządzania łączącej strategię i jej realizację, która mniej więcej równoprawnie traktuje usprawnienie organizacyjne i technologię, a przy tym w swej istocie polega przede wszystkim na wprowadzeniu nowej filozofii i nowych procesów organizacyjnych. Technika ta nie może jednak działać bez odpowiednich narzędzi informatycznych, umożliwiających przetworzenie dużej ilości danych przez wiele współpracujących osób i udostępnienie wyników praktycznie wszystkim decydentom we własnej firmie i w firmach partnerskich. Technika ta przynosi jednocześnie szybką i radykalną poprawę wyników w obszarze własnego wdrożenia i w obszarach zależnych, chociaż bezpośrednio nie objętych projektem. Techniką tą jest Planowanie Sprzedaży i Operacji, czyli Sales & Operations Planning (S&OP).

Po co komu S&OP?

Działające w gospodarce rynkowej przedsiębiorstwa doświadczają wielu problemów. Przykładowo są to:

  • trudności z wzajemnym dopasowaniem podaży i popytu, przy czym w pewnych asortymentach występuje nadmiar, a w innych niedobór;
  • niski poziom obsługi klienta - często jest to niewiele ponad minimalne 90% kompletności dostawy w terminie;
  • problemy z organizacją promocji - typowy jest brak towarów objętych promocjami oraz reklamowanych za pomocą kosztownych kampanii;
  • chaotyczne wyprzedaże zwane "promocjami" - takie "promocje" niszczą całe kategorie produktów i są nadużywane przez partnerów, wykorzystujących je do budowy tańszego zapasu oraz pozornego osiągania kwoty sprzedaży przez sprzedawców;
  • nadmierne koszty zaopatrzenia, produkcji, sprzedaży i dostaw w ostatniej chwili, kosztowne akcje na koniec okresu, do czego dochodzą niepotrzebne koszty utrzymywania nadmiernego zapasu oraz infrastruktury;
  • koszty zwrotu produktów, które się nie sprzedały w detalu;
  • brak dopasowania poziomu obsługi klienta do segmentów rynku - przykładem może być automatyczna dostawa następnego dnia, bez względu na realną potrzebę klienta, segment i koszty.
Oczywistymi rezultatami są niższy niż możliwy wzrost sprzedaży i rosnące nieproporcjonalnie koszty zaopatrzenia, produkcji i sprzedaży. Doświadczający tych trudności producent pogarsza swoją płynność finansową nadmiernie angażując kapitał w zapas i finansowanie zbyt długiego cyklu rotacji należności. Działając przypadkowo, obniża reputację własnej marki i własnych produktów i przyzwyczaja klienta do zakupów "od promocji do promocji", czyli wyprzedaży po znacznie obniżonych cenach na koniec okresu. Pogarszają się wszystkie wskaźniki finansowe firmy. Produktywność nie rośnie, a nawet nie utrzymuje się na tym samym poziomie, występują braki ciągłości sprzedaży. Tworzy się tym samym luka rynkowa dla sprawnie działających konkurentów.

Co to jest S&OP?

Słownik APICS definiuje Planowanie Sprzedaży i Operacji jako "proces, który zapewnia zarządowi zdolność strategicznego kierowania biznesem w celu osiągnięcia trwałej przewagi konkurencyjnej poprzez zintegrowanie w łańcuchu dostaw skupionych na klientach planów marketingowych dla nowych i istniejących produktów. Proces łączy wszystkie plany dla biznesu - sprzedaży, marketingu, rozwoju, produkcji, zaopatrzenia i finansów - w jeden zintegrowany zbiór planów". Sesję planowania S&OP przeprowadza się co miesiąc i kończy decyzyjnym przeglądem zarządczym na poziomie zagregowanym, czyli grup wyrobów. W procesie uzgadnia się popyt, zasoby i podaż. Prawidłowo zrealizowany cykl S&OP łączy plan strategiczny z jego wykonaniem oraz pomiarem wydajności ukierunkowanym na stałe usprawnianie wszystkich istotnych procesów. Tyle słownik APICS. Z kolei znana firma Oliver Wight postrzega Planowanie Sprzedaży i Operacji jako proces zintegrowanego zarządzania biznesem, w którym zespół zarządzający w stały sposób osiąga skoncentrowanie na celach i wzajemne dostosowanie wszystkich funkcji organizacji.

W praktyce realizacja S&OP przebiega w formie cyklicznego procesu. Proces opiera się na faktach, czyli na danych. Cykl najczęściej równy jest miesiącowi, rzadziej zdarza się cykl kwartalny, niektóre firmy spożywcze zaczynają planować w cyklu dziennym. Brane są pod uwagę: stan zasobów firmy, dostępne moce produkcyjne i inne ograniczenia. Uwzględnia się plany rozwojowe oraz wprowadzanie i wycofywanie produktów w ich cyklu życia. Uwzględnia się również model przychodów i kosztów do celów decyzyjnych. S&OP w odróżnieniu od zwykłego bilansowania podaży i popytu jest ukierunkowany na maksymalizację wyniku finansowego i przepływów pieniężnych. Horyzont planistyczny to najczęściej od 18 do 24 miesięcy, co pozwala w połowie roku mieć wiarygodne dane budżetowe na rok następny. Podprocesy realizowane w ramach cyklu obejmują prognozowanie popytu, planowanie produkcji i zaopatrzenia, planowanie finansowe oraz naradę - sesję S&OP, której celem jest ustalenie jednej wersji planu (lub planów) oraz rozwiązanie problemów wymagających podjęcia decyzji.

Prognozowanie popytu

Wspierane jest narzędziami statystycznymi, czasami z zastosowaniem metod probabilistycznych. Istotnym elementem prognozowania jest obsłużenie wszelkiego rodzaju nieciągłości, promocji, wprowadzania nowego produktu. Najczęściej odbywa się w formie ingerencji w plany specjalistów odpowiedzialnych za rynki i kierunki sprzedaży. Najlepiej jeżeli jest to proces realizowany z udziałem partnerów sprzedających do klienta końcowego. Najbardziej szczegółowy poziom dokładności to punkt popytu: kombinacja SKU, miejsca sprzedaży detalicznej oraz kanału sprzedaży. Wyniki są odpowiednio agregowane i dezagregowywane. W ten sposób weryfikuje się zgodność z biznesplanem. Agregacja zapewnia wysoką wiarygodność prognozy na poziomie grupy asortymentowej - poziomie decyzyjnym narady S&OP. Otwiera się również perspektywa proaktywnego zarządzania popytem i zapobieżenia (na czas) niekorzystnym tendencjom.Planowanie produkcji i zaopatrzenia


TOP 200