Pilski Philips Lighting Poland jest przykładem, jak elastyczne i szybkie dostosowywanie systemów informatycznych powinno odpowiadać na wymagania zarówno firmy, jak i rynku.

Philips Lighting Poland SA powstał w wyniku przejęcia w 1991 r. większościowego pakietu akcji zakładów POLAM-Piła przez koncern Philips Lighting BV. Do tego momentu systemy informatyczne w firmie były efektem raczej pomysłowości lokalnych informatyków niż przemyślanej strategii zarządu i dedykowanych nakładów finansowych. Po prywatyzacji sytuacja działu informatyki gwałtownie się zmieniła. Stracił on część autonomii, ale jednocześnie zyskał dostęp do światowego know-how Philipsa oraz znacznych środków inwestycyjnych. Niektóre decyzje, takie jak ta o wdrożeniu obsługującego obszar produkcji systemu SAP R/3, są podejmowane oczywiście przez dążącą do standaryzacji rozwiązań korporację. Inne - takie jak pomysł wdrożenia systemu wspierającego zarządzanie łańcuchem dostaw przy wykorzystaniu technologii internetowych - są zależne od kreatywności i inicjatywy lokalnych menedżerów.

I właśnie opracowany przez polskich informatyków system e-MAX - umożliwiający partnerom biznesowym Philipsa składanie za pośrednictwem przeglądarki internetowej zamówień, sprawdzanie stanu magazynów, przewidywanego czasu oczekiwania na kompletację i wysyłkę zamówienia, bieżące monitorowanie stanu zamówienia czy wysokości dostępnego kredytu kupieckiego - był już niejednokrotnie prezentowany przez Philipsa na kongresach logistycznych czy też opisywany w literaturze przedmiotu jako przykład wielkiego sukcesu, jeśli chodzi o budowę elektronicznego systemu wymiany danych między partnerami biznesowymi, zaangażowanymi w przepływ towarów w łańcuchu dostaw.

e-MAX - nad którym prace rozpoczęły się w 1998 r., a który zaczął być praktycznie wykorzystywany latem 1999 r. - został stworzony przez dział informatyki Philipsa w Pile przy współpracy zespołu prof. Wojciecha Cellarego z Akademii Ekonomicznej w Poznaniu. Czy budowanie systemów informatycznych z pomocą pracowników wyższej uczelni jest lepszym pomysłem niż współpraca z firmą informatyczną? "Zderzenie teorii z praktyką daje ciekawe efekty. Pracownicy naukowi nie zetknęli się z wieloma problemami praktycznymi, dzięki czemu nie mają pewnych ograniczeń, nie widzą problemów, mogą spojrzeć inaczej" - mówi Aleksander Dobersztyn, dyrektor ds. informatyki w Philips Lighting Poland SA. Pół roku po wprowadzeniu e-MAX-a 40% obrotów pilskiego Philipsa realizowano przez Internet. Takie tempo akceptacji nowej technologii przez partnerów producenta systemów oświetleniowych było zdumiewające nawet dla zachodnich obserwatorów tego projektu. Dziś za pośrednictwem systemu e-MAX składanych jest ponad 50% zamówień w Polsce i większość zamówień w regionie Europy Środkowo-Wschodniej, obsługiwanych przez Centrum Dystrybucyjno-Logistyczne Philips Lighting Poland SA, Piła.

Od początku w projekt e-commerce zaangażowali się partnerzy biznesowi, których wskazówki były dużą pomocą w osiągnięciu tak spektakularnego sukcesu. Współpraca Philipsa z dystrybutorami była analizowana pod kątem przepływu informacji i całego procesu realizacji zamówienia, jednocześnie badano oczekiwania i preferencje partnera. "Nie wzorowaliśmy się na innych, istnieją-cych rozwiązaniach. Zmapowaliśmy proces, zaangażowaliśmy w prace naszego partnera i stworzyliśmy rozwiązanie, które wydaje się satysfakcjonować wszystkich" - mówi Aleksander Dobersztyn. Ogromny wpływ na projekt miał Stanisław Kozłowski, ówczesny prezes zarządu Philips Lighting Poland SA, dziś przewodniczący rady nadzorczej, oraz Leszek Remesz, kierownik działu sprzedaży. Właśnie S. Kozłowski był promotorem stworzenia systemu e-commerce, który umożliwił wdrożenie nowych standardów w zakresie obsługi partnerów handlowych. Leszek Remesz z kolei okazał się doskonałym kandydatem na użytkownika kluczowego, mając odwagę proponowania nowych rozwiązań i usprawnień, wiedzę o procesach, które zachodzą w dziale sprzedaży i obsługi klienta, oraz osobowość przywódcy, dzięki której zaraził entuzjazmem pozostałych pracowników.

Dzięki wdrożeniu systemu e-MAX Philipsowi udało się obniżyć koszty sprzedaży i zyskać znacznie więcej danych, umożliwiających prognozowanie zapotrzebowania i planowanie produkcji. "Zmobilizowaliśmy naszych klientów do stworzenia we własnym zakresie pewnej infrastruktury internetowej, dzięki której będzie możliwa nie tylko współpraca z nami, ale również realizacja innych projektów z dziedziny e-biznesu, np. bankowość elektroniczna, elektroniczna wymiana dokumentów z ZUS czy - w przyszłości - wykorzystanie możliwości podpisu elektronicznego i elektronicznych faktur" - twierdzi Bogdan Rogala, prezes zarządu Philips Lighting Poland SA. A wraz z wprowadzeniem ustawy o podpisie elektronicznym w Philipsie odżyły plany rezygnacji z papierowych faktur w transakcjach z partnerami biznesowymi.