W powszechnym przekonaniu integracja danych w systemach klasy ERP gwarantuje wysoką jakość danych. Czy tak jest rzeczywiście?

Zintegrowane systemy zarządzania klasy ERP to aplikacje gospodarcze, obejmujące wszystkie obszary funkcjonowania przedsiębiorstwa. Pozwalają na gromadzenie ogromnej liczby danych w zintegrowanym środowisku jednego systemu, których, dzięki ich automatycznemu generowaniu, nie trzeba wielokrotnie wprowadzać. Aplikacje ERP umożliwiają kontrolowanie ich poprawności na poziomie pola informacyjnego (a nie tylko całego dokumentu).

W systemie ERP można wyróżnić dane transakcyjne i podstawowe. Te pierwsze powstają w wyniku rejestracji zdarzeń gospodarczych w formie konkretnych dokumentów systemowych, to np. dokumenty: sprzedaży i magazynowy czy dokument centrum zysku. Dane podstawowe natomiast odwzorowują struktury i procesy oraz opisują obiekty, takie jak indeksy materiałowe, miejsca powstawania kosztów, dostawcy i in.

Dane podstawowe, oprócz informacji o charakterze opisowym, zawierają również informacje sterujące, które są później interpretowane przez oprogramowanie. Przykładowo, definicja indeksu materiałowego wymaga podania informacji opisowych, np. kodu materiału, nazwy, podstawowej jednostki miary czy przynależności do grupy materiałowej, oraz równocześnie informacji o charakterze sterującym: typ materiału (np. surowiec, półprodukt, wyrób gotowy) czy przypisany sposób automatycznego księgowania oraz sposób wyceny (np. cena ewidencyjna, cena ruchoma średnioważona). Dane podstawowe mogą być przypisane konkretnym jednostkom organizacyjnym firmy.

Dane podstawowe zmieniane i uzupełniane w czasie eksploatacji systemu pełnią rolę zbliżoną do konfiguratora systemu (niektóre z tych informacji są interpretowane przez oprogramowanie). Mogą być również obiektami, do których są odnoszone dane transakcyjne. W tym kontekście dane podstawowe to element wpływający na zakres funkcjonalny systemu i możliwość agregacji danych.

Użytkownicy końcowi systemu ERP postrzegają jego działanie z perspektywy jakoś-ci zdefiniowanych danych podstawowych. Trudno się temu dziwić, bo jak tu cieszyć się integracją systemu w sytuacji, gdy użytkownik końcowy rejestrując fakturę nie może odszukać kontrahenta (np. nazwy kontrahentów są nie uporządkowane, dane są niekompletne czy występują tzw. duplikaty i nie wiadomo, w którym z nich znajdują się właściwe dane). Jeżeli nie zostaną opracowane precyzyjne zasady tworzenia danych podstawowych lub później te zasady nie będą przestrzegane, to nawet najlepszy produkt klasy ERP może być odbierany jako nieprzydatny.

Migracja bałaganu

W trakcie realizacji projektu wdrożeniowego często trzeba dokonać migracji danych podstawowych ze starych systemów. To bardzo ważny moment projektu wdrożeniowego. Istotne jest, by migracji do nowego systemu podlegały jedynie uporządkowane dane podstawowe ze starego systemu, nawet gdy weryfikacja jakości danych podstawowych jest bardzo pracochłonna i wymaga cierpliwości.

Czas poświęcony na porządkowanie danych zostanie odzyskany w dalszej części projektu. Czy nie można by później uporządkować danych podstawowych już w systemie ERP? Niby tak, ale jest to bardziej pracochłonne i obarczone pewnymi ograniczeniami, które nie występują w przypadku weryfikacji i przygotowania danych podstawowych poza systemem (chociażby w Excelu czy Accessie).

Rejestracja danych transakcyjnych powoduje, że dane podstawowe zaczynają występować w transakcjach (czyli w dokumentach), system zaś zapamiętuje zachodzące między danymi związki (mechanizm integracji). Nakłada to na proces porządkowania da- nych pewne ograniczenia. Przykładowo, jeżeli utworzono indeks materiałowy i choć w jednym magazynie istnieje przypisany mu zapas, to nie można w prosty sposób zmienić jego typu (np. z części zamiennej na surowiec). Kolejnym przykładem może być próba usunięcia indeksu materiałowego, który został błędnie zdefiniowany. Usunięcie indeksu jest możliwe tylko wówczas, gdy nie istnieje jego zapas, a wszystkie dokumenty, w których ten indeks wystąpił, będą zarchiwizowane i usunięte. Przy migracji danych warto korzystać z pomocy specjalistów, którzy sprawdzą w tabelach systemu, czy wszystkie dane podstawowe zostały poprawnie wypełnione i zinterpretowane przez system.

Utrzymanie danych

Oprócz migracji ważne są bieżąca aktualizacja i definiowanie nowych danych podstawowych. Doświadczenia projektowe wskazują na konieczność centralizacji procesu zakładania danych. Bez względu na mnogość osób zgłaszających takie potrzeby, liczba uprawnionych do definiowania danych podstawowych musi być ograniczona.