Razem z wdrożeniem systemu klasy ERP można dokonać jego integracji z istniejącymi systemami albo je całkowicie wymienić. Każda z obu decyzji ma istotne skutki biznesowe.

Wymiana oprogramowania obsługującego najważniejsze procesy biznesowe jest zadaniem skomplikowanym, wymaga wiele pracy i niesie ze sobą pewne ryzyko. Warto jednak wykorzystać szansę modernizacji aplikacji obsługującej główną linię biznesową, jeśli dotychczasowe systemy nie spełniają stawianych przed nimi zadań. Do grupy firm migrujących należy także wliczyć te przedsiębiorstwa, które korzystają z całkowicie niedostosowanych narzędzi, takich jak arkusze kalkulacyjne. W celu zminimalizowania ryzyka, wdrożenie nowych systemów powinno być poprzedzone dogłębną analizą funkcjonowania przedsiębiorstwa. W polskich realiach oczekuje się także uporządkowania procesów w firmie, dlatego razem z wdrożeniem nowego oprogramowania często odbywa się reorganizacja procesów biznesowych. Z drugiej strony firma, która korzysta z dopracowanego systemu, który dobrze obsługuje firmowe procesy, może zintegrować go z ERP, aby maksymalnie wykorzystać możliwości obu z nich.

System do wymiany

Tę drogę wybierają przedsiębiorstwa, których systemy biznesowe są przestarzałe i nie spełniają już swojego zadania. Dość ciekawy przykład dotyczy firmy Dziedzic z Namysłowa. Środowisko IT tej firmy opierało się wcześniej na rozwiązaniach działających pod kontrolą systemu DOS. Pracownicy wykorzystywali m.in. moduły FPP i KH pakietu CDN Klasyka. Brak integracji poszczególnych aplikacji utrudniał jednak dostęp do spójnych informacji i powodował konieczność stosowania uproszczeń procesowych. Wykorzystywano arkusze kalkulacyjne, nie było praktycznie żadnych usprawnień w przepływie informacji od projektu do produkcji. Organizacja produkcji obejmowała wyłącznie kompletację, a nie całość procesu produkcyjnego. Ponadto wszystkie dodatkowe dane należało wprowadzać ręcznie.

Według przedstawicieli firmy Dziedzic, po wdrożeniu systemu ERP Impuls nastąpił poważny skok jakościowy w sposobie funkcjonowania środowiska IT. Jedną z największych korzyści wynikających z zastosowania systemu zintegrowanego była radykalna poprawa przepływu informacji. Tego nie dało się rozsądnie osiągnąć za pomocą integracji, nawet sam proces łączenia systemów byłby trudny, gdyż te programy pracowały w środowisku DOS bez użycia centralnej bazy danych i automatyczna wymiana danych byłaby bardzo trudna. Programy w technologii DOS nie mają wystarczającej skalowalności dla potrzeb rozwijającej się firmy, modernizacja programu była nieopłacalna, rozbudowa go do potrzeb zaawansowanego planowania nie była możliwa.

Wybrany pakiet ERP zawiera dobry moduł przeznaczony do obsługi głównej linii biznesowej w przedsiębiorstwie, decyzja o zastąpieniu przestarzałego oprogramowania dała firmie Dziedzic wymierne korzyści.

Współpraca jak po szynach

Ścieżkę związaną z integracją nowego systemu z dotychczasowym oprogramowaniem wybrała zaś firma Cemet. Najważniejszym procesem w tej firmie jest spedycja kolejowa. Jej obsługę usprawniono kilka lat temu za pomocą oprogramowania Nodus Logistyka. Program ten został zakupiony i dostosowany do potrzeb firmy Cemet, obsługując wszystkie procesy związane ze spedycją kolejową, od planowania poprzez eksploatację taboru, aż do fakturowania. W tym czasie w przedsiębiorstwie nie było zintegrowanego systemu ERP, a procesy związane z finansami wykonywano w programie Symfonia FK Forte. Do działań analitycznych wykorzystywano Excela, a fakturowanie innych usług - poza spedycją kolejową - oraz zadania związane z magazynami wykonywano za pomocą Symfonii Handel. Firma nie posiadała zintegrowanych słowników ani kartotek, przenoszenie danych między Logistyką a Symfonią FK odbywało się za pomocą plików tekstowych, podobnie między Handlem a FK. W takim środowisku należało wdrożyć system ERP, usprawniając pracę firmy, a jednocześnie zachować ciągłość obsługi najważniejszych procesów w przedsiębiorstwie.

„Ponieważ główna gałąź biznesowa firmy jest stosunkowo niszowa w porównaniu z wieloma przedsiębiorstwami, trudno znaleźć zintegrowany pakiet oprogramowania do jej kompleksowej obsługi. Posiadamy liczną flotę własnych wagonów, naprawiamy tabor we własnych, wyspecjalizowanych jednostkach terenowych, dzierżawimy też wagony. Ewentualny pakiet konkurencji musiałby także wspierać rozliczenia tras z PKP Cargo oraz obsługiwać inne zadania, związane np. z pracą Głównej Dyspozytury. To wszystko od 2002 r. w naszej firmie obsługuje Logistyka. Inne programy dla naszej głównej linii biznesowej, np. moduł SAP, wymagałyby daleko idących przystosowań” - mówi Robert Gawron, kierownik działu Informatyki w Cemet.

Wybrano więc system ERP CDN Egeria, program zakupiono wraz z kodem źródłowym. Integrację przeprowadzono od strony Logistyki przy pomocy interfejsu API do Egerii, dostarczonego przez Comarch. Ponieważ oba systemy są wykonane w tej samej technologii (Oracle Forms) i korzystają z tej samej bazy (Oracle 10g), integracja została przeprowadzona w taki sposób, aby Logistyka maksymalnie wykorzystywała zasoby Egerii. Dzięki uwspólnieniu wielu zasobów (bazy kontrahentów, centrów kosztów itd.), oba pakiety pracują na wspólnych, zawsze aktualnych danych. Całkowicie wykluczono wymianę danych za pomocą plików tekstowych, aplikacje komunikują się między sobą za pomocą obiektów bazodanowych. „Zintegrowaliśmy Logistykę z systemem ERP CDN Egeria, maksymalnie usprawniając pracę firmy. Migracja do innego oprogramowania nie była w ogóle brana pod uwagę, gdyż Logistyka bardzo dobrze spełnia swoje zadanie w naszej firmie. Teraz faktura wystawiona w Logistyce jest automatycznie wstawiana jako dokument ERP a kontrahent dodany w Egerii jest od razu widoczny w Logistyce. Oba programy pracują w tym samym środowisku, także terminalowym” – podkreśla Robert Gawron.

Decyzja o integracji była spowodowana nie tylko brakiem konkurencyjnego pakietu dla obsługi logistyki kolejowej. Jednym z założeń rozwoju IT było wybudowanie własnego systemu obsługi procesów w firmie. Z ERP zintegrowano inne systemy. Zamiast kupować moduł związany z obsługą obiegu dokumentów do celów związanych z Systemem Zarządzania Jakością, rozliczaniem delegacji oraz zatwierdzaniem faktur kosztowych, a następnie go przystosowywać dla celów firmy, odpowiednia aplikacja została napisana przez dział informatyki przy użyciu PHP. „Ze wspólnymi zasobami ERP zintegrowaliśmy również firmowy Intranet oraz aplikacje dla obsługi innych procesów w przedsiębiorstwie. Teraz rozliczenie delegacji za pomocą Intranetu powoduje automatyczne wprowadzenie danych dotyczących nieobecności pracownika wprost w Egerii. Współpraca między wszystkimi programami jest bardzo dobra” - konkluduje Robert Gawron.