Wdrożenie zintegrowanego z modułem SAP HR systemu rejestracji czasu pracy (RCP), zrealizowane w poznańskich zakładach GlaxoSmithKline, pozwoliło na decentralizację procesu rejestracji czasu pracy w tym zatrudniającym prawie 2000 pracowników przedsiębiorstwie.

Podstawowe założenia projektu były proste. Nowy system miał usprawnić proces rejestracji czasu pracy i kontroli dostępu, przy jednoczesnym zachowaniu bezpieczeństwa danych, przechowywanych we wdrożonym właśnie module SAP HR. Używany wcześniej archaiczny system oparty na DOS-ie nie był w stanie spełnić żadnego z tych warunków. Jego ogromną wadą było to, że pracował w trybie offline. Powodowało to przeciążenie działu personalnego, którego pracownicy musieli co miesiąc wprowadzać dane o absencji i urlopach załogi GlaxoSmithKline (dawniej GlaxoWellcome).

Dane dobrze odseparowane

Decyzja o zakupie doskonalszego rozwiązania zbiegła się w czasie z implementacją SAP HR. Kierownictwo firmy, wdrażające system zarządzający danymi o tak poufnym charakterze, chciało maksymalnie ograniczyć dostęp do jego zasobów. Najlepszym rozwiązaniem tego problemu było równoczesne wdrożenie zewnętrznego programu, który realizowałby pewne, podstawowe funkcje kadrowe. "Od nowego systemu RCP oczekiwano przede wszystkim, że zmniejszy liczbę reklamacji listy płac spowodowanych chociażby złym oszacowaniem dodatków za nadgodziny, oddzieli uprawnienia do wprowadzania danych od ich przetwarzania, umożliwi szybkie udostępnianie pracownikom informacji o urlopach i absencjach. Bardzo istotnym wymogiem była jego ścisła integracja z systemem kontroli dostępu" - mówi Tomasz Doroszewski, kierownik projektu wdrożenia modułu SAP HR i systemu rejestracji czasu pracy i kontroli dostępu w GlaxoSmithKline. Nowy program musiał oczywiście dobrze współpracować z systemem kadrowo-płacowym, a także gwarantować możliwość łatwej modyfikacji.

Odpowiedzialność na kierowników

Ostateczny wybór padł na system Accard, zaprojektowany i wykonany przez sopocką firmę Vemco. "Skorzystaliśmy przy tym z doświadczeń Petrochemii Płockiej (obecnie PKN Orlen), która także opierała się na SAP i kupiła to samo rozwiązanie RCP. Ważnym argumentem był również fakt, że jeden z naszych partnerów, firma BCC wdrożyła podobny interfejs między systemami ERP a RCP w Amice Wronki" - wyjaśnia Tomasz Doroszewski.

W trakcie projektu zmodyfikowano procedury, dotyczące rejestracji czasu pracy. Dzięki temu, że zakupiony system umożliwiał pracę w trybie online, całą odpowiedzialność za wprowadzanie danych na temat obecności, absencji i wszelkich zdarzeń przerzucono na bezpośrednich kierowników. "Zależało nam, żeby rejestracja czasu pracy odbywała się możliwie jak najbliżej pracowników" - twierdzi Ryszard Sokołowski, kierownik działu wynagrodzeń w pionie personalnym poznańskiego przedsiębiorstwa. - "To kierownik odpowiada za wprowadzenie danych i ich weryfikację. Gdy coś się nie zgadza, pracownik nie musi iść do działu kadr, ale uzgadnia rozbieżności ze swoim bezpośrednim przełożonym".

W całej firmie, w tym także w jednym z podwarszawskich biur GSK, zainstalowano kilkadziesiąt czytników z terminalami. Pracownik wyposażony w kartę zbliżeniową, wychodząc z zakładu, wprowadza na terminalu kod informujący o charakterze zdarzenia (np. czy było to wyjście służbowe czy prywatne). Kierownicy poszczególnych działów (z reguły ich asystentki) wprowadzają do systemu dodatkowe dane na temat urlopów, absencji, nadgodzin i innych zdarzeń. Dane te na koniec miesiąca trafiają do SAP HR. W drugą stronę codziennie transmitowane są podstawowe dane o pracownikach, np. informacje o zwolnieniach, dzięki czemu automatycznie blokowany jest wstęp na teren zakładu.

Bezpieczny transfer

Wymiana między systemami odbywa się na podstawie plików tekstowych. Początkowo odbywała się za pośrednictwem zasobów współdzielonego trzeciego serwera. Taka architektura wynikała z ograniczeń serwera plików opartego na Windows NT i przyjętej strategii izolacji serwerów SAP R/3 od innych komputerów. Wymagało to niezawodności trzech systemów: SAP R/3, Accarda i serwera pośredniczącego. Ostatecznie rozwiązanie to zastąpiono bezpośrednim i bardziej niezawodnym interfejsem między SAP R/3 (HP UX) a serwerem Accard (Windows NT) przy wykorzystaniu prostych narzędzi gwarantujących izolację systemu R/3.

Bez większych udziwnień

System rejestracji czasu pracy i kontroli dostępu Accard funkcjonuje w Glaxo-SmithKline już od ponad roku. Przez ten czas dokonano w nim kilku mody- fikacji. Pracownicy GlaxoSmithKline rozważali również kilka możliwości rozszerzenia jego funkcjonalności. Chodziło m.in. o wzbogacenie systemu w funkcje informacyjne - pracownik po wczytaniu swojej karty mógłby na terminalu odczytać wiadomości np. na temat przysługującego mu urlopu. Przez pewien czas pracowano również nad rozszerzeniem systemu kontroli dostępu o funkcje, które pozwalałyby na pewne szacunki dotyczące dokładnych kosztów pracy w podziale na poszczególne etapy produkcji czy asortyment. Ostatecznie jednak zaniechano realizacji tych funkcji, przede wszystkim ze względu na wysokie koszty projektu. "Z utęsknieniem czekamy na trzecią wersję systemu, która poprzez proste aplikacje intranetowe umożliwiałaby samodzielne wprowadzanie danych przez pracowników. Mamy już w korporacji kilka przykładów takich rozwiązań" - mówi Tomasz Doroszewski.