pl.ID: cyfrowe serce państwa

Funkcjonowanie rejestrów państwowych oraz komunikacja na liniach obywatel-urząd (państwo) i urząd-urząd to podstawowy krwiobieg danych w administracji publicznej. Od 1 marca 2015 roku program pl.ID stworzył nową jakość w zarządzaniu kluczowymi rejestrami państwa. Co to oznacza z perspektywy obywateli, biznesu i urzędników?

Polską administrację w dużej mierze cechuje daleko posunięte zacofanie w stosunku do poziomu i zakresu informatyzacji i usług udostępnianych online przez inne państwa europejskie. Wyjątki, takie jak CEIDG czy e-księgi wieczyste, jedynie potwierdzały regułę: liczne trudności w informatyzacji administracji publicznej.

Punkt wyjścia

Jeszcze w lutym bieżącego roku każda gmina w Polsce miała odrębny lokalny rejestr. Wymiana danych pomiędzy samorządami a centralnymi bazami danych odbywała się dwuetapowo: z gminy informacja wysyłana była do województwa, stamtąd zaś dopiero do rejestru PESEL. Jeszcze inaczej sytuacja wyglądała w przypadku aktów stanu cywilnego, które nie opuszczały murów jednostki je tworzącej.

Kluczowe rejestry państwa działały na podstawie powstałej w 1979 r. (sic!) architektury bazodanowej JANTAR oraz poprzez obieg papierowych dokumentów. Informacje dotyczące dowodów osobistych funkcjonowały w ramach oddzielnej Ogólnokrajowej Ewidencji Wydanych i Utraconych Dowodów Osobistych (OEWiUDO). Akta stanu cywilnego nie miały – już wspomniano – specjalnego centralnego systemu informatycznego.

Skutkiem takiej sytuacji był brak wydajnych możliwości wymiany danych między urzędami, związane z tym zatory informacyjne, rozciągnięte i długotrwałe procesy, a także wielokrotne dublowanie informacji przez kolejne urzędy. Nie trzeba dodawać, że w takich warunkach nie mogło być mowy o jakiejkolwiek standaryzacji dokumentów ani danych pomiędzy rejestrami.

pl.ID, czyli nowe otwarcie e-administracji

Realizowany przez Centralny Ośrodek Informatyki program pl.ID miał stać się odpowiedzią na opisane wyżej problemy. Podstawowymi celami, jakie postawiono przed realizacją projektu, były: radykalna poprawa obsługi klientów administracji – obywateli, podmiotów gospodarczych i innych interesariuszy korzystających z rejestrów państwowych (w tym samych urzędów) – poprawa jakości gromadzonych danych, zapewnienie ich pełnej integracji i referencyjności, a co za tym idzie, usprawnienie pracy urzędów oraz optymalizacja procesów, zarówno czasowa, jak i organizacyjna.

Najważniejszym elementem pl.ID jest System Rejestrów Państwowych (SRP), integrujący szereg kluczowych ewidencji leżących w gestii Ministerstwa Spraw Wewnętrznych. W ramach prac zmodernizowano rejestr PESEL oraz Rejestr Dowodów Osobistych. Istotnych zmian dokonano także w Systemie Odznaczeń Państwowych oraz Centralnym Rejestrze Sprzeciwów (osób, które nie zgadzają się zostać dawcami organów), integrując je w ramach jednego centralnego systemu informatycznego.

Stworzono centralną Bazę Usług Stanu Cywilnego, po raz pierwszy w historii kompleksowo cyfryzując procedury i usługi Urzędów Stanu Cywilnego.

pl.ID: cyfrowe serce państwa

Podczas realizacji programu pl.ID nie zapomniano także o „twardym” zapleczu teleinformatycznym. Zarówno System Rejestrów Państwowych, jak i CEPiK (Centralna Ewidencja Pojazdów i Kierowców) przeniesiono na serwery nowego specjalnego centrum danych. Efektem tych prac jest nowoczesna Zintegrowana Infrastruktura Rejestrów.

System przyjazny dla urzędnika...

Nowy System Rejestrów Państwowych to z perspektywy pracowników urzędów prawdziwy skok cywilizacyjny. „Dotychczas poszczególne jednostki gminne musiały się wzajemnie informować o zmianach wprowadzanych u siebie tak, by zachować odpowiedni przepływ informacji. Nowy system sprawił, że zmiana danych w jednym rejestrze automatycznie aktualizuje pozostałe. Tak się dzieje np. w przypadku aktu zgonu, który unieważnia dowód osobisty i numer PESEL” – opowiada Nikodem Bończa Tomaszewski, dyrektor Centralnego Ośrodka Informatyki.

Radykalne skrócenie procesów zarządzania informacjami o obywatelach oraz ujednolicenie zarządzania danymi nie byłoby możliwe bez odpowiednio przemyślanej warstwy dostępowej. W przypadku Systemu Rejestrów Państwowych jest to w głównej mierze webowa aplikacja ŹRÓDŁO, zapewniająca wygodny dostęp do zgromadzonych tam zasobów informacyjnych. Za pomocą ŹRÓDŁA uprawnione jednostki administracji publicznej – przede wszystkim gminy – są w stanie przeglądać, aktualizować oraz wprowadzać nowe dane do SRP.

Jakie są podstawowe cechy nowej aplikacji dostępowej do rejestrów państwa? Architekci interfejsu postawili np. na kontekstowość poszczególnych funkcji serwisu oraz graficzną prezentację informacji; w zależności od posiadanych uprawnień użytkownik widzi tylko interesujące go opcje, a przeglądane informacje oznaczone są w czytelny sposób (np. dane PESEL osoby zmarłej prezentowane są na czarnym tle z kontrastową czcionką). Aplikacja zawiera mechanizm inteligentnych formularzy sugerujących prawidłowe nazwy miejscowości, czy też uzupełniające określone pola o dane dostępne już w rejestrze lub znajdujące się w odpowiednich słownikach systemowych. Jak przystało na aplikację webową, ŹRÓDŁO cechuje także pełna responsywność dostosowująca aplikację do wyświetlacza i urządzenia przeglądającej je osoby.

Kluczową możliwością omawianej aplikacji, odróżniającą ją od dotychczas funkcjonujących rozwiązań, jest zapisywanie zmian w centralnej bazie danych w czasie rzeczywistym – ŹRÓDŁO działa online. Co to oznacza? Informacje wprowadzone przez urzędnika stają się natychmiast dostępne dla wszystkich innych uprawnionych jednostek. Funkcjonalność aplikacji wydatnie usprawniła proces obiegu informacji między urzędami, co jest tym istotniejsze, że z SRP – jako rejestru referencyjnego – za pomocą WebService korzystają także takie jednostki, jak: Policja, ZUS czy Ministerstwo Finansów.

pl.ID: cyfrowe serce państwa

Poprzedzając uruchomienie ŹRÓDŁA, Centralny Ośrodek Informatyki zrealizował wiele szkoleń i konsultacji skierowanych do końcowych użytkowników aplikacji. Ponad 4 tys. urzędników gminnych przeszło szkolenia stacjonarne, a ponad 15 tys. skorzystało ze szkoleń e-learningowych. Opierały się one na materiałach wideo, podręcznikach oraz forach prowadzonych przez trenerów SRP. Z aplikacji szkoleniowej, działającej analogicznie jak docelowy system, skorzystało w sumie ponad 15 tys. osób. Szkolenia zakończyły się egzaminem, który pozytywnie przeszło ponad 10 tys. urzędników.

Nowy system się sprawdził. Tylko w marcu 2015 r., pierwszym miesiącu jego działania, przy wsparciu SRP załatwiono niemal 2,9 mln spraw, przede wszystkim w kwestiach związanych z dowodami osobistymi. W tym czasie ŹRÓDŁO umożliwiło: przyjęcie ponad 415 tys. wniosków o wydanie nowych dokumentów tożsamości, wydanie 396 tys. dowodów osobistych, a także unieważnienie 389 tys. kolejnych. W tym czasie rejestr PESEL wzbogacił się o 43 tys. nowych rekordów, załatwiono 220 tys. spraw meldunkowych, zanotowano 88 tys. aktów urodzenia i 38,3 tys. aktów małżeństwa.

... i obywatela

Wdrożenie SRP to nie tylko zmiany po stronie procesów administracji publicznej, pośrednio dotyczące obywateli, ale i bezpośrednie, odczuwalne przez nich korzyści.

pl.ID to odczuwalna zmiana dla obywateli. Przede wszystkim to odmiejscowienie wielu spraw takich jak te związane z rejestracją stanu cywilnego. Wdrożenie SRP spowodowało, że np. po odpis aktu urodzenia można udać się do najbliższego urzędu stanu cywilnego, a nie – jak dotychczas – do miejscowości, w której się urodziliśmy” – mówi Nikodem Bończa Tomaszewski.

Fakt, że gminy w całym kraju mają obecnie dostęp do centralnego rejestru, spowodował, że obywatele przestali być „kurierami” dla urzędników – nosić od jednych do drugich kolejne zaświadczenia i dokumenty. Znacznie zmniejszyła się także liczba niezbędnych wizyt w urzędach – obecnie, np. w przypadku narodzin dziecka, wystarczy jedna wizyta, aby uzyskać akt urodzenia, numer PESEL czy załatwić sprawy meldunkowe.

Jakie jeszcze korzyści z perspektywy klientów administracji niesie pl.ID?

W ramach projektu uruchomiono pierwsze e-usługi dla obywateli, udostępnione na portalu OBYWATEL.GOV.PL. Serwis ten ma na celu, zgodnie z intencją MSW, stanowić „dobre źródło informacji o usługach Ministerstwa Spraw Wewnętrznych”.

Podstawową ideą serwisu jest zbieranie i przedstawianie obywatelom usług urzędowych w sposób zrozumiały i jednoznaczny oraz ułatwienie ich realizacji online” – podkreśla Nikodem Bończa Tomaszewski. OBYWATEL.GOV.PL ma docelowo stać się centralnym punktem polskiej e-administracji. Podczas tegorocznej konferencji Computerworld „Państwo 2.0” mówiła o tym szefowa Służby Cywilnej Claudia Torres-Bartyzel. Pierwszy etap prac obejmie opisanie kilkudziesięciu najpopularniejszych usług administracji publicznej, w tym ich standaryzację i uporządkowanie.

pl.ID: cyfrowe serce państwa

Pod patronatem Kancelarii Prezesa Rady Ministrów już teraz trwają prace, dzięki którym OBYWATEL.GOV.PL obejmie także e-usługi udostępniane obywatelom przez inne ministerstwa. W połowie roku w serwisie pojawi się kolejnych 80 usług. Większość z nich będzie miała charakter informacyjny. Cechą charakterystyczną będzie przystępny i prosty język treści, które tłumaczyć będą, jak załatwić podstawowe sprawy obywatelskie” – opowiada dyrektor COI.

Celem takiego działania jest szybkie spopularyzowanie e-administracji wśród obywateli oraz stałe poszerzanie wachlarza dostępnych elektronicznych usług administracji. „Ciągły rozwój serwisu i podążanie za zmianami legislacyjno-administracyjnymi jest wpisane w DNA serwisu” – wskazuje Nikodem Bończa Tomaszewski.

Bezpieczna infrastruktura

Jeszcze niedawno infrastruktura IT państwowych rejestrów urągała wszelkim standardom bezpieczeństwa. Przestarzałe serwery typu mainframe były kosztochłonne i mało wydajne. Pomieszczenia, w których się znajdowały, były nienależycie zabezpieczone choćby przed warunkami atmosferycznymi, co unaocznił przeciekający dach w serwerowni. Nie funkcjonowało żadne zapasowe centrum przetwarzania danych, zaś niektóre z fundamentalnych systemów – np. baza paszportowa – nie miały niezbędnych kopii zapasowych czy opisanych procedur bezpieczeństwa.

Taki stan rzeczy wymagał kompleksowych działań. W Ministerstwie Spraw Wewnętrznych podjęto decyzję o relokacji całej utrzymującej rejestry państwowe infrastruktury technicznej. W ramach pl.ID wysłużonego, niemal 40-letniego Jantara i technologię mainframe zastąpiła baza danych Oracle, serwer JBoss Appliacation Server oraz architektura RISC. Uruchomiono także zapasowe centrum danych.

W efekcie wdrożenia nowej infrastruktury teleinformatycznej, koszty utrzymania Systemu Rejestrów Państwowych zostały zredukowane o ponad połowę – blisko 28 mln zł rocznie. W latach 2015–2019 zapewni to oszczędności na poziomie około 140 mln zł.

Dzięki nowoczesnej architekturze Zintegrowana Infrastruktura Rejestrów może być w miarę rosnących potrzeb dowolnie rozbudowywana. W planach jest już uruchomienie trzeciego centrum przetwarzania danych (drugiego zapasowego) na potrzeby państwowych rejestrów.

Metody realizacji projektu pl.ID

Program pl.ID był od lutego 2013 r. realizowany przez Centralny Ośrodek Informatyki – agendę informatyczną Ministerstwa Spraw Wewnętrznych. Wcześniej za jego wykonanie odpowiadało Centrum Projektów Informatycznych podległe Ministerstwu Administracji i Cyfryzacji. Powodem zmiany były trudności w efektywnym zarządzaniu projektem oraz zarzuty dotyczące ustawiania przetargów przez CPI, będące później jednym z wątków tzw. infoafery.

Przejęcie prowadzonego przez CPI projektu przez COI oznaczało nie tylko zmianę organizacyjną, ale i zasadniczą zmianę metody działania. CPI realizuje projekty (obecnie np. e-PUAP2) przede wszystkim poprzez zamówienia publiczne wśród komercyjnych dostawców. COI określa się z kolei jako „centrum kompetencji w sferze e-usług i przetwarzania informacji w grupie MSW”. Jednostka ta rozwinęła kompetencje we własnym zakresie, budując kadry w dziedzinie programowania, rozwoju i utrzymywania infrastruktury, user experience i projektowania usług, czy też zarządzania projektami.

Realizacja programu pl.ID odbywa się przy wsparciu funduszy europejskich z Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka (7 Priorytet – Społeczeństwo Informacyjne – budowa elektronicznej administracji, działanie 7.1). Całkowity koszt pl.ID w latach trwania programu (2009–2015) wyniósł 294 mln zł. 85% kwoty sfinansowano z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, 15% zaś z budżetu państwa.


TOP 200