Niezbędnym elementem dobrej współpracy IT z biznesem jest odpowiednia organizacja tego ostatniego. Przekłada się ona na podejście do wyboru i zakupu systemów wspierających procesy biznesowe. Rozproszenie kompetencji sprawia, że trudno jest tworzyć i utrzymywać efektywne procesy, a co za tym idzie, również wspierające je narzędzia. W takiej sytuacji zdarza się, że wdrożenia niekoniecznie przynoszą spodziewane efekty, w szczególności w stosunku do poniesionych nakładów. Aktualnie KGHM dąży do powoływania po stronie biznesowej centrów kompetencyjnych, których zadaniem jest zarządzanie i optymalizacja wybranych funkcji firmy. "Dopiero mając takiego klienta, COPI ma pełną możliwość dostarczenia adekwatnych do potrzeb biznesu narzędzi. Potrafi on prawidłowo i z pełną odpowiedzialnością za końcowy efekt definiować potrzeby. Technologią oraz utrzymaniem spójności całej infrastruktury zajmuje się COPI" - podkreśla Piotr Pawłowski. Jednym z przejawów reorganizacji po stronie biznesowej jest powstanie Centralnego Biura Zakupów, wspólnej dla całej Grupy organizacji zakupowej, w której wdrożono system wspierania zakupów Marketplanet. Takie działanie przynosi spektakularne efekty - uruchomienie Centralnego Biura Zakupów daje kilkusetmilionowe oszczędności w skali roku!

COPI, jako usługodawca, pełni funkcję doradcy i konsultanta, a czasem kreatora nowych potrzeb. "Nie zrobimy niczego, na co nie mamy zamówienia ze strony biznesu" - mówi Piotr Pawłowski. I dodaje, że obecnie każdy klient COPI wie, jakie będzie ponosił całkowite koszty rozwiązania, co pozwala mu na weryfikację jego sensowności w relacji do spodziewanych korzyści. "IT po prostu nie może budować rozwiązań bez zamówienia. Dzięki temu oszczędza siły, czas i środki, a klient nie eskaluje swoich potrzeb w sposób nieuzasadniony, mając świadomość końcowego rachunku, który będzie musiał uregulować" - wyjaśnia dyrektor COPI. "Ilekroć w swojej dotychczasowej karierze widziałem projekt prowadzony przez IT bez identyfikacji z nim właściciela biznesowego, był on z reguły skazany na porażkę. Jedną z lepszych metod weryfikacji zaangażowania jest chęć poniesienia kosztów" - podkreśla.

Elastyczność pomaga

Gros projektów, prowadzonych w KGHM, w które zaangażowane jest COPI nie jest projektami informatycznymi. Ich przedmiotem są zmiany metod pracy i organizacji, natomiast informatyka jest w nich tylko narzędziem. "W banku czy portalu rozwiązania techniczne są silnie powiązane z opracowanymi na ich bazie produktami, co decyduje o przewadze konkurencyjnej. U nas takie zjawisko zachodzi w znacznie mniejszym stopniu" - mówi Piotr Pawłowski. Dlatego też kierownikami projektów są tu reprezentanci strony biznesowej. Celem uczestniczenia przedstawicieli COPI w tych projektach jest wytworzenie usług IT, które będą wspierały wypracowane w czasie jej trwania procesy biznesowe.

Przykładem takiego podejścia jest prowadzony aktualnie program projektów zmierzający do dostarczenia efektywnych narzędzi do zarządzania eksploatacją złożem. Jest to złożone zagadnienie, gdyż obejmuje szereg procesów bazujących na danych geoprzestrzennych, a docelowo ma stanowić podstawę do optymalizacji całego procesu planowania i rozliczania produkcji. Chociaż projekty prowadzone są przy wykorzystaniu klasycznych, ciężkich metodyk wywodzących się z PMI lub PRINCE, organizacja stara się także, jeśli to tylko możliwe, wykorzystywać bardziej elastyczne podejście (agile) do mniejszych części składowych większych projektów. "Pracę ułatwia nam zrozumienie przez biznes, że warto prowadzić wdrożenia również metodą małych kroków, dostarczając produkty najbardziej pilne oraz te, które są możliwe do wykonania od ręki, stosując odpowiednią listę priorytetów" - mówi Piotr Pawłowski.