Znać własne oczekiwania

Dobrze zdefiniowane wymagania wobec systemu ERP to jeden z kluczowych czynników przeprowadzenia projektu wdrożenia według planu i budżetu.

Dobrze zdefiniowane wymagania wobec systemu ERP to jeden z kluczowych czynników przeprowadzenia projektu wdrożenia według planu i budżetu.

Działalność Stelweldu opiera się na produkcji elementów spawanych, z których korzystają uznane, światowe marki przemysłu samochodowego, jak Volvo, Scania, Solaris czy Mercedes. Pozyskanie tak znaczących odbiorców było możliwe dzięki jakości produktów firmy, ale także sposobowi zarządzania ich produkcją. Ten cel osiągnięto dzięki wdrożeniu systemu ERP. „W bardzo krótkim czasie udało się przeprowadzić projekt zgodnie z założonym zakresem, czasem i kosztami” - podkreśla Mariusz Gulka, menedżer ds. planowania produkcji, kierownik projektu wdrożenia w Stelweld.

Zmiana sposobu planowania

Zanim w firmie pojawił się system SAP, Stelweld nie stosował żadnego rozwiązania klasy ERP, który kontrolowałby produkcję. Stosowano popularny arkusz kalkulacyjny, a planowanie było przeprowadzane ręcznie. Zakup surowców oraz sprzedaż wyprodukowanych towarów rejestrowane były w systemie CDN Optima. „Sprzedaż odbywała się na żądanie, produkcję uruchamiano ręcznie, korzystając z prostych rozwiązań, jak arkusze kalkulacyjne, formularze WWW czy wreszcie poczta” - wspomina Mariusz Gulka.

Wszystko opierało się na doświadczonym zespole logistyków i pracowników produkcji, jednak wraz z rozwojem biznesu konieczne stało się większe wsparcie ich pracy. Zarząd zdecydował o inwestycji w system ERP w momencie, w którym spółka bez tego rozwiązania mogłaby przepracować jeszcze najwyżej 12 miesięcy. Zamówień przybywało i rosło ryzyko błędów, m.in. nadprodukcji. „Z perspektywy czasu był to korzystny moment na podjęcie tej decyzji. Zapasowy rok umożliwił zaplanowanie i przeprowadzenie projektu w tym czasie” - mówi Mariusz Gulka.

Mariusz Gulka, który dziś pełni funkcję menedżera ds. planowania produkcji i kierownika projektu wdrożenia SAP, dołączył do Stelweldu, aby przeprowadzić projekt. Firma nie posiadała kompetencji i wiedzy na temat systemów ERP. „Doświadczenie związane z systemami planowania produkcji zdobyłem w innych firmach” - mówi Mariusz Gulka. Jego pierwsze działania obejmowały dokładne poznanie obecnych procesów przepływu informacji. „Było to wówczas zorganizowane ręcznie, ale skutecznie” - mówi. Prześwietlenie procesów i analiza przedwdrożeniowa rozpoczęła się w lutym 2007 r.

Docenieni przez partnerów

Wówczas również nadszedł czas na wybór dostawcy systemu i serię intensywnych spotkań, podczas których Mariusz Gulka starał się dowiedzieć, jak systemy dostawców odpowiadają na oczekiwania Stelweld. W końcu wybór padł na SAP, którego wdrożeniem zajęła się firma 7milowy. „Dalibyśmy radę z tańszym i mniej skomplikowanym systemem, jednak zarząd nie chciał i w tym przypadku odstąpić od zasady zakupu najlepszych maszyn i narzędzi” - mówi Mariusz Gulka. To dzięki między innymi nim spółka podpisała kontrakty z Volvo, Scanią, Solarisem czy Mercedesem, które regularnie przeprowadzają skrupulatne audyty produkcji i składowania u polskiego dostawcy. Najlepszą rekomendacją było lekkie zdziwienie odbiorców - jak można tyle produkować i mieć tak małe magazyny.