W Polsce rozpoczęły się już przygotowania do implementacji Nowej Dyrektywy „Działające pod patronatem Ministerstwa Gospodarki oraz Ministerstwa Finansów, Krajowe Wielostronne Forum Elektronicznego Fakturowania (KWFEF) dokłada starań, by stworzyć w Polsce warunki umożliwiające szybkie i bezkonfliktowe upowszechnienie efektywnego kosztowo fakturowania. Tym bardziej, że jeszcze przed dwoma laty Polska na tle UE była na ostatnim miejscu na liście krajów adaptujących e-fakturę w obiegu gospodarczym” – mówi Sebastian Christow, Radca Ministra w Departamencie Gospodarki Elektronicznej.

Ogłoszona w maju br. Dyrektywa, do czasu wprowadzenia standardu ogólnoeuropejskiego (listy obowiązujących europejskie administracje standardów), nie precyzuje wyłącznej specyfikacji standardów elektronicznego fakturowania. To oznacza, że do tego czasu Dyrektywa będzie implementowana w jednostkach administracji w krajach członkowskich z wykorzystaniem specyfikacji e-faktur spełniających warunki brzegowe Dyrektywy, funkcjonujące na rynku lokalnym. Celem działania jest rozpowszechnianie i promocja specyfikacji krajowych faktur elektronicznych stosowanych przez dostawców usług elektronicznego fakturowania oraz producentów oprogramowania, spełniających podstawowe wymagania prawa obowiązującego w Polsce.

Jako pierwsza, pozytywną weryfikację KWFEF przeszła firma Sage, która udostępnia standard e-fakturowania w Systemie Symfonia oraz Systemie Zarządzania Forte, a także jest twórcą i operatorem serwisu internetowego do wymiany e-faktur i innych dokumentów elektronicznych między podmiotami gospodarczymi – serwisu miedzyfirmami.pl.

Standard ten, to jak twierdzi Anna Jarczyńska, online business development manager w firmie Sage, „możliwość dołączenia do formatu PDF elektronicznej faktury specyficznych metadanych. Odnoszą się one do wszystkich informacji, które są niezbędne do automatycznego i prawidłowego zaksięgowania faktury w systemie finansowo-księgowym m.in. danych kontrahenta, daty sprzedaży, przedmiotu sprzedaży, kwot netto, VAT, brutto itd.”. Powód dlaczego firma Sage zdecydowała się na format PDF to przede wszystkim fakt, że jest on najbardziej rozpowszechniony w gospodarce. „PDF to najchętniej wybierany przez przedsiębiorców format e-faktury” mówi Anna Jarczyńska. „Ale jest jeszcze drugi powód - format taki gwarantuje wygodną czytelność dokumentu” dodaje.

Rozpowszechniony dziś format e-faktury (zwykły PDF) w myśl Dyrektywy nie może być uznany za standard, ponieważ PDF nie umożliwia systemom informatycznym rozpoznać zawartych w dokumencie danych, takich jak nazwa kontrahenta, przedmiot sprzedaży, kwoty netto, VAT, brutto itd. „Spotykana praktyka nazywania e-fakturą generowanego w PDF obrazu faktury papierowej generuje co prawda oszczędności po stronie instytucji wysyłającej. Po stronie odbiorcy pozostaje jednak kłopot z obsługą takiego dokumentu. Wszystkie dane z PDF trzeba przepisać do systemu finansowo księgowego lub ERP, co wydłuża proces, generuje niepotrzebne koszty i nie pozwala na dalszą automatyzację procesów fakturowania i rozliczeń. W skali krajowej generuje to naprawdę spore straty finansowe” – tłumaczy Marek Rudziński z Sage.

Do roku 2017 Komisja Europejska ma wypracować i zarekomendować europejski standard dla elektronicznego fakturowania w krajach członkowskich. Obecnie trwają nad tym intensywne prace. Ogłoszona niedawno Dyrektywa ma na celu pobudzić dostawców IT w poszczególnych krajach do promowania swoich standardów, w których zawarte są metadane.

Według danych firmy, przejście z formy papierowej dokumentacji sprzedaży na elektroniczną powoduje ok. 80% redukcji kosztów związanych z drukiem, pakowaniem i wysyłką pocztową faktur. W praktyce, znacznie większe koszty generuje jednak ręczna obsługa faktur papierowych – przepisywanie danych z dokumentów do systemu. Kosztem jest również ryzyko związane z popełnianymi błędami podczas przepisywania, co powoduje naruszanie tzw. integralności treści faktury. W przypadku automatycznego obiegu e-faktur, te problemy nie istnieją, a jednocześnie firma zmniejsza koszty związane z obsługą systemu finansowo-księgowego. „Przy skali tysiąca faktur w miesiącu oszczędności firmy mogą wynosić od kilku do kilkunastu tysięcy zł” twierdzi Anna Jarczyńska.

Po wejściu w życie nowych przepisów, wszyscy przedsiębiorcy realizujący zamówienia publiczne będą musieli posługiwać się w komunikacji z administracją ustrukturyzowaną fakturą elektroniczną. Administracja z kolei będzie musiała dostosować swoje systemy informatyczne i wewnętrzne procesy do automatycznej obsługi takich e-faktur.