Złe nawyki w pracy - pokonaj je, zanim pokonają ciebie

Każdy pracownik z czasem popada w rutynę i wyrabia sobie kilka - niektórzy nawet więcej - złych nawyków, które skutecznie utrudniają wykonywanie codziennych obowiązków i sprawiają, że praca stają się torturą. Na szczęście ze złymi nawykami można walczyć, a pierwszym krokiem zawsze powinno być ich zidentyfikowanie.

Oczywiście, nie musi to być łatwe zadanie - ale określenie, zrozumienie i w końcu zlikwidowanie złych nawyków może radykalnie zmienić nasze podejście do pracy. Coś, co jeszcze niedawno było udręką i zajmowało tygodnie, może okazać się całkiem proste w realizacji. Tak w każdym razie twierdzi Michael Ehling, "trener kariery" i konsultant biznesowy z firmy Balance Coaching.

"Czasami trzeba wykonać krok wstecz - to pozwoli nam na ocenienie naszych działań z pewnej perspektywy oraz na zastanowienie się, co właściwie robimy źle i dlaczego tak nas to męczy. Dzięki temu możliwie będzie wypracowanie bardziej konstruktywnych zwyczajów, które poprawią produktywność i efektywność" - mówi Ehling.

Zobacz również:

  • 8 koncepcji biznesowych, które liderzy IT powinni opanować
  • Nowy członek zarządu Microsoft
  • Microsoft zacznie ujawniać wynagrodzenia w ogłoszeniach o pracę

Nasi koledzy za amerykańskiego Computerworlda postanowili przepytać kilku cenionych menedżerów IT o ich najbardziej "niekonstruktywne" utrudniające im pracę przyzwyczajenie. Oto ich krótki przegląd

Nr 1 - Problemy ze skupieniem

Gordon Jaquay, menedżer IT z firmy Venchurs, przyznaje, że fatalnie radzi sobie z zakłóceniami w pracy. Za każdym razem, gdy ktoś go o coś zapyta, przerywa wykonywaną pracę i zajmuje się problemem rozmówcy. Co więcej - później ma poważne problemy z powrotem do swojego podstawowego zadania. "Zorientowanie się na jakim właściwie etapie jestem, co już zrobiłem... odtworzenie toku rozumowania - to zawsze sprawia mi sporo problemów. W dziale IT co chwilę pojawiają się jakieś nowe zadania i pytania, więc moje przyzwyczajenie bywa naprawdę uciążliwe" - mówi Gordon Jaquay

Oczywiście, praktycznie niemożliwe jest całkowite wyeliminowanie czynników rozpraszających - dlatego też najlepszym rozwiązaniem wydaje się w tym przypadku nauczenie się szybkiego powracania do rozpoczętego zadania. "Pomaga mi poświecenie całej uwagi na powrót do przerwanej pracy - zauważyłem, że gdy po zakończeniu niespodziewanej rozmowy natychmiast z całą mocą skupiam się na przerwanym zadaniu, to znacznie szybciej niż kiedyś jestem w stanie wznowić pracę" - tłumaczy Jaquay.

Nr 2 - Przeskakiwanie do wniosków

Kolejnym, niemniej uciążliwym, przyzwyczajeniem jest przeskakiwanie do wniosków przed pełnym zapoznaniem się i zrozumieniem problemu. To efekt ustawicznego braku czasu - menedżerowie IT chcą rozwiązać problem możliwie najszybciej, dlatego zwykle zaczynają to robić zanim dowiedzą się, na czym on tak naprawdę polega. To skutkuje zwykle tworzeniem rozwiązań - aplikacji, technologii czy procedur - które tak naprawdę nie rozwiązują żadnych problemów (a na pewno nie robią tego w 100%). Okazuje się, że to dość powszechny problem - z raportu przygotowanego przez organizację Corporate Executive Board (CEB) wynika, że do takiego postępowania przyznaje się znaczna część amerykańskich menedżerów.

Rozwiązanie jest tu proste - należy słuchać. Owszem, pełne zapoznanie się z problemem zajmie nieco więcej czasu, ale przynajmniej będziemy mieć pewność, że wiemy na czym on polega i potrafimy go rozwiązać.

Nr 3 - Permanente gaszenie pożarów

Nie od dziś wiadomo, że zarządzanie IT w firmie może być jedną wielką sytuacją kryzysową. Problem w tym, że dla niektórych menedżerów stałe rozwiązywanie bieżących, najbardziej palących problemów, stało się jedyną aktywnością zawodową. "W ludzkiej naturze leży priorytetyzowanie sytuacji awaryjnych - oczywistym jest, że takie sytuacje musimy rozwiązywać w pierwszej kolejności. Ale nie może być tak, że praca działu IT sprowadza się tylko do gaszenia kolejnych pożarów" - mówi Lorraine Spencer, menedżer IT z Johns Hopkins University Office of Continuing Medical Education w Baltimore.

Jednym z sugerowanych rozwiązań tego problemu może być odpowiednie delegowanie zadań - tzn. wyznaczenie zespołów lub pracowników, którzy mają do wykonania konkretne czynności. Dzięki temu gdy część załogi będzie się zajmowała usuwaniem groźnej infekcji wirusa czy przywracaniem skasowanej bazy danych, pozostali będą mogli spokojnie przeprowadzać standardowe przeglądy sprzętu i aktualizacje oprogramowania, a także wdrażać nowe programy.

Nr 4 - Złe zarządzanie czasem

"Wiem, że mam parę fatalnych zwyczajów - jeden z nich polega na poświęcaniu czasu na projekty, które nie zostały jeszcze nawet zatwierdzone do realizacji. Zwykle myślę sobie jakie korzyści mogłyby z nich wyniknąć, później zaczynam się tym zajmować... a potem okazuje się, że nie mam czasu na bieżące zadania" - przyznaje się Bart Hunter, szef IT w Effingham Hospital w Springfield.

Hunter zdaje sobie jednak sprawę z tego, że jego przyzwyczajenie można dość łatwo zwalczyć za pomocą... popularnych narzędzi biurowych. "Wystarczy tak naprawdę ułożyć sobie rozsądny plan dnia i trzymać się go. Dzięki temu nie tylko będę wstanie skupić się na priorytetach, ale dodatkowo będę miał pełny ogląd zadań mojego działu. Jedyny problem polega na tym, że... nie mam czasu na znalezienie i przetestowanie aplikacji do zarządzania zadaniami" - podsumowuje Hunter.

Menedżer IT, wersja poprawiona

Jeśli chodzi o likwidowanie złych nawyków, to menedżerowie IT są w wyjątkowo dobrej sytuacji - naturalna w ich pracy otwartość na zmiany i chęć usprawniania najróżniejszych mechanizmów powinna im pomóc w zwalczaniu uciążliwych przyzwyczajeń. Pierwszym krokiem musi być jednak zawsze ich zidentyfikowanie - dlatego warto czasami zatrzymać się na chwilę i zastanowić, czy na pewno wszystko co robimy pomaga nam w codziennej pracy. Jeśli okaże się, że coś raczej przeszkadza, powinniśmy zastanowić się jak to wyeliminować.

W celu komercyjnej reprodukcji treści Computerworld należy zakupić licencję. Skontaktuj się z naszym partnerem, YGS Group, pod adresem [email protected]

TOP 200