Zintegrowany ogląd

Rozwiązania klasy Business Intelligence są narzędziami stricte biznesowymi. Nie służą do operacyjnej obsługi działalności firmy, lecz wspomagają zarządzanie nią w kluczowych obszarach.

Rozwiązania klasy Business Intelligence są narzędziami stricte biznesowymi. Nie służą do operacyjnej obsługi działalności firmy, lecz wspomagają zarządzanie nią w kluczowych obszarach.

Firmy zaczynają zazwyczaj korzystać z narzędzi IT od wdrażania systemów transakcyjnych, wspomagających codzienną działalność i rutynowe zadania. W zależności od branży, są to programy do obsługi produkcji, magazynów, sprzedaży, kontaktów z klientami, programy finansowo-księgowe, kadrowe itd. Potem, w miarę rozwoju przedsiębiorstwa i jego zasobów, przychodzi czas na wdrożenie rozbudowanych systemów zintegrowanych, np. klasy ERP.

Narastająca ilość informacji

Gdy w użyciu jest już kilka różnych, specjalizowanych programów dziedzinowych, do tego co najmniej jeden, duży system zintegrowany, w organizacji pojawia się olbrzymia masa informacji. Im jest ich więcej, tym trudniej nad nimi zapanować, im bardziej są rozproszone i rozczłonkowane, tym trudniej zachować ich spójność i jednolity charakter.

Problem ten widać bardzo wyraźnie na przykładzie raportów finansowych czy planów budżetowych. Do pewnego momentu robi się je w Excelu. W przypadku prostych, pojedynczych zastosowań może to wystarczać. Kiedy jednak trzeba porównać wyniki i podjąć na ich podstawie strategiczne decyzje, zaczynają się kłopoty. Okazuje się bowiem, że każdy arkusz kalkulacyjny wygląda inaczej - uwzględnia różne kryteria i wskaźniki, każdy został zrobiony na podstawie innych danych - pochodzących z innych systemów bądź z różnych przedziałów czasowych. Informacje przestają być spójne, wyniki stają się nieprzewidywalne. W końcu nie wiadomo już, który arkusz jest aktualny i prawdziwy.

W takiej sytuacji warto pomyśleć o zbudowaniu hurtowni danych i wdrożeniu rozwiązań z dziedziny Business Intelligence (BI). Hurtownia zapewnia spójność i sprawdzalność danych - nie ma rozbieżności w ich obiegu w firmie. Narzędzia Business Intelligence dają możliwość integracji danych z różnych źródeł i ich kompleksowej, wieloaspektowej analizy pod kątem potrzeb biznesowych.

Narzędzie dla menedżerów

"Potrzeba wdrożenia systemu klasy pojawia się częstokroć wtedy, gdy Excel przestaje już wystarczać. Kiedy np. pojawia się potrzeba kilkunastu walidacji planu finansowego w ciągu roku, skonsolidowanego raportowania wyników finansowych na potrzeby udziałowców, giełdy czy też po prostu w ramach grupy kapitałowej lub holdingu" - mówi Krzysztof Paź, IBM Cognos Advisory Specialist w . Jego zdaniem, klasycznym motywem decydującym o wdrożeniu jest też naturalna chęć kadry zarządzającej do zdobywania przewagi konkurencyjnej na rynku. Do tego niezbędna jest możliwość sprawnego analizowania wielowymiarowych informacji z wielu, często bardzo rozproszonych i zróżnicowanych źródeł.

Szczególnie dzisiaj, kiedy mamy do czynienia z załamaniem kursów na wielu giełdach czy dynamicznymi zmianami cen surowców, wygrywa ten, kto potrafi szybciej zgromadzić więcej wiedzy na temat obecnej sytuacji, jej przyczyn, przewidywanych kierunków rozwoju i dostosować do tego swoje działania biznesowe. Rozwiązania takie jak Cognos pozwalają pozyskiwać i integrować dane z każdego źródła, przetwarzać je na użyteczne informacje biznesowe, które potem można analizować pod różnym kątem. Za ich pomocą można wykazać - w zależności od konkretnych czynników - zarówno faktyczną efektywność działań marketingowych, jak i skuteczność starań na rzecz zwiększenia wydajności przedsiębiorstwa.

"Najprościej rzecz ujmując, typowym celem wdrożenia Business Intelligence jest zazwyczaj znalezienie odpowiedzi na trzy pytania: w jakiej sytuacji obecnie znajduje się nasza firma? Dlaczego tak jest? Jak powinniśmy działać, aby zrealizować zakładane cele biznesowe?" - wyjaśnia Krzysztof Paź. Dlatego typowymi odbiorcami tych narzędzi są zazwyczaj struktury biznesowe i kadra zarządzająca firm, nie zaś działy IT. Technologie wspierają użytkowników biznesowych m.in. w zakresie planowania, budżetowania, mierzenia wskaźników, monitorowania, analizowania, raportowania. "Cognos wspomaga pracę menedżerów. Dzięki niemu mogą oni monitorować pracę firmy, stan swojego biznesu, patrzeć jak wygląda w czasie realizacja zadań i jakie przynosi efekty, jak wygląda wykonanie planu i jakie są rokowania na przyszłość" - dodaje Tomasz Mateusz Lewicki, prezes . Podkreśla, że BI nie jest rozwiązaniem do celów transakcyjnych. Służy przede wszystkim do wspomagania zarządzania firmą, zarządzania jej kondycją i wydajnością.

Operując na danych zagregowanych, rozwiązania klasy Business Intelligence dają ogląd całości biznesu firmy. Wspomagają pracę menedżerów zarządzających kluczowymi obszarami działalności przedsiębiorstwa. Pokazują na przykład, na czym najlepiej zarabiamy, kto jest naszym najlepszym klientem, kiedy uzyskujemy największą rentowność itp. Umożliwiają też analizę scenariuszy rozwoju wydarzeń (co by było, gdyby) - na przykład pozwalają ocenić, co się stanie, gdy firma podejmie decyzję o konkretnej inwestycji.

Łatwy dostęp

"Systemy Business Intelligence obejmują obecnie szeroki zakres zastosowań. Są w tej grupie zarówno systemy zarządzania zasobami informacyjnymi, jak i narzędzia do raportowania i analiz, a także rozwiązania pozwalające na zarządzanie wydajnością" - ocenia Paweł Gustaw, starszy konsultant w Business Objects Polska. Systemy zarządzania zasobami informacyjnymi pozwalają zatroszczyć się o dane firmowe w aspektach takich jak dbałość o ich jakość, aktualność i wiarygodność, profilowanie, udostępnianie między różnymi aplikacjami oraz zarządzanie metadanymi. "Posiadanie aktualnych, spójnych i wiarygodnych danych jest de facto fundamentem każdego udanego wdrożenia BI" - dodaje. Zarządzanie wydajnością dotyczy z kolei zagadnień związanych z budżetowaniem, planowaniem, monitorowaniem kluczowych wskaźników wydajności, w celu zapewnienia zamkniętej pętli decyzyjnej oraz zgodności wykonania z planami. Może obejmować także specyficzne analizy, jak np. analizy kosztów czy przychodów, predykcje albo konsolidację wyników firmy.

Ważnym wyzwaniem dla twórców systemów Business Intelligence jest zapewnienie łatwego dostępu użytkownikom. Ponieważ są to użytkownicy biznesowi, a nie techniczni, nie muszą znać technicznych aspektów funkcjonowania oprogramowania, np. języka zapytań SQL. Ich zadaniem jest analiza informacji i wyciąganie wniosków. "W rozwiązaniach Business Objects dajemy użytkownikom dostęp do środowiska obiektów, których nazwy odpowiadają pojęciom stosowanym w świecie biznesu - marża, klient, koszty, przychód itp. Operując odpowiednio zdefiniowanymi obiektami, użytkownicy mogą sami, bez pomocy działu IT, generować interesujące ich raporty, sporządzać potrzebne zestawienia" - wyjaśnia Paweł Gustaw.

W celu ułatwienia obsługi, istnieje także możliwość wykorzystania Excela, czy szerzej, narzędzi ze środowiska Microsoft Office, np. Power Point, jako interfejsu do systemu BI. Jeżeli ktoś się przyzwyczaił do korzystania z arkusza kalkulacyjnego i jest mu z nim łatwiej pracować, Business Objects daje możliwości posługiwania się nim jak narzędziem prezentacyjnym. Wszystkie dane do obróbki pobierane są jednak bezpośrednio z systemu. Dzięki temu jest zapewniona ich wiarygodność, spójność i aktualność.

Przy wdrażaniu rozwiązań Business Intelligence trzeba z góry zakładać istnienie różnych grup odbiorców informacji - czego innego będzie potrzebował dyrektor finansowy, a czego innego szef pionu handlowego. Potrzeby każdej z nich powinny być w jednakowym stopniu uwzględnione i zaspokojone. Taka jest zresztą generalnie rola systemów BI. Zawierają one zestaw narzędzi i metod pozwalających organizacji na integrację posiadanych zasobów danych, zapewnienie pracownikom mechanizmów ich analizy i wizualizacji zgodnie z potrzebami oraz współdzielenie jej wyników w bezpieczny i wydajny sposób. Dzięki temu mają walor uniwersalny i mogą być z równym powodzeniem stosowane w różnych branżach i sektorach gospodarki.


TOP 200