W polskich firmach najczęściej wypełnianymi dokumentami są wnioski urlopowe oraz wszelkie rozliczenia związane z delegacjami czy samochodami służbowymi. Zamiast przetwarzać takie dokumenty w formie papierowej, warto wdrożyć system obiegu, który będzie zintegrowany z innymi narzędziami firmowymi. Wypełnienie wniosku o delegację służbową wiązałoby się z zatwierdzeniem go przez przełożonego, wprowadzeniem informacji o środkach transportu (i tutaj mogłoby wystąpić udzielenie zgody na wyjazd samochodem prywatnym do celów służbowych, co wiąże się z wypłatą ryczałtu z tego tytułu), a następnie umieszczeniem w module kadrowym systemu ERP informacji na temat nieobecności pracownika. Taka aplikacja mogłaby również automatycznie rozliczać diety na podstawie wpisanych informacji o datach i godzinach wyjazdu oraz powrotu, a nawet przyjmować rozliczenie kilometrażowe przy delegacji samochodem prywatnym. Po wprowadzeniu wszystkich danych byłyby one zatwierdzane merytorycznie i rachunkowo, a następnie system generowałby dokument, który byłby podstawą do realizacji przelewu należnych pieniędzy. Dokument ten byłby automatycznie umieszczany w systemie ERP, co zmniejsza ryzyko pomyłek. Znacznie prostszym przypadkiem jest wniosek urlopowy, który po zatwierdzeniu może wiązać się z automatycznym tworzeniem odpowiednich zapisów w module kadrowym. Jeśli przedsiębiorstwo posiada rozliczanie czasu pracy, system ten również można zintegrować z ERP, dzięki czemu rozliczanie godzin pracy odbywać się będzie w połączeniu z informacjami o nieobecnościach (zwolnienie, delegacja, urlop).

Dostęp do technologii partnerów

Przedsiębiorstwa, które przetwarzają bardzo wiele dokumentów, z powodzeniem mogą skorzystać z integracji swoich systemów obiegu z narzędziami outsourcerów w tej dziedzinie. Przekazanie na zewnątrz obsługi znacznej części tych dokumentów przynosi ogólnie znane korzyści. Z outsourcingu przy drukowaniu dokumentów papierowych korzystają operatorzy telekomunikacyjni, instytucje finansowe, takie jak banki, a czasami także duże sieci handlowe, prowadzące własne programy lojalnościowe. Przy masowych wydrukach przesyłanie takich informacji za pomocą importu i eksportu danych jest pracochłonne i podatne na błędy. Tymczasem integracja umożliwi transfer danych w weryfikowalny sposób między systemami obu stron i upewnienie się, że zlecenie zostało przygotowane w sposób należyty.

Dzięki integracji systemów obu firm, można także zrealizować usługi, które nie byłyby dostępne w inny sposób. Przykładem może być technika transpromo, łącząca reklamę z dokumentami transakcyjnymi. Bez posiadania w jednym miejscu informacji o kliencie oraz o samym dokumencie, który ma być wydrukowany, przygotowanie wysoce personalizowanej treści transpromo nie byłoby możliwe.