Ważnym zagadnieniem GreenIT jest eliminacja zbędnych wydruków. Duże oszczędności można osiągnąć dzięki wdrożeniu systemów informacji elektronicznej oraz obsługi obiegu dokumentów. Zamiast wypełniania tradycyjnych, papierowych formularzy warto wykorzystać aplikacje webowe, które ułatwią wykonanie najważniejszych zadań. Skutkiem ubocznym takiego wdrożenia jest znaczący spadek ilości błędów w wypełnianych formularzach wynikający stąd, że niektóre dane można weryfikować już na etapie ich wprowadzania, część informacji można pobrać z systemu ERP. Prawidłowo wdrożony system obsłuży nawet 90% typowych dokumentów w organizacji, przy czym wiele z nich może przejść całą drogę w formie elektronicznej, bez konieczności drukowania czegokolwiek.

Kolejnym polem do elektronizacji, jest obszar informacji marketingowych. Wprowadzenie kiosków oraz systemów prezentacji audiowizualnej zmniejszy ilość niezbędnych ulotek reklamowych. Poszerzając zakres obsługiwanych procesów także na kontakt z klientem, można zmniejszyć ilość drukowanych dokumentów co najmniej o połowę.

W przypadku instytucji finansowych wiele wydrukowanych stron stanowi umowy i informacje, takie jak wyciągi lub raporty. Można zmniejszyć zużycie papieru i tonera, przechodząc na zatwierdzanie umów bez wydruku oraz promując wyciągi i raporty w formie elektronicznej. Henryk Baniowski, CIO w Alior Banku wyjaśnia, że "w Alior Banku wystarczy podpisać na papierze tylko jedną umowę ramową. Na jej podstawie każdy klient otrzymuje dostęp do kanałów elektronicznych banku oraz możliwość składania podpisu na ekranach dotykowych. W ten sposób unika się drukowania wielu dokumentów, w tym umów, w formie papierowej. Bank zachęca także do korzystania z elektronicznych wyciągów".

Po pracy - automatycznie wyłączyć sprzęt

W wielu firmach pracownicy nie wyłączają komputerów po zakończeniu pracy. Wdrożenie kompleksowych rozwiązań zarządzania energią umożliwi wyłączenie nie tylko stacji roboczych, ale także innych elementów infrastruktury firmowej wtedy, gdy nie są one potrzebne. Przykładem może być wygaszenie elektronicznych tablic informacyjnych, wyłączenie monitorów oraz drukarek po godzinach pracy oddziału czy biura. Wdrożenie zaawansowanego zarządzania energią elektryczną umożliwia także zdalne uruchomienie komputerów przez dział informatyki, w celu wykonania czynności związanych z obsługą stacji roboczych. "W Alior Banku systemy informacji wizualnej pracują jedynie pół godziny dłużej niż oddział. Z 523 komputerów tworzących ten system, 178 pracuje 8,5 godziny na dobę, 179 przez 9,5 h, pozostałe od 9 do 11 h, zależnie od czasu otwarcia placówki. Średnio maszyny te są włączone przez 39% ogólnego czasu, zatem osiągamy w ten sposób istotne oszczędności energii" - mówi Henryk Baniowski.

Wirtualizacja

Jak wiadomo, wdrożenie systemów wirtualizacji może dać znaczące oszczędności energii elektrycznej dzięki konsolidacji obciążenia maszyn. W ten sposób można także zmniejszyć ilość portów sieciowych, zmniejszając wykorzystanie energii przez urządzenia aktywne sieci LAN i SAN. Oszczędności są spowodowane nie tylko samą konsolidacją, ale także efektem kaskadowym, związanym z mniejszym wydatkiem energetycznym na odprowadzenie ciepła z serwerów. "W przypadku Alior Banku, wirtualizacja objęła około jedną trzecią całkowitej liczby serwerów, co przekłada się na około 25% oszczędności w zużyciu energii" - komentuje Henryk Baniowski.