Zeszyt w intranecie

Warszawska firma Euroad, dzięki samodzielnie wykonanemu systemowi zarządzania spedycją, znacznie poprawiła wskaźnik ładowności przewozów.

Warszawska firma Euroad, dzięki samodzielnie wykonanemu systemowi zarządzania spedycją, znacznie poprawiła wskaźnik ładowności przewozów.

Euroad można postawić za przykład tym, którzy słabe wyniki chętnie uzasadniają recesją. W atmosferze narzekań na dekoniunkturę w swojej branży firma zwiększyła w ubiegłym roku obroty z 86 do 108 mln zł. Powiększyła też tabor o 50 samochodów. Obecnie Euroad zarządza 220 własnymi pojazdami oraz ok. 200 należącymi do podwykonawców. Do końca roku liczba wykorzystywanych przez firmę samochodów powinna wzrosnąć o kolejnych 200. Inwestycje pozostają w bezpośrednim związku z liczbą zleceń. Każdy z samochodów przemierza miesięcznie średnio 13-15 tys. km, przy bardzo wysokim średnim wskaźniku ładowności - 88%. Klientami Euroad są głównie firmy przemysłowe, m.in. Continental Can Polska, Philips Polska, Thomson Polkolor i Shell Polska - ok. 60% zleceń jest realizowanych na podstawie umów długoterminowych.

Zeszyt nie wystarczy

Stały wzrost zarówno liczby zleceń, jak i taboru wymaga sprawnego działu spedycyjnego, zarządzającego realizacją napływających zamówień. Niektórzy spedytorzy posługują się jeszcze zeszytami, w których na osi czasu planują trasy samochodów i zaznaczają statusy realizacji zleceń. System zeszytowy jest prosty i skuteczny: każdy spedytor zarządza grupą samochodów i jest odpowiedzialny za realizowane przez nie zlecenia. Wzrost skali prowadzi jednak do problemów z wymianą informacji między spedytorami - Euroad korzysta z usług aż 50. "O powodzeniu biznesu spedycyjnego decyduje przede wszystkim jakość planowania. Chodzi głównie o maksymalizację przewozów ładownych i minimalizację czasu dojazdów, ale nie dla kilku pojazdów, lecz dla floty jako całości. Aby było to możliwe, potrzebna jest sprawna wymiana informacji między spedytorami" - tłumaczy Arkadiusz Glinka, kierownik działu informatyki w Euroad sp. z o.o. w Warszawie.

Zamiast zwiększać zatrudnienie, Euroad postanowił usprawnić pracę spedytorów, dając im do dyspozycji narzędzia informatyczne, wspomagające planowanie tras i zarządzanie zleceniami. Ze względu na to, że na rynku nie było gotowych rozwiązań tego typu, jedną z rozważanych opcji była rozbudowa modułu transport systemu Baan IV. "Okazało się, że stworzenie interesujących nas funkcji przez firmę zewnętrzną byłoby bardzo kosztowne, a ze względu na konieczny transfer wiedzy biznesowej - także czasochłonne. Postanowiliśmy więc stworzyć system samodzielnie" - mówi Arkadiusz Glinka. W ciągu kilku miesięcy dział informatyki we współpracy z działem spedycji Euroad przygotował System Wyszukiwania i Planowania Pojazdów - SWIP. Aby przyzwyczajonych do zeszytów spedytorów przekonać do nowego przedsięwzięcia, interfejs systemu przypomina stosowany dotąd zeszyt.

Sprytnie, znaczy tanio

Pierwszą czynnością spedytora po otrzymaniu zlecenia od klienta jest wytypowanie pojazdu, który mógłby je optymalnie obsłużyć. Wyszukiwanie w systemie SWIP uwzględnia datę, czas i miejsce załadunku, a także wiele danych dodatkowych, np. rodzaj naczepy itd. W bazie danych systemu zapisane są informacje o wszystkich planowanych i realizowanych zleceniach. W odpowiedzi na zapytanie system wskazuje spedytorowi samochody, które w określonym czasie będą znajdować się w okolicy planowanego miejsca załadunku. W Euroad przyjęto ogólną zasadę, że trasa dojazdu nie powinna być dłuższa niż 300 km. "Do identyfikacji miejsc załadunku/rozładunku posłużyliśmy się kodami pocztowymi. System poszukuje samochodów na obszarze kodu miejsca załadunku i obszarach do niego przylegających, a jeżeli nie znajdzie, to na kolejnych przylegających. Kody pocztowe świetnie się sprawdzają - nie widzimy potrzeby kupowania map cyfrowych" - twierdzi Arkadiusz Glinka, który jest jednym z twórców systemu.

Gdy spedytor odnajdzie pojazd w okolicy planowanego załadunku, wysyła do kierowcy informację o zleceniu w formie wiadomości SMS. W odpowiedzi kierowca ma obowiązek potwierdzić przyjęcie zlecenia. Dla pewności spedytorzy wykorzystują funkcję raportów doręczenia wiadomości. W zależności od umowy z klientem kierowca może także informować centralę firmy o czasie oczekiwania na załadunek, momencie jego rozpoczęcia i zakończenia, co jest później uwzględniane w rozliczeniach.

Gdy kierowca przyjmie zlecenie, spedytor tworzy zlecenie w systemie Baan, przepisuje jego numer do systemu SWIP oraz wysyła go kierowcy, który ponownie je potwierdza. Od tej pory we wszystkich komunikatach umieszcza się numer zlecenia. Wiadomości SMS nie są wysyłane za pośrednictwem telefonów komórkowych spedytorów, lecz serwera komunikacyjnego, który jest podłączony stałym łączem do systemu SMSC sieci Idea. "Początkowo używaliśmy modemów GSM, ale szybko przekonaliśmy się, że przy tak dużej liczbie wiadomości - rzędu 10 tys. miesięcznie - powstaje dużo błędów. Część wiadomości ginie, część przychodzi z dużym opóźnieniem. Dzięki stałemu łączu mamy zapewniony wysoki priorytet przetwarzania w systemie SMSC operatora. Łącze jest bardzo tanie, ponieważ wiadomości SMS są krótkie, wykupiliśmy więc najtańszą linię Frame Relay z tzw. zerowym CIR-em" - tłumaczy szef informatyki w Euroad.

W celu komercyjnej reprodukcji treści Computerworld należy zakupić licencję. Skontaktuj się z naszym partnerem, YGS Group, pod adresem [email protected]

TOP 200